Factuur maken en versturen in de jortt app
Onderweg nog snel een factuur sturen? Dat kan gewoon vanuit de jortt app. Je maakt een nieuwe factuur aan, vult klant en factuurregels in en verstuurt hem per e-mail, als Peppol e-factuur, of je maakt hem zelf definitief en downloadt de pdf.
Nieuwe factuur maken
- Ga naar Facturering en open Facturen.
- Tik rechtsonder op de plusknop. De app maakt direct een nieuwe conceptfactuur aan.
- Tik op Betalingsinstellingen en kies de klant voor deze factuur en de gewenste betaalmethode: per bank overschrijving, automatische incasso of al voldaan.
- Tik op Factuurregels om een omschrijving, aantal en bedrag in te vullen. Je kunt ook zoeken in eerder gebruikte factuurregels: vanaf drie letters toont de app suggesties uit je eigen factuurgeschiedenis, zodat je een regel niet steeds opnieuw hoeft te typen.
- Vul bij Referentie en opmerking eventueel een referentie of een opmerking boven of onder de factuurregels in.
- Controleer bij Factuur- en leverdatum de factuurdatum, vervaldatum en leverdatum.
Zolang de factuur nog een concept is, kun je elk onderdeel gewoon opnieuw openen en aanpassen.
Factuur versturen: e-mail, Peppol of zelf
Tik op Verzenden om de factuur af te ronden. Je ziet een overzicht van de factuur en kiest daarna hoe je hem verstuurt:
- E-mail: vul het e-mailadres van je klant in (staat die al bij de klantgegevens, dan vult de app dit alvast in), pas onderwerp en tekst aan indien gewenst, voeg eventueel cc-adressen of een bijlage toe en tik daarna op Definitief maken en versturen.
- Peppol e-factuur: deze optie zie je alleen als Peppol voor jouw administratie geactiveerd is. Vul het Peppol-ID en de scheme van je klant in en tik op Definitief maken en versturen. De factuur gaat dan als gestructureerd bestand naar het boekhoudprogramma van je klant.
- Zelf: tik op Definitief maken en downloaden. De app maakt de factuur definitief en slaat de pdf op je telefoon op, zodat je hem zelf kunt versturen of afdrukken.
Kan de factuur nog niet verstuurd worden, dan laat de app precies zien waarom: er ontbreekt een klant, er zijn nog geen factuurregels toegevoegd, de factuur is al verstuurd, of je bedrijfsgegevens zijn nog niet compleet. Zodra je een factuur definitief maakt, kun je hem niet meer aanpassen: correcties verlopen daarna altijd via een creditfactuur.
Is de factuur via Peppol verstuurd, dan toont de app op de factuur de actuele status, van “Bezig met verzenden” tot bijvoorbeeld “Goedgekeurd door de Belastingdienst”, “Ontvangst bevestigd door klant” of “Betaald door klant”. Gaat er iets mis, dan zie je een waarschuwing en kun je de factuur opnieuw versturen.
Wat kun je nog met een bestaande factuur
Open een factuur. Zijn deze acties op dat moment beschikbaar, dan staan ze als knop direct op de factuurpagina:
- Downloaden: de pdf van de factuur opslaan op je telefoon.
- Kopie: een nieuwe conceptfactuur maken op basis van deze factuur, handig als je vaker iets vergelijkbaars factureert.
- Crediteer: een creditfactuur aanmaken om een verstuurde factuur te corrigeren.
Wil je de factuur verwijderen, tik dan rechtsboven op het menu-icoon (de drie puntjes) en kies Verwijder. De app vraagt eerst een bevestiging: “Weet je zeker dat je deze factuur wilt verwijderen?”
Liever meer details?
Deze app-uitleg beperkt zich tot de basis. Wil je precies weten hoe alle instellingen rond factureren werken, bijvoorbeeld rond bijlagen, periodieke facturen of e-facturen via Peppol, dan vind je dat in de uitgebreide uitleg over factuur maken. Klanten aanmaken en beheren doe je vanuit de app of, met meer velden in één keer, via klanten aanmaken en beheren.
Werk je met offertes of gefactureerde uren, dan lees je hoe dat in de app werkt bij offerte maken, versturen en omzetten in de jortt app en uren bijhouden en factureren met de timer.
Veelgestelde vragen over factuur maken en versturen in de app
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Kan ik in de jortt app een e-factuur via Peppol versturen?
Ja, als Peppol voor jouw administratie is geactiveerd, zie je bij het versturen van een factuur ook de optie e-factuur naast e-mail en zelf versturen. Je vult dan het Peppol-ID en de bijbehorende scheme van je klant in, waarna de app de factuur als gestructureerd bestand verstuurt. Op de factuur zie je daarna de actuele Peppol-status, bijvoorbeeld dat hij is goedgekeurd of dat de klant de ontvangst heeft bevestigd.
Kan ik een factuur in de app crediteren?
Ja, open een verstuurde factuur. Staat Crediteer daar als knop bij, dan maakt de app direct een nieuwe creditfactuur die aan de oorspronkelijke factuur gekoppeld is. Een verstuurde factuur zelf kun je nooit meer aanpassen of verwijderen, corrigeren doe je dus altijd met een creditfactuur.
Kan ik een conceptfactuur die ik in de app begon later afmaken op de computer?
Ja, een conceptfactuur staat in dezelfde jortt-administratie, of je nu inlogt via de app of via de browser. Je kunt dus onderweg beginnen aan een factuur en hem later op je computer afronden en versturen, of andersom.
Kan ik een bijlage meesturen als ik een factuur per e-mail verstuur vanuit de app?
Ja, bij versturen per e-mail kun je bestanden uploaden en als bijlage toevoegen, bijvoorbeeld een pdf met je algemene voorwaarden. Zijn er al standaardbijlagen ingesteld voor je facturen, dan staan die automatisch aangevinkt en kun je ze desgewenst uitzetten.
Waarom kan ik mijn factuur niet versturen vanuit de app?
De app laat de knop versturen alleen werken als er een klant en minstens één factuurregel aan de factuur zijn toegevoegd en de factuur nog niet eerder is verstuurd. Zijn je bedrijfsgegevens nog niet compleet, dan geeft de app dat ook aan en vul je die eerst aan in de webversie op de computer.