Kostenbeginsel

Het kostenbeginsel zegt dat je een bezitting in je boekhouding opneemt voor wat hij je werkelijk heeft gekost: de aanschafprijs als je iets koopt, de kostprijs als je iets zelf maakt. Dat bedrag staat vast en is te herleiden naar een factuur of bon. Een gestegen marktwaarde boek je niet, een duurzame waardedaling wel.

Wat het kostenbeginsel concreet betekent

Koop je een bezitting voor je onderneming, dan boek je de aanschafprijs: de inkoopprijs plus de bijkomende kosten, zoals transport of installatie. Kun je de btw aftrekken, dan telt de prijs zonder btw. Maak je iets zelf, bijvoorbeeld voorraad of een eigen product, dan reken je de kosten die er direct bij horen: materiaal, arbeid en andere directe kosten. Een redelijk deel van de indirecte kosten mag je meetellen. Dit heet ook wel waarderen tegen historische kostprijs.

De gedachte erachter is objectiviteit. Een betaald bedrag is een hard, controleerbaar feit. Een geschatte marktwaarde is dat niet. Door op kostprijs te waarderen voorkom je dat je je onderneming rijker rekent dan ze is, en achter elk bedrag zit een factuur of een bonnetje.

Wat de wet zegt

In het Burgerlijk Wetboek heet de aanschafprijs de verkrijgingsprijs en de kostprijs de vervaardigingsprijs (artikel 2:384 en 2:388 BW). Die regels uit titel 9 van boek 2 gelden voor rechtspersonen zoals de bv. Daar staat ook dat een bv sommige bezittingen tegen actuele waarde mag waarderen, zoals beursgenoteerde aandelen. Waardeer je bijvoorbeeld een bedrijfspand hoger dan de aanschafprijs, dan zet je die stijging in een herwaarderingsreserve in je eigen vermogen.

Voor de belasting blijft de aanschafprijs het uitgangspunt; daar heet het de aanschaffings- of voortbrengingskosten. Een waardestijging telt fiscaal pas mee als je de bezitting verkoopt of je bedrijf stopt. Waardeert je bv iets in de jaarrekening tegen actuele waarde, dan wijken je jaarrekening en je aangifte op dat punt dus van elkaar af.

Wanneer je lager waardeert

De aanschafprijs is je startpunt, niet een bedrag dat altijd blijft staan. Daalt de waarde duurzaam, bijvoorbeeld doordat een machine kapot is of voorraad onverkoopbaar wordt, dan neem je dat verlies nu. Voorraad waardeer je op de kostprijs of de lagere marktwaarde. Dat volgt uit het voorzichtigheidsbeginsel: een verlies neem je zodra je het ziet aankomen, een winst pas als hij er is.

Een eenvoudig voorbeeld

Stel, je koopt een laptop voor je onderneming voor 1.000 euro zonder btw. Op je balans zet je die laptop voor 1.000 euro: de prijs die je ervoor hebt betaald. Worden vergelijkbare laptops in de maanden erna goedkoper of duurder, dan verandert dat niets aan het bedrag in je boekhouding.

Dat de laptop door gebruik en veroudering minder waard wordt, verwerk je apart via afschrijven: je verdeelt de kosten over de jaren dat je hem gebruikt. Bij vijf jaar en geen restwaarde is dat 200 euro per jaar. Het kostenbeginsel bepaalt het startbedrag, de afschrijving zorgt dat de kosten in de juiste periode terechtkomen. Valt de laptop na een jaar kapot, dan schrijf je de rest in één keer af.

Zo werkt het in jortt

Zodra je een aankoop boekt op basis van de factuur of bon, pas je het kostenbeginsel al toe: het bedrag op de bon is wat in je administratie komt. Zo gaat dat in het boekhoudprogramma van jortt:

• De bon hoort bij de boeking. Je zet je bonnen en inkoopfacturen in de jortt Inbox en koppelt ze aan de boeking. Zo is elk bedrag te herleiden naar een document. In jortt Plus leest AI Scan en Herken het bedrag zonder btw van de bon en koppelt jortt de bon zelf aan de juiste boeking.
• Een bedrijfsmiddel staat op de aanschafwaarde. Boek je de betaling als bedrijfsmiddel, dan zet jortt de aanschafwaarde zonder btw op je balans en gaat de btw naar je btw-aangifte. Daarna schrijft jortt elke maand af tot de restwaarde die jij opgeeft, met automatisch afschrijven.
• Gewone kosten gaan naar je winst-en-verliesrekening. Een inkoop onder de grens voor bedrijfsmiddelen boek je als kosten. Is hij nog niet betaald, dan staat hij tot die tijd als schuld bij Onbetaalde facturen leveranciers op je balans.
• Kapot, verloren of gestolen. Dan schrijf je het bedrijfsmiddel met een knop af naar 0 euro. Is het duurzaam minder waard maar nog niet niets, dan waardeer je het in jortt deels af.

Wat je niet in jortt doet

Jortt rekent met de aanschafwaarde die jij boekt en bepaalt niet wat je bezittingen waard zijn. Of een bezitting duurzaam in waarde is gedaald en of je als bv iets tegen actuele waarde wilt waarderen, beslis je zelf. Twijfel je, overleg dan met een boekhoudcoach die jortt kent of een andere adviseur.

Samenhang met andere beginselen

Het kostenbeginsel werkt samen met de andere accounting principes. Het sluit aan op het voorzichtigheidsbeginsel, dat je waarschuwt om je niet rijker te rekenen dan verstandig is, en op het continuïteitsbeginsel, dat ervan uitgaat dat je bedrijf doorgaat en je bezittingen dus nog gebruikt. Doordat je elke bezitting tegen een vast, herleidbaar bedrag opneemt, blijven je jaarcijfers ook van jaar tot jaar goed te vergelijken, in lijn met het vergelijkingsbeginsel.