Automatische incasso proces opzetten
In dit artikel leggen we uit hoe je het automatische incasso proces opzet. Wat ga je doen en wanneer ga je dat doen. Jortt werkt hierbij met Mollie als Payment Service Provider, daarom kunnen bestaande incasso machtigingen van de banken niet worden gebruikt.
Mollie account en jortt Plus
Jortt werkt met Mollie (Payment Service Provider) die de incassering uitvoert. Maak indien nodig eerst bij Mollie een account aan en koppel Mollie aan jortt. Zet bij Mollie de betaalmethode SEPA-incasso aan. We adviseren je om ook iDEAL|Wero aan te zetten: daarmee geven je klanten de machtiging, en na drie mislukte pogingen krijgen ze er een betaalverzoek mee.
Heb je nog geen jortt Plus abonnement, upgrade dan eerst je account. Automatisch incasseren werkt alleen in combinatie met jortt Plus; in je proefperiode kun je het al gebruiken.
Is Mollie gekoppeld, dan staat bij elke klant de knop Stuur incassomachtiging. Mollie controleert je aanvraag voor SEPA-incasso nog; dat kan een paar dagen duren. Verstuur de machtigingen pas als Mollie die heeft goedgekeurd.
Automatisch incasseren met jortt
Automatische incasso activeren bij Mollie
Je klanten informeren
Het is handig om je klanten vooraf te informeren. Stuur hen een e-mail waarin je vertelt dat je je administratie gaat automatiseren en dat je de facturen voortaan met een automatische incasso gaat innen. Geef aan dat zij van jou een e-mail met een betaallink (de SEPA machtiging) ontvangen waarbij zij € 0,01 via de link moeten overmaken vanaf de bankrekening waarop de automatische incasso mag plaatsvinden. Klanten met een factuuradres in België maken € 0,02 over. Deze betaling is de digitale handtekening (e-mandate) waarmee je klant toestemming geeft voor de incasso’s.
Sepa machtigingen uitsturen
Na het informeren verstuur je de SEPA machtiging per klant:
- Klik in het hoofdmenu op en klik op de klant.
- Klik in het klantpaneel op Stuur incassomachtiging. Zie je de knop niet, klik dan eerst op Alle opties.
- Jortt stuurt de klant een e-mail met een betaallink en toont de melding Verzoek tot automatische incasso is naar de klant gestuurd.
Je klant heeft een e-mailadres nodig; zonder e-mailadres kan jortt de machtiging niet versturen.
Je klant accepteert de machtiging door € 0,01 te betalen via de betaallink in de machtiging. De incassomachtiging wordt digitaal opgeslagen en tegelijkertijd zet jortt voor deze klant de betaalmethode voor toekomstige facturen op Per automatische incasso. Bij Klanten vind je onder Klantrapporten het rapport Automatische incassomachtigingen, waarin je ziet welke klanten de machtiging hebben afgegeven en welke dat nog niet hebben gedaan.
SEPA machtiging voor automatisch incasseren
Periodieke factuur aanmaken
Maak je maandelijks, per kwartaal of per jaar eenzelfde factuur voor dezelfde klant, dan kun je tijd besparen door een periodieke factuur in jortt aan te maken. Jortt verstuurt dan automatisch elke keer de factuur voor je, en het incassoproces start op de dag van versturen.
Standaard e-mail automatische incasso aanpassen
Verstuur je de factuur per e-mail naar je klant, dan gaat er een standaard begeleidende e-mail mee. Je kunt de standaardtekst van de Automatische incasso factuur e-mail aanpassen:
- Klik in het hoofdmenu op .
- Kies Factuur en offerte aanpassen.
- Klik op Automatische incasso factuur e-mail. Het paneel Automatische incasso factuur e-mail aanpassen opent.
- Kies de taal en pas het onderwerp en de tekst aan. Met de variabelen, zoals Datum automatische incasso en Rekeningnummer geïncasseerde, vult jortt per factuur de juiste gegevens in.
- Klik op .
Incassering en uitbetaling
Vanaf het moment dat de factuur wordt verstuurd, start het incassoproces. Jortt rekent vanaf de dag van versturen, niet vanaf de factuurdatum op de factuur. 7 dagen na het versturen gaat de opdracht naar Mollie en rond dag 10 wordt het bedrag bij de klant geïncasseerd. Mollie keert het geld rond dag 20 uit. Bedenk op welke datum je de betaling wilt hebben en reken van daaruit terug op welke datum je dan de facturen moet versturen.
Voorbeeld: Koertt verstuurt de factuur op vrijdag 5 juni 2026 naar de klant. Op 12 juni geeft jortt de opdracht aan Mollie en rond 15 juni wordt het bedrag geïncasseerd. Na incassering houdt Mollie het geld vast; volgens Mollie zitten er 9 werkdagen tussen de opdracht en de uitbetaling, dus het geld staat rond 25 juni op de bankrekening van Koertt.
Wil je dat Mollie vaker geld overmaakt naar je bankrekening, neem dan contact op met Mollie. Mollie incasseert standaard maximaal € 1.000 per factuur. Heb jij facturen van meer dan € 1.000, neem dan ook contact op met Mollie.
Kom je er niet uit, neem dan contact op met Femke van support via de contactpagina of mail naar support@jortt.nl.
Veelgestelde vragen over het automatische incasso proces opzetten
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Waarom werkt jortt met Mollie en kan ik bestaande incassomachtigingen van de bank gebruiken?
Jortt werkt met Mollie als Payment Service Provider die de incasso's uitvoert. Omdat jortt via Mollie incasseert, kun je bestaande incassomachtigingen van je bank niet gebruiken. Je klant geeft via jortt een nieuwe SEPA-machtiging af, door één cent te betalen via de betaallink in de e-mail.
Moet ik mijn klanten vooraf informeren over de automatische incasso?
Dat is niet verplicht, maar wel handig. Stuur je klanten een e-mail dat je de facturen voortaan automatisch incasseert en dat ze een e-mail met een betaallink krijgen. Daarmee betalen ze één cent vanaf de rekening waarvan je mag incasseren. Die betaling is hun digitale handtekening.
Hoe lang duurt het incassoproces en wanneer krijg ik het geld uitbetaald?
Het proces start zodra je de factuur verstuurt. Jortt rekent vanaf de dag van versturen, niet vanaf de factuurdatum. 7 dagen later gaat de opdracht naar Mollie, rond dag 10 wordt bij je klant afgeschreven en rond dag 20 keert Mollie het geld uit op je bankrekening. Reken vanaf de gewenste betaaldatum terug om te bepalen wanneer je de facturen verstuurt.
Kan ik de betaaltermijn of het incassomoment zelf aanpassen?
Nee. Jortt geeft de opdracht altijd 7 dagen na het versturen aan Mollie, ook als je bij je klant een betaaltermijn van 20 dagen hebt ingesteld. Wil je dat Mollie vaker geld naar je bankrekening overmaakt, neem dan contact op met Mollie.
Kan ik de e-mail aanpassen die met een incassofactuur meegaat?
Ja. Ga naar Instellingen, kies Factuur en offerte aanpassen en klik op Automatische incasso factuur e-mail. Je past de tekst aan per taal, met variabelen zoals de datum van de automatische incasso en het rekeningnummer van je klant.