Boekhoudprogramma Jortt

Op de juiste categorie boeken

Er zijn veel categorieën waar je op kunt boeken. Maar hoe kies je de juiste? Zijn de kosten van je telefoon Kantoorkosten, Telefoonkosten, Verkoopkosten of Andere kosten?

Eisen van de Belastingdienst

De Belastingdienst stelt weinig eisen aan de indeling van de categorieën. Zij verwacht alleen dat je “een deugdelijke administratie voert op een manier die de controlerende belastinginspecteur snel inzicht kan geven”, maar zij specificeert dit niet.

Veel administratiekantoren werken met eindeloze lijsten met kostenplaatsen of grootboeken. Bij voorkeur nog schermend met het Referentie Grootboek Schema (RGS) of het Standard Business Reporting Programma (SBR). Laat je hierdoor niet van de wijs brengen.Dit schema heb jij niet nodig.

Specificatie voor de belastingaangifte

De Belastingdienst is steeds meer aan het standaardiseren. Jortt heeft dan ook het categorieënschema overgenomen zoals de Belastingdienst deze gebruikt. Zodat jij aan het eind van het jaar eenvoudig zelf je belastingaangifte kunt doen.

Op de juiste categorie boeken

Categorieën bepalen

Je mag alle kosten Andere kosten noemen en alle inkomsten Omzet. Toch zijn er een paar categorieën die specifiek bij je belastingaangifte worden gevraagd. Daarnaast is het handig om kosten voor je eigen inzicht in te delen. Het geeft jezelf meer inzicht waar de kosten vandaan komen.

De categorieën die je gebruikt mag je dus zelf bepalen. Boekhoudprogramma Jortt adviseert om het zo simpel mogelijk te houden. Het gaat erom dat jij begrijpt waar je iets boekt.

Hieronder vind je een lijst om je te helpen je bij- en afschrijvingen in te delen in een Opbrengsten, Kosten of Balans categorie.

Opbrengsten

Opbrengsten is het geld dat je verdient met de verkoop van je producten of het verrichten van je diensten, maar kan ook bestaan uit rente die je krijgt op een spaarrekening.

Facturen die je in Jortt hebt gemaakt, zijn al geboekt als Omzet. Er moet dus niet nog een keer een Opbrengsten boeking van gemaakt worden. Koppel de betaling van een factuur aan de betreffende factuur in Jortt.

Omzet

De opbrengsten die je uit je primaire bedrijfsactiviteit hebt, is omzet. Voor een bakker is dit dus het bakken en verkopen van brood.

Diverse omzet

Alle omzet waar je geen specifieke omzet categorie voor aangemaakt hebt.

Betalingsverschillen

Wanneer een klant je meer betaalt dan je hebt gefactureerd dan is dit een betalingsverschil . Het gaat hierbij om kleine verschillen waarbij jij en de klant niet de moeite nemen dit te verrekenen.

Financiële opbrengsten

Wanneer je geld verdient met geld dan zijn dit financiële opbrengsten. Meestal is dit ontvangen rente.

Rente

De rente die je ontvangt op een spaarrekening van de bank of de rente die je ontvangt op een verstrekte lening.

Kosten

Elke onderneming heeft ook kosten. Er zijn maar een paar categorieën waarop je kan boeken: Inkoopkosten, Personeelskosten, Overige kosten en Financiële kosten.

Inkoopkosten

Inkoopkosten zijn alle kosten die je maakt om je product te kunnen maken of je dienst te kunnen leveren. Voor een meubelmaker zijn dit onder andere hout, schroeven/spijkers en verf. Voor een evenementenbureau zijn dit onder andere de huur van een partytent, de inhuur van een dj of inhuur cateringpersoneel en eten/drinken.

Inkoopkosten hebben dus altijd met je hoofdbedrijfsactiviteit te maken. Wanneer je een wijnhandelaar bent dan is de aanschaf van wijn Inkoopkosten. Wanneer je geen wijnhandelaar bent dan is deze aanschaf bijvoorbeeld Representatie kosten.

Inkoopkosten worden onderverdeeld in Inkoop en Uitbesteed werk.

Inkoop

De categorie Inkoop gebruik je voor de aanschaf van materialen / grondstoffen / goederen die je gebruikt om je product te maken of je dienst te kunnen leveren.

Uitbesteed werk

De categorie Uitbesteed werk gebruik je voor de inhuur van diensten / werk die je gebruikt om je product te maken of je dienst te kunnen leveren. Voor een meubelmaker is dit bijvoorbeeld het laten spuiten van een kast door een ingehuurde spuiter. Voor een evenementenbureau is dit bijvoorbeeld de inhuur van een dj en cateringpersoneel.

Personeelskosten

Personeelskosten zijn kosten die je uitgeeft aan personeel dat in dienst is bij jouw bedrijf of personeel dat je inhuurt dat niet direct aan een product of dienst van je bedrijf gekoppeld is.

De categorie Personeelskosten is alleen zichtbaar wanneer je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je bedrijf personeel heeft.

Lonen

Dit zijn de netto loonkosten voor personeel dat direct bij jouw bedrijf in dienst is. Over deze lonen moet je loonbelasting betalen.

Ben je een eenmanszaak (zzp), vof of maatschap en maak je geld over naar je privérekening dan is dit geen loon maar een privéopname. Deze uitgave boek je als Balans | Mijn privé opname / storting .

Sociale lasten / Loonbelasting

De loonbelasting die je hebt betaald over personeel in loondienst.

Pensioenkosten

Betalingen die je doet aan een pensioenfonds.

Overige personeelskosten
  • Personeel ingehuurd: via payroll of uitzendbureau, management fee, ingehuurde zzp-ers
  • Kosten voor voorzieningen voor het personeel: onkostenvergoeding, kinderopvang, bijdragen aan personeelsfondsen en -feesten
  • Kosten voor werven personeel
  • Arbodienst
Ontvangen uitkeringen en subsidies

Het kan zijn dat je geld ontvangt van de gemeente voor personeel met een arbeidsbeperking of een achterstand op de arbeidsmarkt. Deze ontvangen bedragen boek je in als negatieve kosten op de categorie Ontvangen uitkeringen en subsidies (minder personeelskosten gehad).

  • Ontvangen ziektegelden
  • Personeelssubsidies / Loonkostensubsidies (zoals WBSO)

Overige kosten

Alle kosten die geen Inkoopkosten of Personeelskosten zijn worden geboekt onder Overige kosten.

Auto- en transportkosten

Alle kosten die betrekking hebben op de auto (waaronder bestelbus, vrachtwagen) en andere transportmiddelen zoals fiets, brommer, motor, e.d.

De categorie Auto- en transportkosten is alleen zichtbaar wanneer je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je bedrijf een auto van de zaak heeft.

Boek hier alleen kosten van een auto van de zaak en dus geen privé-auto.

  • Brandstofkosten
  • Reparatie en onderhoud van auto- en transportmiddelen
  • Motorrijtuigenbelasting
  • Operational leasing van auto- en transportmiddelen
  • Huur van auto- en transportmiddelen
  • Kilometervergoeding gebruik privé-auto
  • Parkeerkosten
  • BTW op privégebruik auto
Huisvestingskosten

Alle kosten die je maakt voor de huisvesting van je bedrijf zoals huur of onderhoud van je bedrijfspand.

  • Betaalde huur
  • Netdiensten: gas, water, licht
  • Onderhoud van gebouwen en terreinen
  • Schoonmaakkosten
  • Servicekosten
  • Belastingen voor huisvesting: Onroerendezaakbelasting (OZB), Milieuheffing
  • Erfpacht
Onderhoudskosten bedrijfsmiddelen

Boek op de categorie Onderhoudskosten bedrijfsmiddelen de kosten die je maakt op zaken die je hebt aangemaakt bij Bedrijfsmiddelen .

Reparatie en onderhoud van auto- en transportmiddelen boek je op Auto- en transportkosten.

Verkoopkosten

Dit zijn de kosten die je maakt om je product of dienst te verkopen.

  • Reclame- en advertentiekosten: adverteren in kranten, bladen of online (Google Ads, Facebook, Twitter)
  • Reclamemateriaal zoals posters, folders, samples, demo producten
  • Website kosten
  • Sponsoring
  • Verkoopprovisie, commissies, franchisekosten. Bijvoorbeeld kosten die bol.com inhoudt op je verkoop
  • Beurs- of expositiekosten
  • Relatiegeschenken, kerstpakketten klanten
  • Etalagekosten
  • Vrachtkosten, verpakkingsmaterialen
  • Huur pinautomaat
  • Kosten die worden ingehouden bij een Payment Service Provider (PSP) zoals Mollie, Adyen, Sisow, etc.
Andere kosten

Het opvangbakje van je boekhouding. Alles wat je niet kwijt kunt onder een van de andere categorieën mag je hierop boeken. Hieronder nog enkele voorbeelden:

  • Notariskosten
  • Advieskosten: advocaat en juridisch advies, accountant
  • Onderzoek en ontwikkeling
  • Vergunningen
  • En al het andere dat je niet op een andere categorie kan boeken!
Kantoorkosten

Alle kosten voor inrichting en benodigdheden voor op kantoor.

  • Kantoorbenodigdheden: printerpapier, postzegels, nietmachine, plakband, prullenbak, koffiekopjes, etc. (alles voor op kantoor dus)
  • Kantoorinrichting: bureaus, stoelen, tafel, planten
  • Kleine versnaperingen (koffie & koekjes, frisdrank, VriMiBo)
  • (Mobiele) telefoon-, fax- en internetkosten
  • Automatisering: computers, netwerkapparatuur, printers e.d.
  • Drukwerk: briefpapier, visitekaartjes, enveloppen, e.d.
  • Vakliteratuur
  • Contributies en abonnementen
  • Boekhouding, Jortt.
Reiskosten

Kosten die je maakt om je te verplaatsen anders dan met een auto of ander transportmiddel van het bedrijf of kosten om te verblijven op een andere locatie dan je huisadres voor zakelijke evenementen.

  • Kosten trein-, bus-, tramkaartje of abonnement
  • OV-chipkaart
  • Vliegticket
  • Taxirit
  • Parkeerkosten
  • Overnachtingen zoals hotel
Lunch en diner / representatie kosten
  • Eten, drinken en genotmiddelen.
  • Recepties, feestelijke bijeenkomsten en vermaak, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen etc. Inclusief de reis en het verblijf die jij organiseert en waar geen tegenprestatie tegenover staat.
Verzekeringen

Onder de categorie Verzekeringen boek je alle verzekeringen voor je bedrijf.

  • Autoverzekering
  • Verzekering bedrijfspand
  • Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
Niet aftrekbare kosten | Boetes en bekeuringen

Niet aftrekbare kosten zijn kosten die niet aftrekbaar zijn bij de bepaling van het belastbaar bedrag voor de inkomstenbelasting (IB) of vennootschapsbelasting (VPB). Deze worden wel als kosten meegerekend in je winst- en verliesrapport.

  • Verkeersboetes
  • Boetes voor te laat betalen belastingen

Financiële kosten

Financiële kosten zijn kosten die je bedrijf heeft voor het verkrijgen van geld (lening, kredieten, hypotheek) en de kosten van betaalmiddelen (bankkosten, incassokosten, transactiekosten). Dus: wat zijn de kosten voor jouw bedrijf voor Geld.

Rente en bankkosten
  • Kosten die de bank in rekening brengt voor het bankpakket, internetbankieren, betaalpassen, transactiekosten, incassokosten, etc.
  • Betaalde rente op lening / financial lease
  • Betaalde rente bij rood staan op bankrekening
  • Hypotheekrente bedrijfspand

Balans

Betaalde of ontvangen btw

Wanneer je btw hebt betaald of ontvangen van de Belastingdienst (omzetbelasting) dan boek je dit op de categorie Betaalde of ontvangen btw.

In de meeste gevallen wordt Betaalde of ontvangen btw al automatisch voor je geboekt door de Handen vrij boeken -functie.

Kas

De categorie Kas is voor alles wat te maken heeft met contant geld.

Kruisposten

Wanneer je geld overmaakt tussen twee rekeningen van je eigen bedrijf dan boek je de afschrijving van de ene bankrekening op Kruisposten en ook de bijschrijving op de andere rekening op Kruisposten. Hiermee staat de Kruisposten categorie weer op 0 en is de overschrijving boekhoudkundig verwerkt.

Lees meer over overschrijving tussen twee eigen zakelijke rekeningen .

In de meeste gevallen wordt overschrijving tussen twee eigen zakelijke rekeningen al automatisch voor je geboekt door de Handen vrij boeken -functie.

Balans categorieën voor eenmanszaak (zzp), vof en maatschap

De categorie Privé opnames en stortingen is alleen zichtbaar wanneer je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je bedrijf een eenmanszaak (zzp), vof en maatschap is.

Privé opnames en stortingen

De categorie Privé opnames en stortingen wordt het meest gebruikt voor het overmaken van de zakelijke bankrekening naar een privé bankrekening.

Wanneer je meerdere vennoten of maten in je bedrijf hebt dan is het zinvol om voor een ieder bij Geldzaken een eigen Privé opname / storting categorie aan te maken.

Balans categorieën voor bv, nv, vereniging en stichting

De categorieën hieronder zijn alleen zichtbaar wanneer je bij Instellingen | Bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je bedrijf een bv, nv, vereniging of stichting is.

Gestort kapitaal

Bij een bv of nv wordt er bij de oprichting geld ingebracht door de aandeelhouders. Deze bijschrijvingen worden geboekt als Gestort kapitaal.

Rekening-courant

De categorie Rekening-courant is een lening tussen je bedrijf en de directeur / aandeelhouder / eigenaar of een lening tussen dochter- en moedermaatschappij.

  • Geld overgemaakt aan directeur, aandeelhouder, eigenaar, dochter- of moedermaatschappij
  • Geld ontvangen van directeur, aandeelhouder, eigenaar, dochter- of moedermaatschappij
  • Kosten betaald door of voor een directeur, aandeelhouder, eigenaar, dochter- of moedermaatschappij

Geld dat wordt uitbetaald als loon of dividend is geen Rekening-courant.

Wanneer je meerdere directeuren/eigenaren in je bedrijf hebt dan is het zinvol om voor een ieder bij Geldzaken een eigen Rekening-courant categorie aan te maken.

Vennootschapsbelasting

De categorie voor het boeken van de Vennootschapsbelasting (VPB).

Dividendbelasting / dividenduitkering
  • Betaalde dividendbelasting
  • Betaalde dividenduitkering
Voorraad

Inkopen voor je bedrijf boek je op Inkoop. Eens per jaar (of welke gewenste periode je kiest) verreken je de resterende voorraad in de boekhouding.

Balans boekingen op zelf aangemaakte balans categorieën

Naast de al bestaande systeem categorieën kan je ook zelf balans categorieën toevoegen bij Geldzaken . Wanneer je bijvoorbeeld een rekening of lening hebt toegevoegd dan kun je deze ook selecteren in een boeking. Hieronder een lijst met categorieën die je kan toevoegen:

  • Creditcard
  • Spaarrekening
  • iDEAL en PayPal rekening
  • Aandelenrekening
  • Overige rekening
  • Lange en korte termijn leningen
  • Reserves (reserveringen)
  • Deelnemingen
  • Andere rekening-courant categorieën (meerdere eigenaren / directeuren, rekening-courant met moeder- of dochtermaatschappij)
  • Andere Privéopname / storting categorieën (meerdere vennoten / maten)

Lees meer over balans categorieën toevoegen .

Geen zakelijke kosten

Soms zijn er bij- of afschrijvingen op de zakelijke rekening die niet zakelijk zijn ( probeer dit zoveel mogelijk te voorkomen ). Deze bij- en afschrijvingen boek je bij een eenmanszaak (zzp), vof en maatschap als Balans | Privé opname / storting. Bij een bv, nv, vereniging en stichting als Balans | Rekening-courant. Voorbeelden van bij- en afschrijvingen die geen zakelijke kosten zijn:

  • Inkomstenbelasting (IB)
  • Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV)
  • Zorgverzekering

Categorieën toevoegen

Wil je voor je eigen inzicht meer categorieën toevoegen dan standaard in Jortt aanwezig zijn, dan is dat geen probleem. Hoe je dit doet, lees je in het support-artikel: Categorieën toevoegen of wijzigen .

De content is door Jortt met de grootst mogelijke zorg samengesteld, doch, aanvaardt Jortt geen aansprakelijkheid ten aanzien van mogelijke onjuistheden van het getoonde. Lees de volledige disclaimer.