De Jortt Inbox

Het meeste werk van je administratie bijhouden is vaak het verzamelen van bonnen en inkoopfacturen, en deze koppelen in de boekhouding. Met de Jortt Inbox kun je op een makkelijke manier alle bonnen en inkoopfacturen op één plek verzamelen om deze later in de boekhouding te verwerken.

Er hoeft geen bonnetje in al je boekingen. Lees: Is het verplicht om een bon toe te voegen bij iedere boeking?

Je kunt je bonnen en inkoopfacturen op vier manieren in je Jortt Inbox zetten:

  • de Jortt Scanner app
  • uploaden vanuit je computer
  • mailen naar je Inbox

Gebruik de Jortt Scanner app

Jortt heeft een speciale app voor op je smartphone. Hiermee maak je foto’s van je bonnen en inkoopfacturen en kun je ze met één druk op de knop naar je Jortt Inbox sturen.

  1. Download de Jortt Scanner app in de App store of de Google Play store.
  2. Log in met het e-mail en wachtwoord dat je voor je Jortt administratie gebruikt en voer eventueel de twee-staps-verificatie op.
  3. Kies het bedrijf waarvoor de bon of inkoopfactuur is, wanneer je meerdere administraties hebt.
  4. Maak een foto of kies er een uit je al gemaakte foto’s.
  5. Klik op verzenden en de bon/factuur zit in je Inbox.

De stores stellen eisen aan de apps die aangeboden worden, daarom werkt de app alleen op de nieuwere typen telefoons. Ga voor Android uit van een telefoon die tenminste 64 bits foto’s maakt.

Uploaden vanaf je computer

Op twee manieren kun je bonnen en inkoopfacturen selecteren op je computer en uploaden in Jortt.

Je kunt bestanden in de volgende formaten uploaden: pdf, gif, jpg, jpeg, bmp, png, en tiff.

Via Uploaden:

  1. Klik rechts bovenin op Uploaden, kies dan voor Bonnetjes.
  2. Selecteer één of meerdere bonnen of inkoopfacturen op je computer.

Via Inbox in het hoofdmenu:

  1. Ga naar Inbox in het hoofdmenu.
  2. Klik op Bestand toevoegen.
  3. Selecteer één of meerdere bonnen of inkoopfacturen op je computer.

Naar je Inbox e-mailen

Je kunt bonnen en inkoopfacturen per e-mail versturen naar je Jortt Inbox. Hiervoor moet je eerst een Jortt Inbox e-mailadres instellen.

Je kunt bestanden in de volgende formaten uploaden: pdf, gif, jpg, jpeg, bmp, png, en tiff.

Aanmaken Jortt Inbox e-mailadres::

  1. Ga naar Instellingen en klik op Jortt Inbox.
  2. Geef een naam op die voor @inbox.jortt.nl komt te staan. Deze moet uit minimaal 4 karakters bestaan.
  3. Kies Opslaan.
Jortt inbox een e-mail adres geven

Wanneer je e-mailberichten, met bonnen of inkoopfacturen als bijlage, naar dit e-mailadres stuurt dan worden de bijlagen automatisch in je inbox geplaatst. Wanneer er meerdere bijlagen in één e-mail zitten, worden deze allemaal als aparte bonnen opgeslagen in boekhoudprogramma Jortt. Dit is vooral handig voor facturen die je maandelijks per e-mail ontvangt. Je kan deze direct naar je Jortt Inbox e-mailadres laten sturen.

Inkoopfactuur of bon koppelen aan boeking

Je kunt de bon of factuur bij het maken van de boeking direct aan de boeking koppelen, maar je kunt dit ook op een later moment doen.

Bon of inkoopfactuur tijdens het maken van de boeking toevoegen

  1. Klik tijdens het maken van de boeking op Bestand kiezen uit je Inbox.
  2. Selecteer de juiste bon of inkoopfactuur en klik op Kies. Je kunt de bon of inkoopfactuur ook slepen vanuit je bureaublad of een map op je computer.

Bon of inkoopfactuur achteraf aan boeking toevoegen

Heb je haast of veel bonnen en inkoopfacturen in je Jortt Inbox dan is het handiger om eerst de bij- en afschrijvingen in te boeken en pas later een bon aan een boeking toe te voegen. Je kunt werken vanuit de Inbox of vanuit een boeking.

Werken vanuit de Inbox

Het gemakkelijkst gaat dit door te werken vanuit de Inbox. Dit doe je als volgt:

  1. Ga naar de Inbox.
  2. Klik op de bovenste bon of inkoopfactuur.
  3. De bon of inkoopfactuur opent in een nieuw scherm en kies nu Koppel aan bestaande boeking.
  4. Geef bij Zoeken het bedrag in.
  5. Kies uit de lijst de bijbehorende boeking.
  6. Jortt stopt de bon/factuur in de boeking en sluit het scherm. Je kunt nu een volgende bon of inkoopfactuur selecteren.

Werken vanuit boekingen

Je kunt een bon of inkoopfactuur ook toevoegen door op de boeking te gaan staan. Wanneer je op de boeking klikt kun je direct bovenaan kiezen voor Voeg bon toe. Je komt dan in je Inbox en kunt de bon/factuur selecteren die bij de boeking hoort. Wanneer je veel bonnen en inkoopfacturen in je Inbox hebt, is het gemakkelijker om te werken vanuit je Inbox omdat je daar een zoekfunctie hebt.

Meerdere bonnen of inkoopfacturen aan één boeking koppelen

Aan een boeking kan maar één bon of factuur (bestand) gekoppeld worden. Wil je meerdere bonnen/facturen aan een boeking toevoegen? Dat kan op een van de volgende manieren:

  1. Splits de betaling in meerdere boekingen, je krijgt dan één boeking per factuur.
  2. Voeg de facturen samen via een (gratis online) pdf-samenvoeg programma: https://smallpdf.com/nl/pdf-samenvoegen
  3. Leg de bonnen/facturen naast elkaar op tafel en maak er één foto van.

De content is door Jortt met de grootst mogelijke zorg samengesteld, doch, aanvaardt Jortt geen aansprakelijkheid ten aanzien van mogelijke onjuistheden van het getoonde. Lees de volledige disclaimer.