Objectiviteitsbeginsel

Het objectiviteitsbeginsel, ook wel bewijsbeginsel, zegt dat je elke boeking onderbouwt met een stuk dat een ander kan controleren: een factuur, een bon, een bankafschrift of een contract. Iemand die dezelfde stukken bekijkt, komt tot dezelfde boeking. Zo rust je boekhouding op feiten, en niet op wat je je herinnert of verwacht.

In jortt hangt het bewijs aan de boeking zelf: je zet bonnen en inkoopfacturen in je Inbox en koppelt ze aan de boeking, en in jortt Plus doet jortt dat koppelen zelf.

Wat betekent het objectiviteitsbeginsel?

Een boeking is objectief als hij niet afhangt van wie hem maakt. Daarvoor heb je een stuk nodig dat buiten je eigen hoofd bestaat. Denk aan:

• facturen, die je ontvangt van leveranciers en die je zelf aan klanten stuurt;
• bonnen en kassabonnen, voor kleinere aankopen;
• bankafschriften, die laten zien wanneer je aan wie hebt betaald of van wie je geld kreeg;
• contracten en afspraken, zoals een huurcontract of een leaseovereenkomst.

Niet elke boeking heeft een eigen bon nodig. Een afschrift bewijst dat je hebt betaald, aan wie en wanneer. Wat je kocht en hoeveel btw erin zat, blijkt pas uit de factuur. Bij een vaste leverancier waarvan je die factuur online of in je mail terugvindt, is het afschrift vaak genoeg. Wanneer je een bon wel toevoegt, lees je bij bonnen bewaren voor je boekhouding.

Soms moet je schatten, bijvoorbeeld de gebruiksduur van een bedrijfsmiddel of de hoogte van een voorziening. Ook dan geldt het beginsel: je legt vast waarop je schatting rust, zodat een ander hem kan volgen.

Een voorbeeld: een laptop

Stel, je koopt een laptop van 1.200 euro inclusief btw en betaalt met je zakelijke pas. Op je bankafschrift staat alleen de naam van de winkel en het bedrag.

Met de factuur erbij is de boeking voor iedereen dezelfde: een bedrijfsmiddel van 991,74 euro en 208,26 euro btw die je terugvraagt. De factuur laat ook de datum en de leverancier zien, en dat het om een laptop gaat. Zonder factuur kan een controleur niet zien wat je kocht, en of de btw klopt.

Heb je de laptop privé betaald, dan is de bon zelfs het enige bewijs dat het om een zakelijke aankoop gaat. Op je zakelijke rekening staat dan niets.

Wet en fiscus

Het woord objectiviteitsbeginsel staat niet in de wet. De gedachte erachter wel. Als ondernemer voer je een administratie waaruit je rechten en verplichtingen te allen tijde blijken, en die de Belastingdienst binnen een redelijke termijn kan controleren (artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen). Voor een bv staat een vergelijkbare plicht in artikel 2:10 BW. Voor je winst geldt daarnaast goed koopmansgebruik, en daar hoort een waarheidsgetrouwe boekhouding bij.

Bij die administratie hoort een bewaarplicht:

• 7 jaar voor je administratie in het algemeen, zoals facturen, bonnen, bankafschriften en je grootboek (artikel 52 lid 4 AWR).
• 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand of grond. Dat zegt de Belastingdienst.
• De termijn begint pas als een stuk niet meer actueel is. Een contract dat nog loopt, hoort bij je lopende administratie. De 7 jaar gaan in als het is afgelopen.

Je mag papieren bonnen scannen of fotograferen en digitaal bewaren. De weergave moet dan juist en volledig zijn, en de gegevens moeten de hele bewaartermijn beschikbaar en leesbaar blijven (artikel 52 lid 5 AWR).

Zo werkt het in jortt

In jortt begint een boeking meestal bij je bank. Met een bankkoppeling komt elke boeking voort uit wat er echt op je rekening is gebeurd, en de bankbestanden die je inleest, bewaart jortt. Het bewijs van de betaling heb je dus al. De bon of factuur hang je eraan:

1. Verzamelen in de Inbox. Je fotografeert een bon met de app, uploadt hem of mailt hem naar je eigen Inbox-adres. Zo staan je bonnen en inkoopfacturen in de jortt Inbox, op één plek.
2. Koppelen aan de boeking. Je kiest de bon tijdens het boeken, of later via Koppel aan bestaande boeking. Aan een boeking hangt één bestand.
3. Laten koppelen. Met AI Scan en Herken leest jortt de factuurdatum, het factuurnummer en de bedragen uit de bon. Klopt het bedrag en komt het factuurnummer of de factuurdatum overeen, dan koppelt jortt de bon automatisch aan de boeking. Dat werkt beide kanten op: eerst de bon of eerst de boeking.
4. Zien wat er nog mist. Bij Nog te doen zet jortt de boekingen met btw waar nog geen bon aan hangt. Heb je de bon niet meer, of staat hij in een ander systeem, dan kies je Snooze voor altijd.
5. Zien wie wat deed. Met de audit trail zie je per boeking wie hem maakte, wanneer en hoe, en wat er later is aangepast, met de oude en de nieuwe waarde.

De Inbox en het zelf koppelen van bonnen heb je vanaf jortt ZZP. AI Scan en Herken, het automatisch koppelen en de audit trail zitten in jortt Plus. Stop je met jortt, dan bewaart jortt je administratie nog 7 jaar na het einde van je abonnement.

Wat je zelf beslist

Jortt beoordeelt je bewijsstukken niet inhoudelijk. Of een bankafschrift genoeg is, of je een bon toevoegt en of een uitgave zakelijk is, bepaal je zelf of met je boekhouder. Jortt koppelt een bon niet als alleen het bedrag klopt, en maakt van een bon alleen geen boeking.

De bewaarplicht blijft bij jou, ook als jortt je gegevens bewaart. Stukken die niet in jortt staan, zoals contracten en correspondentie, bewaar je zelf.

Samenhang met andere beginselen

Het objectiviteitsbeginsel ligt onder het kostenbeginsel: je waardeert tegen wat je echt betaalde, omdat dat bedrag op een factuur staat. Het werkt samen met het entiteitsbeginsel, want met een stuk toon je aan dat een uitgave zakelijk is en niet privé. En bij het voorzichtigheidsbeginsel onderbouw je een verwacht verlies of een voorziening ook met wat je weet. Alle beginselen op een rij vind je in het overzicht van accounting principes.