Audit trail

0:51

Geschiedenis van boeking, factuur of betaling

Je wil grip houden op je administratie. Heeft de Boekhoudbot een boeking gemaakt of een van je medewerkers? Is een boeking later nog veranderd? Hoe vaak is een factuur gestuurd en naar wie? Is de betaling gewijzigd?

In jortt zie je precies wat er is gedaan: wie een boeking of factuur maakte of een betaling koppelde, wanneer, hoe en wat er later is veranderd. Dat heet de audit trail, en in jortt de Geschiedenis. Daarmee ben je klaar voor een interne of externe controle. De geschiedenis zit in jortt Plus, en je vindt hem ook bij klanten, offertes, projecten, je bedrijfsgegevens, handelsnamen, declaraties en kilometervergoedingen.

Een actie (een factuur maken, een boeking maken, een betaling koppelen) gebeurt op vier manieren:

• API: alles wat van buiten wordt aangemaakt, bijvoorbeeld een factuur via Webwinkelfacturen.
• de Boekhoudbot: alles wat op basis van automatische regels wordt gedaan.
• een gebruiker: alles wat door deze gebruiker wordt gedaan.
• een systeemtaak: alles wat jortt zelf doet.

Wil je niet de geschiedenis van één boeking zien, maar alles wat er in een maand in je administratie is gedaan? Gebruik dan de Tijdlijn in jortt Plus: per maand wanneer, wat en door wie, met een filter op gebruiker.

Geschiedenis van een boeking

1. Klik op de boeking.
2. Klik op Alle opties.
3. Klik op Geschiedenis. Het paneel Geschiedenis opent.

Onderaan staat Aangemaakt door, met de naam, de datum en het tijdstip. Latere wijzigingen staan erboven, de laatste bovenaan. Een wijziging heet Aangepast, of heeft een eigen naam, zoals Categorie aangepast, Btw aangepast, Bon toegevoegd, Gekoppeld met betaling of Geaccordeerd.

Klik op Aangemaakt. Het paneel Wijzigingen toont hoe de boeking is gemaakt: de categorie, de btw, de datums en of het een conceptboeking was.

Klik op een latere regel. Nu toont het paneel alleen wat er veranderde, met de Vorige waarde en de Nieuwe waarde. In het voorbeeld zette F. Lopes de lunch van Verkoopkosten op Lunch en diner / representatiekosten; de btw ging daarbij van € 4,50 naar niets, omdat je de btw op eten en drinken in een restaurant niet terugvraagt.

Geschiedenis van een factuur

1. Klik op de factuur.
2. Klik op Alle opties.
3. Klik op Geschiedenis. Het paneel Geschiedenis opent.

Je ziet wie de factuur heeft gemaakt, wanneer, en hoe hij is verstuurd, bijvoorbeeld Factuur verstuurd per e-mail of Herinnering verstuurd. Klik op een regel voor de details.

Geschiedenis van een betaling

Een bij- of afschrijving heeft zelf geen geschiedenis. Je ziet hem via de boeking die eraan hangt.

1. Klik op de bij- of afschrijving.
2. Klik op de boeking die eraan hangt.
3. Klik op Alle opties.
4. Klik op Geschiedenis. Het paneel Geschiedenis opent.

Bij Gekoppeld met betaling zie je wie de betaling heeft gekoppeld en wanneer. Klik op een regel voor de details.

Geschiedenis van een loonstrook

Ook een loonstrook houdt zijn eigen geschiedenis bij. Die bekijken:

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu en klik op Loonaangifte.
2. Klik op de aangifte van de betreffende maand.
3. Klik op de werknemer. De loonstrook opent zich.
4. Klik boven de loonstrook op het klokje (Geschiedenis). Het paneel Geschiedenis opent.
5. Je ziet wie de loonstrook heeft aangemaakt, op welke datum en op welk tijdstip. Latere aanpassingen staan erboven.
6. Klik op een regel om het paneel Wijzigingen te openen. Daar staat per looncomponent de waarde, zoals het basisloon, de ingehouden pensioenpremie, de bijtelling voor de auto of de fiets, het vakantiegeld en een bonus.

Bovenin het paneel Wijzigingen staat dat je ziet wat de waarden waren vóór en nadat ze zijn doorgevoerd. Bij een loonstrook die nog niet is aangepast staat er dus één regel: Aangemaakt.

Geschiedenis van een werknemer

In jortt Plus houdt jortt ook bij wat er bij een werknemer is veranderd: op Werknemergegevens, Dienstverband en Looncomponenten. Zo zie je wie het adres, het contract of het salaris heeft aangepast, en wanneer.

1. Ga naar Salarisadministratie links in het hoofdmenu en klik op Werknemers.
2. Klik op de naam van de werknemer.
3. Open Werknemergegevens, Dienstverband of Looncomponenten.
4. Klik op Geschiedenis. Je ziet wie er iets heeft gewijzigd, met de datum. De laatste wijziging staat bovenaan.
5. Klik op een regel om de Wijzigingen te zien: per veld de oude en de nieuwe waarde.

Elk onderdeel laat alleen zijn eigen wijzigingen zien. Een nieuw basisloon vind je dus bij Looncomponenten, een nieuw adres bij Werknemergegevens.

Het burgerservicenummer van een werknemer toont jortt niet in de geschiedenis. Is het gewijzigd, dan staat er alleen Gewijzigd, zonder het oude of het nieuwe nummer.