Automatische incasso proces opzetten
In dit artikel leggen we uit hoe je het automatische incasso proces opzet. Wat ga je doen en wanneer ga je dat doen. Jortt werkt hierbij met Mollie als Payment Service Provider, daarom kunnen bestaande incasso machtigingen van de banken niet worden gebruikt.
Mollie account en jortt Plus
Jortt werkt met Mollie (Payment Service Provider) die de incassering uitvoert. Maak indien nodig eerst bij Mollie een account aan en koppel Mollie aan jortt. Na het koppelen ga je de automatische incasso activeren bij Mollie door de betaalmethode SEPA-incasso bij Mollie te activeren. We adviseren je om ook iDEAL|Wero te activeren.
Heb je nog geen jortt Plus abonnement, upgrade dan eerst je account. Automatisch incasseren werkt alleen in combinatie met een jortt Plus abonnement. Na goedkeuring van Mollie wordt bij elke klant de optie Stuur incassomachtiging toegevoegd.
Automatisch incasseren met jortt
Automatische incasso activeren bij Mollie
Je klanten informeren
Het is handig om je klanten vooraf te informeren. Stuur hen een e-mail waarin je vertelt dat je je administratie gaat automatiseren en dat je de facturen voortaan met een automatische incasso gaat innen. Geef aan dat zij van jou een e-mail met een betaallink (de SEPA machtiging) ontvangen waarbij zij € 0,01 via de link moeten overmaken vanaf de bankrekening waarop de automatische incasso mag plaatsvinden. Deze betaling is de digitale handtekening (e-mandate) waarmee je klant toestemming geeft voor de incasso’s.
Sepa machtigingen uitsturen
Na het informeren kun je de SEPA machtiging versturen door op het klantenpaneel via Alle opties op de knop Stuur incassomachtiging te klikken. Er wordt nu een e-mail naar de klant verstuurd met een betaallink.
Je klant accepteert de machtiging door € 0,01 te betalen via de betaallink in de machtiging. De incassomachtiging wordt digitaal opgeslagen en tegelijkertijd zet jortt voor deze klant de betaalmethode voor toekomstige facturen op Automatisch incasseren. Bij Klanten vind je het rapport Status automatische incassomachtigingen waarin je ziet welke klanten de machtiging hebben afgegeven en welke dat nog niet hebben gedaan.
SEPA machtiging voor automatisch incasseren
Periodieke factuur aanmaken
Maak je maandelijks, per kwartaal of per jaar eenzelfde factuur voor dezelfde klant, dan kun je tijd besparen door een periodieke factuur in jortt aan te maken. Jortt verstuurt dan automatisch elke keer de factuur voor je.
Standaard e-mail automatische incasso aanpassen
Verstuur je de factuur per email naar je klant dan gaat er een standaard begeleidende e-mail mee. Je kunt de standaard tekst van de Automatische incasso factuur e-mail aanpassen:
Incassering en uitbetaling
Vanaf het moment dat de factuur wordt verstuurd, start het incassoproces. We gaan uit van het moment van versturen en gaan ervan uit dat dat de factuurdatum op de factuur is. 7 dagen na de facturering wordt de opdracht doorgestuurd naar Mollie en op dag 10 geïncasseerd bij de klant. Mollie keert het geld uit op dag 20. Bedenk op welke datum je de betaling wilt hebben en reken van daaruit terug op welke datum je dan de facturen moet versturen.
Voorbeeld: Jortt stuurt de factuur op 5 juni naar de klant. Na 7 dagen wordt de opdracht doorgestuurd naar Mollie (+/-12 juni) en op de 10e dag wordt dit geïncasseerd (+/-15 juni). Na incassering houdt Mollie het geld vast en op dag 20 wordt het uitgekeerd op je betaalrekening (+/-25 juni).
Veelgestelde vragen over het automatische incasso proces opzetten
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Wat heb ik nodig om in jortt automatisch te kunnen incasseren?
Je hebt een jortt Plus abonnement nodig en een Mollie-account dat je aan jortt koppelt. Automatisch incasseren werkt alleen in combinatie met een jortt Plus abonnement. Bij Mollie activeer je de betaalmethode SEPA-incasso; het advies is om ook iDEAL Wero te activeren.
Waarom werkt jortt met Mollie en kan ik bestaande incassomachtigingen van de bank gebruiken?
Jortt werkt met Mollie als Payment Service Provider die de incassering uitvoert. Omdat jortt via Mollie incasseert, kunnen bestaande incassomachtigingen van de banken niet worden gebruikt en moet je klant een nieuwe SEPA machtiging afgeven.
Hoe geeft mijn klant toestemming voor de automatische incasso?
Je verstuurt de SEPA machtiging door in het klantenpaneel via Alle opties op Stuur incassomachtiging te klikken. Je klant krijgt dan een e-mail met een betaallink en accepteert de machtiging door 0,01 euro te betalen vanaf de bankrekening waarop geincasseerd mag worden. Die betaling is de digitale handtekening (e-mandate) waarmee de klant toestemming geeft.
Waar zie ik welke klanten de incassomachtiging al hebben afgegeven?
Bij Klanten vind je het rapport Status automatische incassomachtigingen. Daarin zie je welke klanten de machtiging hebben afgegeven en welke dat nog niet hebben gedaan. Na acceptatie zet jortt de betaalmethode voor toekomstige facturen van die klant automatisch op Automatisch incasseren.
Hoe lang duurt het incassoproces en wanneer krijg ik het geld uitbetaald?
Het proces start zodra de factuur wordt verstuurd, waarbij jortt uitgaat van de factuurdatum. 7 dagen na facturering wordt de opdracht naar Mollie doorgestuurd, op dag 10 wordt bij de klant geincasseerd en op dag 20 keert Mollie het geld uit op je betaalrekening. Reken vanaf de gewenste betaaldatum terug om te bepalen wanneer je de facturen moet versturen.
Kan ik de betaaltermijn of het incassomoment van Mollie zelf aanpassen?
Nee, het incassoproces bij Mollie is een vast gegeven. Ook als je bij je klant een betaaltermijn van 20 dagen opgeeft, incasseert Mollie toch op dag 10. Wil je dat Mollie vaker geld naar je betaalrekening overmaakt, neem dan contact op met Mollie.
Is er een maximumbedrag dat ik per factuur kan incasseren?
Ja, het maximaal te incasseren bedrag bij Mollie staat op 1.000 euro per factuur. Heb je facturen van meer dan 1.000 euro, neem dan contact op met Mollie.