Wat zien je medewerkers en je boekhouder in de app?
Werk je samen met personeel, een collega of je boekhouder, dan wil je vooraf weten wat diegene straks op zijn telefoon te zien krijgt. Het menu van de jortt app past zich namelijk automatisch aan: het toont alleen de onderdelen waarvoor iemand rechten heeft.
Toegang geef je in de browserversie
Nieuwe gebruikers uitnodigen en rollen wijzigen kan niet in de app. Dat doe je in de browserversie van jortt.
- Log in op jortt in je browser.
- Ga naar Instellingen linksonder in het hoofdmenu en klik op Gebruikers.
- Klik op Nieuwe gebruiker en vul het e-mailadres van je medewerker of boekhouder in.
- Kies de rol: Beheerder, Boekhouder, Lid, Meekijker of Bon uploader. Bij deze vijf standaardrollen ligt per module vast welk rechtenniveau iemand krijgt, en daarmee ook wat diegene in de app ziet.
- Klik op Verstuur uitnodiging en laat diegene de uitnodiging accepteren en de app installeren.
Wil je niet één van de vijf standaardrollen, maar per module zelf kiezen tussen Geen toegang, Meekijker, Medewerker en Administrateur, dan gebruik je de rol Geavanceerd. Die rol is alleen beschikbaar met een Jortt Plus abonnement. Welk niveau bij welke rol hoort, zoek je op in Rollen en rechten; de volledige uitnodigingsprocedure staat in Gebruikers toevoegen en beheren.
Welk rechtenniveau hoort bij welk menu-item
Het hamburgermenu van de app heeft precies zes onderdelen. Per onderdeel geldt:
- Overzicht: zichtbaar vanaf het niveau Meekijker op de module Boekhouden.
- Bonnen: altijd zichtbaar, voor iedereen.
- Facturering: zichtbaar vanaf het niveau Meekijker op de module Facturen en offertes.
- Uren: zichtbaar vanaf het niveau Meekijker op de module Projecten en uren.
- Boekingen: zichtbaar vanaf het niveau Meekijker op de module Boekhouden, én alleen als het boekhoudgedeelte in het abonnement van de administratie zit.
- Klanten: zichtbaar vanaf het niveau Meekijker op de module Facturen en offertes óf op de module Projecten en uren.
“Vanaf Meekijker” betekent: Meekijker, Medewerker en Administrateur zien het onderdeel. Alleen bij Geen toegang verdwijnt het item uit het menu. Ben je eigenaar van de administratie, dan gelden de rechtenniveaus niet voor jou en zie je alle onderdelen, met Boekingen als enige uitzondering: dat hangt daarnaast aan het abonnement.
Onderaan het menu staan voor iedereen nog Instellingen, Andere administratie en Uitloggen.
Wat de standaardrollen in de praktijk zien
De vijf standaardrollen leveren maar twee verschillende menu’s op:
- Beheerder, Boekhouder, Lid en Meekijker hebben op Boekhouden, Facturen en offertes én Projecten en uren minimaal het niveau Meekijker. Zij zien dus alle onderdelen waarvoor de administratie een abonnement heeft.
- Bon uploader heeft op al die modules Geen toegang. In de app blijft daardoor één menu-item over: Bonnen.
Wil je iets daartussenin, bijvoorbeeld iemand die wél facturen maakt maar niet in de boekhouding komt, dan heb je de rol Geavanceerd nodig (Jortt Plus).
Bonnen is de uitzondering
Bonnen is het enige onderdeel dat niet aan rechten is gekoppeld. Iedereen die toegang heeft tot je administratie ziet dit item, ook iemand met de rol Bon uploader.
Dat maakt het de makkelijkste manier om personeel bonnetjes te laten indienen zonder ze inzicht te geven in je cijfers. Je monteur of bezorger opent de app, fotografeert de tankbon en stuurt die door. De bon komt binnen in de Inbox van je administratie, waar jij of je boekhouder hem verwerkt. Met de rol Bon uploader ziet diegene in die Inbox alleen zijn eigen uploads terug.
Boekingen hangt ook aan het abonnement
Boekingen is het enige menu-item met twee voorwaarden. Naast minimaal het niveau Meekijker op Boekhouden moet het boekhoudgedeelte in het abonnement van de administratie zitten. Ontbreekt dat, dan zie je Boekingen niet, ook niet als eigenaar. Ziet je boekhouder wel Overzicht maar geen Boekingen, dan zit het verschil dus meestal daar en niet in zijn rechten. Welke abonnementen het boekhoudgedeelte bevatten, lees je op de pagina met abonnementen en prijzen.
Rechten gelden per administratie
Rechten stel je per administratie in. Beheer je meerdere administraties, of werkt je boekhouder voor meerdere klanten, dan kan het menu er in elke administratie anders uitzien. Wisselt iemand in de app van administratie, dan verandert het menu direct mee. Hoe je wisselt, lees je in Wisselen tussen administraties in de jortt app.
Ziet een collega minder dan je verwacht, controleer dan altijd twee dingen: staat diegene in de juiste administratie, en welke rol heeft hij daar?
Veelgestelde vragen over rechten in de jortt app
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Kan ik iemand alleen bonnen laten uploaden via de app?
Ja. Geef die persoon bij het uitnodigen de rol Bon uploader. In het menu van de app ziet diegene dan alleen Bonnen en verder niets, maar de gefotografeerde bon komt wel gewoon in de Inbox van je administratie terecht. Handig voor personeel dat bonnetjes moet indienen zonder inzicht in je cijfers te krijgen.
Waarom ziet mijn medewerker minder menu-items dan ik?
Nodig ik een medewerker uit vanuit de app?
Nee, gebruikers uitnodigen en rollen wijzigen doe je in de browserversie van jortt, via Instellingen en Gebruikers. In de app kun je zelf geen gebruikers toevoegen of rechten aanpassen. Zodra de uitnodiging is geaccepteerd, kan diegene wel meteen met de app aan de slag.
Waarom zie ik Boekingen niet in het menu van de app?
Gelden de rechten van een gebruiker voor al mijn administraties?
Nee, rechten worden per administratie ingesteld. Iemand kan in de ene administratie alles zien en in de andere alleen Bonnen. Wissel je in de app van administratie, dan verandert het menu dus mee.