Veel verstuurde facturen worden te laat betaald. Dat geeft menig zelfstandige slapeloze nachten. De schuld van de te late betaling ligt niet altijd bij de betaler. Hier 10 tips die er voor zorgen dat jouw facturen op tijd worden betaald.
- Zorg dat de factuur duidelijk is Een inkopper, maar er hoeft maar één woord of regel onduidelijk te zijn en de factuur wordt onderop de stapel gelegd. Dat geeft zo een week vertraging.
- Zorg dat alle informatie op de factuur staat. Veel bedrijven kunnen / willen / mogen geen facturen betalen als er geen PO-, offertenummer of referentie op staat. Zorg ook dat de factuur aan alle wettelijke eisen voldoet.
- Zorg voor een mooi opgemaakte factuur. Er worden veel spookfacturen gestuurd, zorg dat jouw factuur daar niet op lijkt. Gebruik geen Word of Excel templates, maar gebruik een gespecialiseerd programma. Zorg dat je logo duidelijk herkenbaar is.
- Stuur je factuur op tijd. Als je 3 weken wacht met het versturen van de factuur zal de ontvanger eerdere denken dat je factuur geen haast heeft en zelf ook de tijd nemen.
- Bespreek vooraf de betaaltermijn.
Sommige bedrijven vragen een onrealistische betaaltermijn van soms wel 90 dagen. Kom je hier echt niet onderuit? Factureer dan vooruit. Ben je consultant? Factureer je werk dan 3 maanden vooruit. Zo lopen jouw inspanningen en betalingen al snel weer synchroon.
Een klant is pas een kant als de factuur betaald is. Niet of slecht betalende klanten gun je je concurrent, niet jezelf. Het leven is te kort om voor niets te werken en de nachten zijn te lang om hierover wakker te liggen.
- Te late betaling? Bellen! Ga niet blind herinneringen sturen, maar bel! Vraag of de factuur op de juiste plek terecht is gekomen en wat de reden is dat deze nog niet is betaald. Stuur dan alsnog de herinnering, zodat je wel een dossier opbouwt indien er toch een incasso moet komen.
- Nog niet betaald? Stuur de tweede herinnering met waarschuwing voor extra kosten. Dat klink voor veel zelfstandige als een harde manier van zaken doen, maar het is wettelijk noodzakelijk mocht je uiteindelijk voor de rechter belanden en je aanspraak wilt maken op de incassokosten.
- Nog niet betaald - gevarenzone! Ok, eerst nog een keer bellen. Maak een korte termijn afspraak - dus betalen binnen 2 dagen. Geen betaling binnen? Start dan het incassotraject op. Denk aan een dienst als Payt.nl. Hier kan je eventueel ook nog een finale herinnering sturen. Maar deze stap kan je beter overslaan.
- Wees duidelijk in je betalingsbeleid. Bang dat je met een streng beleid je klant gaat verliezen? Niet doen. Wees duidelijk, veel klanten zullen de eerste keer 'proberen' hoe strikt je bent met de betalingstermijn.
- De afdeling Accounts Payable zijn ook maar mensen. Vaak gaan betalingen ook goed en op tijd. Stuur dus ook eens een bedankje als een factuur op tijd is betaald. Grote kans dat je volgende factuur nog sneller wordt betaald.
Tot slot:
Een gratis online programma om de facturatie te stroomlijnen en alle bovenstaande tips in te automatiseren is Jortt. Via https://www.jortt.nl kun je een gratis account aanmaken om onbeperkt facturen te sturen en te monitoren.