Automatische incasso
Vanaf het moment dat de SEPA machtiging door je klant is geaccepteerd, krijgen alle volgende facturen de betaalmethode automatische incasso. Op het moment dat je de factuur verstuurt, start direct het proces om deze automatisch te incasseren.
Het automatische incassoproces bestaat uit de volgende stappen. Dag 0 is de dag waarop je de factuur verstuurt.
| Dag | Wat er gebeurt | Wat er bij de factuur staat |
|---|---|---|
| Dag 0 | De factuur wordt verstuurd. Op de factuur en in de e-mail staat de verplichte vooraankondiging: het bedrag wordt omstreeks dag 10 afgeschreven. | Deze factuur zal worden geïncasseerd omstreeks (datum van dag 7) |
| Dag 7 | Om 11 uur controleert jortt of de factuur al (gedeeltelijk) door de klant zelf is betaald en of hij gecrediteerd is. Daarna maakt jortt de incasso aan bij Mollie, alleen voor het openstaande bedrag. | Incasso-opdracht is naar Mollie verstuurd en zal in de komende dagen geïncasseerd worden. |
| Rond dag 10 | Mollie incasseert het bedrag bij je klant. Dat duurt volgens Mollie 2 tot 4 werkdagen. | Deze factuur is betaald via automatische incasso. |
| Rond dag 20 | Mollie keert de geïncasseerde bedragen uit. Volgens Mollie zitten er 9 werkdagen tussen de opdracht en de uitbetaling. | |
| Tot dag 66 | Tot 8 weken (56 dagen) na de incasso mogen je klanten storneren (terugstorten van de incasso). Storno’s worden verwerkt in jortt en gekoppeld aan de factuur en de eerdere betaling. |
Is de factuur op dag 7 al helemaal betaald, dan start jortt geen incasso. Bij de factuur staat dan Deze factuur is reeds voldaan.
Heeft je klant nooit een machtiging gegeven, dan kan hij een incasso tot 13 maanden na de afschrijving als onterecht melden bij zijn bank. Met de machtiging van één cent heb je die machtiging digitaal vastgelegd.
Status automatische incasso
In het rapport Automatische incasso’s zie je de status van elke automatische incasso.
- Klik in het hoofdmenu op .
- Kies bij Geavanceerde rapporten het rapport Automatische incasso’s.
- Filter de automatische incasso’s op de status. Standaard zie je alle incasso’s behalve de succesvolle.
Per incasso zie je het Factuurnummer, de Datum, de Reden van de status en het aantal Pogingen, bijvoorbeeld 1 van 3. Klik op een regel om de factuur te openen.
| Status | Wat het betekent |
|---|---|
| Mislukt | De automatische incasso voor deze factuur is mislukt. Meestal staat er onvoldoende geld op de bankrekening. Bij Reden staat de foutcode van de bank, bij te weinig saldo AM04, of Niet gespecificeerd als de bank geen code meegeeft. Is er nog een poging over, dan plant jortt die zelf in. Bestaat het bankrekeningnummer niet meer of is de machtiging niet geldig, dan stuurt jortt je klant een nieuwe machtiging. Lees in automatische incasso mislukt wat de codes betekenen en wat je kunt doen. |
| Ingepland | De automatische incasso voor deze factuur is ingepland. De datum is de dag waarop jortt de opdracht aan Mollie geeft. Bij Reden staat Ingepland bij de eerste poging en Opnieuw proberen bij een volgende. |
| In afwachting | De automatische incasso voor deze factuur is naar Mollie gestuurd, de betaling van Mollie moet nog binnenkomen. |
| Reeds betaald | De automatische incasso voor deze factuur wordt niet opgestart, omdat de factuur al op een andere manier betaald is. |
| Succesvol | De automatische incasso voor deze factuur is gelukt. |
Zijn alle pogingen voor een factuur mislukt, dan kun je opnieuw beginnen. Vink in het rapport de incasso aan en klik op . Jortt plant dan drie nieuwe pogingen, de eerste vandaag.
Problemen bij incasseren
Wanneer een automatische incasso niet lukt, start jortt de volgende processen:
Tijdelijk probleem
Staat er op de rekening van je klant te weinig geld, dan meldt Mollie na een paar dagen dat de incasso mislukt is. Jortt plant dan 3 dagen later een tweede poging en stuurt je klant een e-mail met de nieuwe datum. Lukt dat weer niet, dan volgt op dezelfde manier een derde poging. Lukt ook die niet, dan stuurt jortt je klant de factuur opnieuw, met de mededeling dat de incasso drie keer is mislukt en met een betaalverzoek, bijvoorbeeld met een iDEAL|Wero betaallink.
In je boekhouding zie je dit doordat de factuur op niet betaald staat:
- Klik in het hoofdmenu op .
- Kies Mislukte incasso’s. Hier staan de facturen waarvan de automatische incasso drie keer is mislukt.
- Klik op de factuur. Je ziet de incassopogingen en, bij Koppelingen, de betalingen en storneringen van Mollie. Onderaan staat het bedrag dat je nog moet ontvangen.
Permanent probleem
Is de rekeninghouder overleden, dan stopt jortt het incassoproces meteen, zonder nieuwe pogingen. Is de rekening opgeheven of de machtiging niet meer geldig, dan stuurt jortt je klant een nieuwe machtiging. Heeft je klant de incasso bij zijn bank teruggeboekt, dan zie je de factuur bij Nog te doen onder Afgebroken incasso’s. Lees bij automatische incasso mislukt wat je kunt doen.
Wat je klant ontvangt
Je klant krijgt bij een automatische incasso deze e-mails van jortt, met jouw bedrijfsnaam als afzender:
- De factuur, met het onderwerp Factuur (nummer) (wordt automatisch geïncasseerd). In de e-mail staat dat het factuurbedrag omstreeks de incassodatum wordt afgeschreven, van welke rekening en onder welk factuurnummer. Deze tekst pas je aan bij Instellingen, Factuur en offerte aanpassen, Automatische incasso factuur e-mail; lees persoonlijke e-mail.
- Bij elke mislukte poging een e-mail met de datum van de volgende poging.
- Na drie mislukte pogingen de factuur met het onderwerp Automatische incasso 3 keer mislukt en de betaalmogelijkheden.
Verstuur je de factuur zelf, dus niet per e-mail via jortt, dan stuurt jortt na drie mislukte pogingen ook geen e-mail. Neem dan zelf contact op met je klant.
Kom je er niet uit, neem dan contact op met Femke van support via de contactpagina of mail naar support@jortt.nl.
Veelgestelde vragen over het incassoproces in jortt
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Wanneer krijgen facturen automatisch de betaalmethode automatische incasso in jortt?
Vanaf het moment dat je klant de SEPA-machtiging heeft geaccepteerd, zet jortt de betaalmethode van die klant op automatische incasso. Al zijn volgende facturen krijgen die betaalmethode. Zodra je de factuur verstuurt, start het incassoproces.
Hoe ziet het automatische incassoproces er stap voor stap uit?
Op dag 0 verstuur je de factuur, met de vooraankondiging dat het bedrag ongeveer 10 dagen later wordt afgeschreven. Op dag 7 controleert jortt of de factuur al betaald of gecrediteerd is en geeft de opdracht voor het openstaande bedrag aan Mollie. Rond dag 10 schrijft Mollie het bedrag af bij je klant en rond dag 20 keert Mollie het uit. Tot 8 weken na de afschrijving kan je klant storneren.
Wat gebeurt er als mijn klant de factuur zelf al heeft betaald voordat de incasso loopt?
Voordat jortt de incasso aanmaakt bij Mollie, controleert jortt of de factuur al gedeeltelijk of helemaal betaald is en of hij gecrediteerd is. Alleen het openstaande bedrag wordt geïncasseerd. Is alles betaald, dan krijgt de incasso de status Reeds betaald.
Waar zie ik de status van een automatische incasso in jortt?
Klik in het hoofdmenu op Rapporten en kies bij Geavanceerde rapporten het rapport Automatische incasso's. Je filtert op Mislukt, Ingepland, In afwachting, Reeds betaald en Succesvol. Bij de factuur zelf zie je per poging wat er gebeurd is.
Wat doet jortt als er te weinig geld op de rekening van mijn klant staat?
Meldt Mollie dat de incasso mislukt is, dan plant jortt 3 dagen later een nieuwe poging en krijgt je klant een e-mail met de nieuwe datum. Na drie mislukte pogingen stuurt jortt je klant de factuur met een betaalverzoek, bijvoorbeeld met iDEAL | Wero. Jij ziet de factuur dan bij Nog te doen onder Mislukte incasso's.
Wanneer keert Mollie het geïncasseerde bedrag uit?
Mollie keert een SEPA-incasso later uit dan bijvoorbeeld een iDEAL-betaling. Volgens Mollie zitten er 9 werkdagen tussen de incasso-opdracht en de uitbetaling. Verstuur je de factuur op dag 0, dan staat het geld rond dag 20 op je bankrekening.
Welke datum staat er bij de factuur in jortt?
Op de factuur en in de e-mail aan je klant staat de incassodatum, 10 dagen na het versturen. Bij de factuur in jortt staat bij een ingeplande incasso de dag waarop jortt de opdracht aan Mollie geeft, 7 dagen na het versturen. De afschrijving volgt een paar werkdagen later.