KvK jaarrekening deponeren voor een kleine bv

Een kleine bv mag haar jaarrekening zelf deponeren bij de KvK, zonder accountant. Ze deponeert wel meer dan een micro-bv: een uitgebreidere balans, de grondslagen, toelichtingen en de verplichtingen die niet op de balans staan. In jortt maak je de KvK-jaarrekening via de Boekhoudbot, in zeven stappen. Daarna kies je bij de KvK het sjabloon Klein Fiscaal en neem je de gegevens over.

Is je bv kleiner? Lees dan de KvK jaarrekening deponeren voor een micro-bv.

Ben je klein?

Je valt in een bedrijfsklasse als je jaarrekening twee jaar achter elkaar aan minimaal twee van de drie eisen voldoet.

Een voorbeeld: je bv heeft € 1 miljoen aan bezittingen, € 2 miljoen omzet en 8 werknemers. Twee van de drie eisen zijn klein, dus je bv is klein, ook al heb je minder dan 10 werknemers.

Deponeer je als micro terwijl je bv klein is, dan mist je jaarrekening onderdelen die de wet vraagt. Kijk dus elk jaar even naar de tabel. Deponeerde je eerder als micro en had dat klein moeten zijn, deponeer dan opnieuw met Klein Fiscaal.

Wat deponeert een kleine bv?

• Een balans met de vaste activa per soort (immaterieel, materieel, financieel), de vlottende activa per soort (voorraden, vorderingen, liquide middelen) en de schulden gesplitst in langlopend en kortlopend.
• De grondslagen: hoe je de bedragen op je balans hebt bepaald.
• Toelichtingen op de posten van de balans waar iets over te zeggen valt.
• De niet in de balans opgenomen verplichtingen, zoals een huurcontract.
• Een beschrijving van je activiteiten en het gemiddeld aantal werknemers.

Een winst-en-verliesrekening en een accountantsverklaring hoeven niet. Een accountantscontrole is pas verplicht vanaf middelgroot.

Wanneer moet je deponeren?

De termijnen zijn voor klein dezelfde als voor micro. Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar en een enig aandeelhouder die ook bestuurder is, deponeer je uiterlijk 8 november. De uitleg staat bij wanneer je een jaarrekening moet deponeren.

Stap 1: maak de KvK-jaarrekening in jortt

1. Klik in het menu links op Boekhoudbot.
2. Kies KvK-jaarrekening. Gebruik deze en niet het balansrapport: hier staan de cijfers in de indeling die de KvK vraagt.
3. Klik op het jaar dat je wilt deponeren.

1. Instellingen

Open Instellingen met Wijzig en kies:

• Bedrijfsklasse: Kleine rechtspersoon.
• Waarderingsgrondslag: staat op Fiscaal. Dan gelden dezelfde waarderingsregels als voor je aangifte vennootschapsbelasting.

Klik op Volgende. Daarna heeft de wizard zeven stappen in plaats van vier.

Een groen nummer is klaar, het blauwe nummer is de stap waar je bent. Met Wijzig of Bekijk open je een stap opnieuw. Je loopt de stappen af met Volgende: daarmee sla je ook op.

2. Algemene gegevens

jortt vult in wat het al weet, zoals de naam, het KvK-nummer en het adres. Grijze velden kun je hier niet wijzigen.

• Classificatie: staat er al, grijs, en moet Klein zijn. Staat er Micro, ga dan terug naar Instellingen.
• Handelsnaam: vul hem in als je bv onder een andere naam werkt.
• Contactpersoon: je voornamen, je achternaam, een telefoonnummer en een e-mailadres. Het telefoonnummer is verplicht.
• Jaarrekening vastgesteld (J/N): bij Ja vul je de datum van vaststelling in.

De rest is gelijk aan micro. Zie stap 2 bij micro voor een voorbeeld van het scherm.

3. Cijfers

Hier zie je de balans zoals de KvK hem bij klein wil zien, met dit jaar en vorig jaar naast elkaar. De schulden staan al gesplitst: Langlopende schulden lost je pas na meer dan een jaar af, Kortlopende schulden en overlopende passiva binnen een jaar. Je kunt hier niets aanpassen: klopt er iets niet, pas dan je boekingen aan.

jortt rekent met centen en rondt elke regel af op hele euro’s. Daardoor kan een totaal een paar euro afwijken van de som van de regels erboven. De KvK geeft dan een gele melding, bijvoorbeeld “‘Vlottende activa’ BEHOORT gelijk te zijn aan de sommatie van de onderliggende waarden”. Dat is een gewoon afrondingsverschil. Pas bij de KvK één regel aan tot de optelling klopt. Een verschil tot € 25 mag je zo wegwerken.

4. Grondslagen

In de grondslagen leg je uit hoe je de bedragen op je balans hebt bepaald. jortt vult hier vier standaardteksten in. Lees ze na en pas ze aan als ze niet kloppen voor jouw bv. Eigen vermogen, grondslag is leeg; bij een fiscale jaarrekening kun je schrijven: “Het eigen vermogen wordt gewaardeerd tegen nominale waarde.”

De KvK vraagt een grondslag voor elke post die op je balans staat. In de jaarrekening die jortt maakt staan er meer dan in deze stap. Die vind je hieronder om te kopiëren, met het veld bij de KvK waar ze horen.

5. Toelichtingen

Hier geef je een toelichting op de Immateriële vaste activa en het Eigen vermogen. Heb je niets bijzonders te melden, laat de velden dan leeg. Een voorbeeld van een bijzonderheid: je hebt dit jaar dividend uitgekeerd, of de bv heeft zelf software ontwikkeld en die als bezit geboekt.

6. Niet in balans opgenomen verplichtingen

Dit zijn uitgaven waaraan je vastzit door een contract, maar die niet op je balans staan. Bijvoorbeeld:

• een huurcontract voor je bedrijfspand voor meerdere jaren;
• operationele lease van auto’s of machines (financial lease staat al als lening op de balans);
• erfpacht, licenties of een juridisch geschil.

Schrijf per verplichting wat het is, hoe lang hij nog loopt en om welk bedrag per jaar het gaat. Bijvoorbeeld: “Huurcontract bedrijfspand tot en met 31 december 2028, € 24.000 per jaar.” Een contract dat je per maand kunt opzeggen hoort hier niet bij. Heb je zulke verplichtingen niet, laat het veld dan leeg.

7. Overige toelichtingen

• Beschrijving van de belangrijkste activiteiten: in één of twee zinnen wat je bv doet.
• Gemiddeld aantal werknemers over de periode: het gemiddelde over het jaar, niet het aantal op 31 december. Zat je het halve jaar met 10 en het halve jaar met 14 mensen, dan is het 12.
• Soort bestuurder of commissaris en Naam: meestal Bestuurder (huidig) en je eigen naam.

Klik op Opslaan.

Print of bewaar het rapport

1. Klik in de wizard op het printericoon naast de kop.
2. Kies je printer, of kies Opslaan als pdf.
3. Zet het rapport open in een tabblad naast de KvK. Dan hoef je straks alleen over te nemen.

Stap 2: log in bij de KvK

1. Ga in een nieuw tabblad naar Inloggen bij de KvK.
2. Kies het blok Jaarrekening deponeren.
3. Log in met eHerkenning, een toegangscode of je e-mailadres.

Het portaal werkt maar in één tabblad tegelijk. Open je het in een tweede tabblad, dan vraagt de KvK je dat tabblad te sluiten. Ben je al ingelogd in Mijn KVK met DigiD, log daar dan eerst uit.

Deponeer je voor meer dan één bv? Het portaal werkt voor de bv waarmee je bent ingelogd: dat KvK-nummer staat rechtsboven. Meld je af en log opnieuw in voor de andere bv. Blijft het oude nummer staan, dan onthoudt eHerkenning je vorige inlog nog een tijd. Gebruik dan een privévenster of wacht even.

Stap 3: maak een nieuwe jaarrekening in het portaal

1. Controleer rechtsboven het KvK-nummer: dat moet het nummer van je bv zijn.
2. Typ onder Een jaarrekening opstellen en definitief maken een titel, bijvoorbeeld KvK jaarrekening, je bedrijfsnaam en het jaar.
3. Klik op Creëer nieuwe jaarrekening.
4. Kies het sjabloon Klein Fiscaal. jortt maakt een fiscale jaarrekening, dus kies geen commercieel sjabloon.
5. Controleer de datums en klik op Doorgaan.

Het sjabloon kun je daarna niet meer wijzigen. Koos je het verkeerde, dan maak je een nieuwe jaarrekening aan.

Stap 4: vul het formulier in

Links staan de onderdelen van je jaarrekening. Bij klein zijn het er veel meer dan bij micro: onder Toelichting op de jaarrekening staat een pagina per post van de balans. De meeste laat je leeg. Hieronder staat wat je wel invult. Bovenaan staan de paarse knoppen: menu, home, validatie, opslaan, vorige en volgende. Klik na elke pagina op Opslaan, want blijf je te lang op één pagina, dan logt de KvK je uit.

Is een verplicht veld leeg, zoals de zetel, dan kun je niet verder: de KvK meldt dat er nog problemen op de pagina zijn. Staat er alleen een waarschuwing, dan vraagt de KvK of je toch door wilt gaan.

Informatie over de rechtspersoon

• Rechtsvorm: Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid.
• Zetel van de rechtspersoon: de plaats uit je statuten. Dit veld is verplicht; zonder zetel kom je niet verder.
• Classificatie: Klein.
• Naam, KvK-nummer, SBI-code en adres vult de KvK zelf in.

Informatie over de rapportage

Dit is hetzelfde als bij micro: de titel, de datum van opmaak, of de jaarrekening is vastgesteld en de datum van vaststelling, en je e-mailadres voor de bevestiging. De velden staan uitgelegd bij micro.

Deponeerde je dit jaar eerder als micro, terwijl je bv klein is? Kies dan bij Heraanlevering van het document op basis van inhoudelijk en onoverkomelijke onjuistheden voor Ja en schrijf erbij waarom, bijvoorbeeld: “Eerder gedeponeerd als micro. De bv is klein; deze jaarrekening vervangt die deponering.”

Balans

1. Kies bij Balans voor of na resultaatbestemming in de kolom Huidig Na resultaatbestemming.
2. Neem de bedragen over uit stap 3 Cijfers in jortt. Huidig is het jaar dat je deponeert, Voorgaand het jaar ervoor. Staat er in jortt 0, laat het vak dan leeg.
3. Langlopende schulden en Kortlopende schulden staan in jortt al gesplitst.
4. Het eigen vermogen vraagt de KvK in regels: gestort kapitaal, agio, reserves, het resultaat van het boekjaar. jortt toont in de KvK-jaarrekening alleen het totaal. De verdeling staat in de jaarrekening die jortt maakt, onder Eigen vermogen. Vul je alleen Totaal van eigen vermogen in, dan keurt de validatie dat ook goed.

Geeft de KvK een gele melding dat een totaal niet gelijk is aan de som van de regels? Dat is een afrondingsverschil: jortt rondt elke regel af op hele euro’s. Pas één regel aan tot de optelling klopt. Een verschil tot € 25 mag je zo wegwerken.

Algemene toelichting

Vul Beschrijving van de belangrijkste activiteiten van de rechtspersoon in. Dat is de tekst uit stap 7 in jortt, bijvoorbeeld “Ontwikkelen en verkopen van online boekhoudsoftware voor ondernemers.” De andere onderdelen van deze pagina (continuïteit, groepsverhoudingen, schattingen, consolidatie, fusies) laat je leeg, tenzij ze voor jouw bv gelden.

Grondslagen

Twee pagina’s gaan over grondslagen: Algemene grondslagen voor verslaggeving en Grondslagen. Op de tweede staan ruim honderd velden, een per soort post. Je vult alleen de velden in voor posten die op jouw balans staan.

Hieronder staan de grondslagen uit de jaarrekening en de KvK-jaarrekening van jortt, met de pagina en het veld waar ze horen. Neem alleen over wat voor jouw bv geldt: heb je geen voorraad, dan laat je de grondslag van voorraden leeg. Klik op Kopieer en plak de tekst bij de KvK.

Voor liquide middelen en eigen vermogen heeft jortt geen tekst. Gebruik bij Grondslag van liquide middelen: “De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde.” En bij Grondslag van eigen vermogen: “Het eigen vermogen wordt gewaardeerd tegen nominale waarde.”

Toelichting op de balans en de winst-en-verliesrekening

Onder Balans staat een pagina per post, zoals Materiële vaste activa, Vorderingen en Kortlopende schulden. Onder Winst-en-verliesrekening staan Afschrijvingen en Belastingen. Is er niets bijzonders te melden, laat ze dan leeg. Twee pagina’s vul je wel in als ze gelden:

• Niet in de balans opgenomen verplichtingen: neem de tekst over uit stap 6 in jortt, zoals een huurcontract voor je pand.
• Eigen vermogen: heb je dit jaar dividend uitgekeerd, dan kun je dat hier noemen.

Overige toelichtingen: gemiddeld aantal werknemers

De KvK vraagt het gemiddeld aantal werknemers binnen en buiten Nederland, voor dit jaar en vorig jaar. jortt vraagt in stap 7 alleen het aantal voor dit jaar. Het totaal rekent de KvK zelf uit. Laat je deze pagina leeg, dan krijg je bij de validatie een gele melding.

De andere overige toelichtingen (concessies, financiële instrumenten, bezoldiging van bestuurders, leningen aan bestuurders) laat je meestal leeg. Bezoldiging hoeft een kleine bv niet te vermelden.

Ondertekening van de jaarrekening

1. Klik op het paarse plusje.
2. Vul de naam van de bestuurder in, kies Bestuurder (huidig) en vul de plaats en de datum van ondertekening in.
3. Ondertekend door bestuurder of commissaris (J/N): Ja.

Stap 5: controleer en maak definitief

Klik bovenaan op de knop validatie (het vinkje).

Rode meldingen los je op voordat je verder kunt. Gele meldingen zijn waarschuwingen; bij klein zie je vaak de afronding en het aantal werknemers. Klik op Volgende voor Overzicht gegevens, controleer alles en klik onderaan op Volgende. De KvK vraagt of je de jaarrekening definitief wilt maken.

Klik op Bevestigen. Definitief maken is nog geen deponeren: de jaarrekening staat nu onder Te verzenden jaarrekening.

Stap 6: verstuur en bewaar het verzendnummer

1. Klik onder Te verzenden jaarrekening op het papieren vliegtuig.
2. Je krijgt een Ontvangstbevestiging met een verzendnummer. Bewaar dat nummer bij je jaarstukken.
3. Klik bij Status van aanlevering op het verversicoon. Staat er Afgeleverd met een groen vinkje, dan heeft de KvK je jaarrekening.

Sluit daarna in jortt het boekjaar.

Wat betekenen de termen bij klein?

De termen die ook bij micro voorkomen, zoals publicatiestukken, fiscaal, zetel en resultaatbestemming, staan uitgelegd bij micro. Deze komen alleen bij klein voor:

• Kleine rechtspersoon: een bv die twee jaar achter elkaar aan minstens twee van de drie eisen voor klein voldoet: € 450.000 tot € 7,5 miljoen aan bezittingen, € 900.000 tot € 15 miljoen netto-omzet, 10 tot 50 werknemers.
• Grondslagen (waarderingsgrondslagen): de regels waarmee je de bedragen op je balans hebt bepaald. Bijvoorbeeld: een computer staat erop voor wat je ervoor betaalde, min de afschrijving. De wet vraagt een grondslag voor elke post op de balans.
• Nominale waarde: het bedrag dat op de factuur of het afschrift staat, zonder herwaardering.
• Toelichting: de uitleg bij de cijfers. Bij klein mag die kort zijn; veel velden blijven leeg.
• Niet in de balans opgenomen verplichtingen: uitgaven waar je aan vastzit door een contract, maar die niet op je balans staan, zoals een huurcontract voor meerdere jaren of operationele lease.
• Gestort en opgevraagd aandelenkapitaal: het geld dat aandeelhouders bij de oprichting in de bv hebben gestort.
• Agio: wat aandeelhouders boven de nominale waarde van hun aandelen hebben gestort.
• Wettelijke en statutaire reserves: reserves die de wet of je statuten voorschrijven. Je mag ze niet als dividend uitkeren.
• Overige reserves: de winst van eerdere jaren die in de bv is gebleven.
• Herinvesteringsreserve: een fiscale reserve voor de boekwinst bij verkoop van een bedrijfsmiddel, als je binnen drie jaar opnieuw investeert.
• Gemiddeld aantal werknemers: het gemiddelde over het jaar, niet het aantal op 31 december.
• WNT: de Wet normering topinkomens. Die geldt voor (semi)publieke instellingen, niet voor een gewone bv. Laat die velden leeg.
• Heraanlevering: opnieuw deponeren om een eerder gedeponeerde jaarrekening te vervangen, bijvoorbeeld als je eerst als micro deponeerde terwijl je klein bent.