Entiteitsbeginsel

Het entiteitsbeginsel zegt dat je onderneming een eigen eenheid is, los van jou als eigenaar. In je boekhouding staan alleen de bezittingen, schulden, opbrengsten en kosten van je bedrijf. Wat je privé uitgeeft of bezit, hoort er niet in, ook niet als je bedrijf juridisch geen eigen persoon is. Je hoort het ook de scheiding van zaak en privé noemen, of het beginsel van de bedrijfseconomische eenheid.

In jortt houd je dat bij op één plek: geld dat tussen jou en je bedrijf heen en weer gaat, boek je op Privé opname / storting, of bij een bv op je rekening-courant.

Wat betekent het entiteitsbeginsel?

Je bekijkt je bedrijf alsof het een aparte partij is. Bij elke betaling stel je dezelfde vraag: is dit van mijn bedrijf, of van mij?

• Wat je bedrijf gebruikt, hoort in je boekhouding. Een laptop voor je werk is van je bedrijf. Een tv voor thuis niet, ook niet als je hem van de zakelijke rekening betaalt.
• Geld dat je voor jezelf opneemt, is geen kostenpost. Het is een privé-opname. Je bedrijf heeft daarna minder geld, maar je winst verandert niet.
• Geld dat je zelf inlegt, is geen omzet. Het is een privé-storting. Je bedrijf heeft meer geld, maar het heeft niets verdiend.

Zo laat je boekhouding zien wat je bedrijf verdient, en niet wat jij thuis uitgeeft. Dat heb je nodig om je winst en je belasting goed te bepalen, en om zelf te zien hoe je bedrijf ervoor staat.

Eenmanszaak, vof of bv

Hoe het juridisch zit, verschilt per rechtsvorm. Het beginsel voor je boekhouding blijft hetzelfde.

Eenmanszaak en zzp’er

Een eenmanszaak is geen rechtspersoon. Juridisch ben jij je bedrijf, en je bent aansprakelijk voor alle schulden van je onderneming. Toch houd je een aparte boekhouding bij. De Belastingdienst maakt hetzelfde onderscheid: een privéstorting is geen ondernemingswinst, en een privéonttrekking trek je niet af van je winst. Zie privéstortingen en privéonttrekkingen op belastingdienst.nl.

Gebruik je iets zakelijk en privé, zoals een laptop of een auto, dan bepaal je of het bij je onderneming hoort of bij je privévermogen. Dat heet vermogensetikettering. Gebruik je het voor 10% of minder zakelijk, dan is het privé. Bij 90% of meer hoort het bij je onderneming. Daartussen kies je zelf, binnen redelijke grenzen. Hoort het bij je onderneming en gebruik je het ook privé, dan geef je de kosten van dat privégebruik op als privéonttrekking.

Vof

Een vof is ook geen rechtspersoon. Elke vennoot is aansprakelijk voor alle schulden van de vof, en elke vennoot die aan de eisen voor ondernemerschap voldoet, is ondernemer voor de inkomstenbelasting. Voor de btw is de vof als geheel ondernemer. Voor je boekhouding is de vof de eenheid: één administratie, waarin je per vennoot bijhoudt wat hij inbrengt en opneemt.

Bv

Een bv is wel een rechtspersoon. De bv is in principe zelf aansprakelijk voor haar schulden en betaalt vennootschapsbelasting over haar winst. Als directeur-grootaandeelhouder (dga) zijn jij en je bv dus echt twee partijen. Haal je geld uit je bv zonder dat het loon of dividend is, dan heb je een schuld aan je bv. Die houd je bij op je rekening-courant.

Wet en fiscus

Het entiteitsbeginsel is een begrip uit het vak. Je vindt het idee terug in de wet:

• Administratieplicht. Als ondernemer voer je een administratie van je vermogenstoestand en van alles wat met je bedrijf te maken heeft. Daaruit moeten je rechten en verplichtingen en de gegevens voor de belasting altijd duidelijk blijken. Je bewaart die administratie zeven jaar (artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen). Een aparte zakelijke rekening staat niet in dat artikel, maar met een zakelijke rekening blijkt wel het makkelijkst wat van je bedrijf is.
• Je winst. Voor de inkomstenbelasting bepaal je je winst volgens goed koopmansgebruik (artikel 3.25 Wet inkomstenbelasting 2001). Privéstortingen en privéonttrekkingen tellen daarbij niet mee als winst of kosten.
• De jaarrekening van een bv. Voor een bv geldt titel 9 van Boek 2 BW. De bv maakt als rechtspersoon een eigen jaarrekening, met de bezittingen en schulden van de bv en niet die van jou.

Een voorbeeld: een maand als zzp’er

Stel, je hebt een eenmanszaak met een zakelijke rekening. In één maand gebeurt dit:

1. Je maakt 2.000 euro over naar je privérekening voor de huur en de boodschappen. Dat is een privé-opname. Je zakelijke saldo daalt, je winst blijft gelijk.
2. Je betaalt in de supermarkt per ongeluk met je zakelijke pas, 45 euro. Ook dat is een privé-opname. Het zijn geen kosten, en je trekt er geen btw over af.
3. Je koopt een printercartridge van 30 euro met je privépas. Dat zijn zakelijke kosten, betaald met privégeld: je bedrijf staat 30 euro bij je in het krijt, als privé-storting. Bewaar de bon, want alleen daaraan is te zien dat het zakelijk was.
4. Je telefoonabonnement loopt via je zakelijke rekening, maar je belt er ook privé mee. Dat zijn gemengde kosten. Het zakelijke deel zijn kosten, het privédeel niet.
5. Je stort 1.000 euro van je spaarrekening op je zakelijke rekening voor een investering. Dat is een privé-storting en geen omzet.

Aan het eind van de maand zie je in je winst alleen de cartridge en het zakelijke deel van je telefoon. De rest staat apart, als wat jij hebt opgenomen en ingelegd.

Zo werkt het in jortt

In jortt voer je per onderneming een eigen administratie. Heb je naast je eenmanszaak een bv of een vof met een eigen KvK-nummer, dan maak je daarvoor een aparte administratie aan. Binnen die administratie gaat het zo:

• Privé-opname of privé-storting. Bij een eenmanszaak of vof boek je de bij- of afschrijving als balansboeking op de categorie Privé opname / storting. Een bijlage is niet nodig. Zie een privé-opname boeken.
• Een bv. Daar boek je hetzelfde op Mijn rekening-courant. Een storting naar je bv boek je als negatief bedrag. Zie een privé-opname en storting bij een bv.
• De verkeerde pas. Een privéaankoop met je zakelijke pas boek je als privé-opname. Een zakelijke aankoop met privégeld boek je als kosten, met als betaling Privé opname / storting, en je voegt de bon toe. Terugstorten hoeft niet: jortt houdt je opnames en stortingen bij. Lees hoe je het oplost als je zakelijke en privé pinpas hebt verwisseld.
• Gemengde kosten. Bij de boeking geef je aan dat het om een gedeeltelijke privé-uitgave gaat, en je kiest het privégebruik in stappen van 10%. Het privédeel komt bij de niet aftrekbare kosten, en jortt zet het in het rapport voor je aangifte op de juiste plek. Zie een gedeeltelijke privé-uitgave boeken.
• Een vof of maatschap. Je maakt per vennoot of maat een eigen post Eigen vermogen en Privé opname / storting aan. Onder Geldzaken zie je per persoon het saldo.

Bij de jaarafsluiting gaan je privé-opnames en stortingen naar het eigen vermogen. Dat doet jortt zelf.

Een zakelijke rekening maakt het verschil. De Boekhoudbot boekt wat over je zakelijke rekening loopt als zakelijk, en haalt alleen betalingen eruit die onmiskenbaar privé zijn, zoals een aanslag inkomstenbelasting, een loterij of een streamingdienst. Een privérekening kun je bij sommige banken koppelen, maar niet als er ook privé-uitgaven over lopen.

De boekhouding zit vanaf jortt ZZP, dat alleen voor een eenmanszaak is. Voor een vof of bv kies je jortt MKB of Plus.

Wat je zelf beslist

Jortt kan aan een afschrijving niet zien of iets zakelijk of privé is. Welk deel van je telefoon privé is, of een bedrijfsmiddel bij je onderneming hoort en wat je als dga uit je bv opneemt, bepaal je zelf of met je boekhouder. Kies je een verdeling, houd die dan elk jaar aan, zodat je hem later nog kunt uitleggen.

Samenhang met andere beginselen

Het entiteitsbeginsel komt voor de andere beginselen: pas als je weet wat bij je bedrijf hoort, kun je het boeken en waarderen. Het werkt samen met het continuïteitsbeginsel, dat ervan uitgaat dat die eenheid blijft bestaan, en met elk feit heeft twee gevolgen: een privé-opname maakt je banksaldo lager en je privé-opnames hoger. Alle beginselen op een rij vind je in het overzicht van accounting principes.