KvK jaarrekening deponeren voor een micro-bv

Een micro-bv mag haar jaarrekening zelf deponeren bij de KvK, zonder accountant. In jortt maak je de KvK-jaarrekening via de Boekhoudbot, in vier stappen, en de cijfers komen uit je boekhouding. Daarna log je in op het deponeerportaal van de KvK, kies je het sjabloon Micro Fiscaal en neem je de gegevens over. Pas als je op het papieren vliegtuig klikt, is je jaarrekening verstuurd.

Wie moet een jaarrekening deponeren?

Het opstellen en het deponeren van een jaarrekening is verplicht voor bv’s, stichtingen en verenigingen. Ook wanneer je als ondernemer de enige aandeelhouder bent, moet je de jaarcijfers van je bv deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK).

De KvK-jaarrekening is een financieel eindverslag van je bedrijf: in cijfers zie je wat je in het boekjaar hebt gedaan. Met boekhoudprogramma jortt maak je hem via de Boekhoudbot. Wat jortt daarbij allemaal voor je doet, lees je bij de KvK-jaarrekening maken in jortt. Zoek je de uitgebreide jaarrekening voor je eigen administratie of voor de bank, dan is dat de jaarrekening volgens Norm 4410.

Het is een groot misverstand dat een jaarrekening door een accountant of boekhouder moet worden gemaakt of worden goedgekeurd. Tot € 15 miljoen omzet mag je dat zelf doen.

Micro of klein: in welke klasse val je?

Welke gegevens je in je jaarrekening vermeldt, hangt af van de grootte van je bedrijf. Er zijn vier bedrijfsklassen. Je valt in een klasse als je jaarrekening twee jaar achter elkaar aan minimaal twee van de drie eisen voldoet.

Deze uitleg gaat over micro. Ben je klein, dan vraagt de KvK meer: de grondslagen, een toelichting op de balans, de niet in de balans opgenomen verplichtingen (zoals een huurcontract voor je pand) en een korte beschrijving van wat je bedrijf doet. Die extra stappen krijg je in jortt en bij de KvK alleen als je Klein kiest.

Wanneer moet je een jaarrekening deponeren?

Binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur de jaarrekening opmaken en voorleggen aan de aandeelhouders. De aandeelhouders kunnen het bestuur maximaal 5 maanden uitstel verlenen als er bijzondere omstandigheden zijn. Uitstel hoef je niet te melden aan de KvK.

De aandeelhouders hebben vervolgens 2 maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Als je boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar is dit 31 juli zonder uitstel. En bij maximaal uitstel is dit dus 31 december. Na vaststelling van de jaarrekening sluit je het boekjaar in jortt.

Als alle aandeelhouders van de bv ook bestuurder of commissaris zijn, dan leidt ondertekening van de jaarrekening door de bestuurders en commissarissen meteen tot vaststelling van de jaarrekening, tenzij je statuten dat uitsluiten. Dan vervallen de 2 maanden voor vaststelling en moet je binnen 10 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar gedeponeerd hebben. Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar is dat uiterlijk 8 november.

Lees meer over het vaststellen van de jaarrekening in Voorbeeld notulen.

Is de jaarrekening nog niet vastgesteld voor 8 november? Deponeer hem dan toch, en kies bij Jaarrekening vastgesteld (J/N) voor Nee: in jortt bij stap 2 en bij de KvK onder Informatie over de rapportage. Zodra de jaarrekening is vastgesteld, pas je zo nodig de cijfers aan, zet je Jaarrekening vastgesteld op Ja en deponeer je hem opnieuw.

Eerst jortt, dan de KvK

In jortt staat de basis van je KvK-jaarrekening klaar. Met de wizard vul je aan wat ontbreekt. Daarna neem je de gegevens over op de website van de KvK. Met de cijfers uit jortt naast je ben je in ongeveer 30 minuten klaar.

Begin je meteen bij de KvK, dan kost het opzoeken van alle cijfers vaak te lang en word je tussendoor uitgelogd. Wat je niet hebt opgeslagen, ben je dan kwijt. Doorloop daarom eerst de KvK-jaarrekening in jortt, dan hoef je bij de KvK alleen nog over te nemen.

Heb je een verlengd boekjaar? Kies dan het nieuwste jaar en gebruik die KvK-jaarrekening. Is je verlengde boekjaar 2024 en 2025, dan laat je de Boekhoudbot een KvK-jaarrekening maken voor 2025.

Stap 1: maak de KvK-jaarrekening in jortt

1. Klik in het menu links op Boekhoudbot.
2. Kies KvK-jaarrekening. Gebruik deze en niet het balansrapport: hier staan de cijfers in de indeling die de KvK vraagt.
3. Klik op het jaar dat je wilt deponeren.

Een blauw bolletje betekent dat je aan dat jaar bent begonnen, een grijs bolletje dat je er nog niet aan bent begonnen.

De wizard heeft vier stappen. Een groen nummer is klaar, het blauwe nummer is de stap waar je bent. Met Wijzig of Bekijk open je een stap opnieuw.

1. Instellingen

Open Instellingen met Wijzig en kies:

• Bedrijfsklasse: Micro rechtspersoon. Twijfel je, kijk dan in de tabel hierboven.
• Waarderingsgrondslag: Fiscaal. Dan gelden voor de jaarrekening dezelfde waarderingsregels als voor je aangifte vennootschapsbelasting.

Sla op. Is het nummer groen, dan is de stap klaar. Sla je deze stap over, dan opent stap 2 niet.

2. Algemene gegevens

jortt vult in wat het al weet. Vul de rest aan:

• Classificatie: die staat er al, grijs. Hij komt uit stap 1. Staat er niet Micro, ga dan terug naar Instellingen.
• Contactpersoon: je voornamen, je achternaam en een telefoonnummer. Het telefoonnummer is verplicht. Zonder telefoonnummer kun je de stap niet opslaan.
• Startdatum en Einddatum: het begin en het eind van je boekjaar.
• Rapportageperiode afwijkend van een jaar: Nee, tenzij je boekjaar korter of langer was dan twaalf maanden.
• Jaarrekening vastgesteld (J/N): kies Ja of Nee. Bij Ja verschijnt het veld Datum van vaststelling van de jaarrekening.

Klik op Volgende om op te slaan. Stap 3 Cijfers verschijnt pas als stap 2 is opgeslagen.

jortt vraagt hier niet naar de zetel en de SBI-code. Die vul je straks bij de KvK in.

3. Cijfers

Hier zie je de balans zoals de KvK hem wil zien, met dit jaar en vorig jaar naast elkaar. Je kunt hier niets aanpassen: de cijfers komen uit je boekhouding. Klopt er iets niet, pas dan je boekingen aan. Een winst-en-verliesrekening hoeft een micro-bv niet te deponeren.

Let op bij Schulden. jortt toont hier één totaal, de KvK vraagt de schulden in twee regels. De splitsing vind je in de balans in jortt: Langlopende schulden zijn de schulden met een looptijd langer dan een jaar, Nog te betalen zijn de schulden met een looptijd van ten hoogste een jaar.

4. Overige toelichtingen

Vul hier de naam in van de bestuurder. Bij een micro-bv is dat genoeg. De beschrijving van je activiteiten vraagt de KvK alleen bij klein.

Print of bewaar het rapport

1. Klik in de wizard op het printericoon naast de kop.
2. Kies je printer, of kies Opslaan als pdf.
3. Zet het rapport open in een tabblad naast de KvK. Dan hoef je straks alleen over te nemen.

Stap 2: log in bij de KvK

1. Ga in een nieuw tabblad naar Inloggen bij de KvK.
2. Kies het blok Jaarrekening deponeren.
3. Log in met eHerkenning, een toegangscode of je e-mailadres. Voor micro en klein kan het alle drie.

Ben je al ingelogd in Mijn KVK met DigiD? Log daar dan eerst uit. Anders geeft het portaal de fout “Een nieuw account is gebruikt om in te loggen op een bestaande sessie met een ander account. Dit is niet ondersteund. Log uit en probeer het opnieuw.”

Stap 3: maak een nieuwe jaarrekening in het portaal

Je komt op het startscherm Jaarrekening. Controleer rechtsboven het KvK-nummer: dat moet het nummer van je bv zijn.

Zo ziet het startscherm eruit als je jaarrekening klaarstaat om te versturen. De eerste keer zijn alle drie de lijsten leeg.

1. Typ onder Een jaarrekening opstellen en definitief maken een titel, bijvoorbeeld KvK jaarrekening, je bedrijfsnaam en het jaar.
2. Klik op Creëer nieuwe jaarrekening. Er opent een pop-up.
3. Kies het sjabloon Micro Fiscaal - publicatiestukken. jortt maakt een fiscale jaarrekening, dus kies geen commercieel sjabloon. Ben je klein, kies dan Klein Fiscaal.
4. Laat Startende ondernemer? uit, tenzij dit je eerste boekjaar is.
5. Controleer de vier datums en klik op Doorgaan.

Het sjabloon kun je daarna niet meer wijzigen. Koos je het verkeerde, dan maak je een nieuwe jaarrekening aan.

Standaard staan de datums van het laatste boekjaar klaar. Deponeer je een ouder jaar, pas dan de datums aan. De KvK rekent de andere datums door terwijl je typt. Vul daarom eerst de huidige periode in (de onderste twee datums) en daarna de voorgaande periode. Andersom schuiven de datums door en krijg je de melding “Rapportageperioden moeten aansluitend zijn”.

Stap 4: vul het formulier in

Links zie je de onderdelen van je jaarrekening. Bovenaan staan zes paarse knoppen: menu, home, validatie, opslaan, vorige en volgende. Volgende staat dus linksboven, niet onderaan de pagina. Klik op Opslaan na elk onderdeel, want blijf je te lang op één pagina, dan logt de KvK je uit.

Kom je een term tegen die je niet kent? Kijk dan bij wat de termen betekenen.

Informatie over de rechtspersoon

• De naam, het KvK-nummer en de handelsnamen staan er al. Grijze velden kun je niet wijzigen.
• Rechtsvorm: kies Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid.
• Zetel van de rechtspersoon: vul de statutaire zetel in. Dat is de plaats die in je statuten staat, niet je adres. Je vindt hem ook op je uittreksel uit het Handelsregister.
• Classificatie: kies Micro.
• SBI-code: die staat al ingevuld. Laat hem staan.
• Onder Adres van de rechtspersoon staat het meeste al ingevuld. Vul aan wat ontbreekt.

Klik linksboven op opslaan en daarna op volgende.

Informatie over de rapportage

• Titel van het document: dezelfde titel als op het startscherm.
• De vier datums van de periodes staan vast. Die komen uit de pop-up.
• Rapportageperiode afwijkend van een jaar: Nee, tenzij je boekjaar korter of langer was dan twaalf maanden.
• Type grondslag staat op Fiscaal. Dat klopt.
• Rapporteringsvaluta: Euro.
• Toegepaste mate van afronding staat op 1. Dat betekent dat je bedragen in hele euro’s invult, zonder centen.
• Datum van opmaak: de datum waarop je als bestuurder de jaarrekening hebt opgesteld.
• Jaarrekening vastgesteld (J/N) en Datum van vaststelling: dezelfde antwoorden als in stap 2 in jortt.
• De twee vragen over heraanlevering: Nee. Kies alleen Ja als je een eerder gedeponeerde jaarrekening vervangt. De eerste vraag is voor een echte fout in de cijfers of de tekst, de tweede voor een technische fout bij het aanleveren.
• E-mailadres: hier stuurt de KvK de bevestiging naartoe.

Opmaken en vaststellen zijn twee dingen. Opmaken doet het bestuur: dat stelt de jaarrekening op. Vaststellen doen de aandeelhouders: zij keuren hem goed. Ben je enig aandeelhouder én bestuurder, dan is ondertekenen meteen vaststellen, tenzij je statuten dat uitsluiten. Datum van opmaak en datum van vaststelling zijn dan dezelfde.

Balans

1. Kies bij Balans voor of na resultaatbestemming in beide kolommen Na resultaatbestemming. Zo maakt jortt de balans ook.
2. Neem de bedragen over uit stap 3 in jortt. Huidig is het jaar dat je deponeert, Voorgaand het jaar ervoor.
3. Staat er in jortt 0, laat het vak dan leeg.
4. Splits de schulden. Langer dan een jaar zijn de Langlopende schulden uit de balans in jortt, ten hoogste een jaar is Nog te betalen. Samen zijn ze het bedrag dat jortt bij Schulden toont.
5. Laat het vak Vermelding dat er geen overlopende activa en passiva zijn opgenomen leeg.

jortt rekent met centen en rondt af in het rapport voor de KvK. Zet de KvK een geel kader om een vak omdat de optelling niet klopt, pas dan zelf het bedrag met een euro aan, zodat de optelling klopt.

Toelichting

Hier staan vrije velden, onder meer over artikel 2:395a BW, eigen aandelen, schulden, fiscale correcties en Pijler 2. Voor een micro-bv laat je ze meestal leeg. Artikel 2:395a BW is het wetsartikel met de vrijstellingen voor micro-ondernemingen. Pijler 2 is de wereldwijde minimumbelasting voor concerns met een omzet vanaf 750 miljoen euro. Die geldt niet voor jou.

Ondertekening van de jaarrekening

1. Klik op het paarse plusje. Er verschijnt een blok voor één bestuurder.
2. Vul in het eerste veld de naam van de bestuurder in.
3. Soort bestuurder of commissaris: kies Bestuurder (huidig).
4. Naam van de rechtspersoon die optreedt als bestuurder: alleen invullen als een bv jouw bestuurder is, bijvoorbeeld je holding.
5. Vul de locatie en de datum van de ondertekening in.
6. Ondertekend door bestuurder of commissaris (J/N): Ja. De reden waarom niet ondertekend en de presentatievolgorde laat je leeg.
7. Meer bestuurders? Klik nog een keer op het plusje.

Stap 5: controleer en maak definitief

Klik bovenaan op de knop validatie (het vinkje).

Rode meldingen los je op voordat je verder kunt. Gele meldingen zijn waarschuwingen: lees ze, en ga door als het klopt.

Klik op Volgende. Je ziet nu Overzicht gegevens met alles wat je hebt ingevuld. Met Bewerken pas je iets aan, met Printen bewaar je een kopie. Klopt alles, klik dan rechtsonder op Volgende. De KvK vraagt of je de jaarrekening definitief wilt maken.

Klik op Bevestigen. De jaarrekening staat nu op het startscherm onder Te verzenden jaarrekening, met een datum bij Definitief en een vervaldatum bij Verloopt.

Definitief maken is nog geen deponeren. Je jaarrekening staat klaar, maar de KvK heeft hem nog niet. Pas het papieren vliegtuig verstuurt hem. Verstuur hem dus meteen, en in elk geval voor de datum bij Verloopt.

Stap 6: verstuur en bewaar het verzendnummer

1. Klik onder Te verzenden jaarrekening op het papieren vliegtuig.
2. Er verschijnt een Ontvangstbevestiging met de ontvangende partij KVK en een verzendnummer. Bewaar dat nummer, bijvoorbeeld bij je jaarstukken.
3. Onder Status van aanlevering staat eerst nog niets. Klik op het verversicoon: dan staat er Afgeleverd met een groen vinkje.

Afgeleverd betekent dat de KvK je jaarrekening heeft ontvangen. Of hij ook is verwerkt, zie je later op kvk.nl bij je bedrijf, onder Jaarrekeningen of Deponeringen. Sluit daarna in jortt het boekjaar, zodat er niets meer verschuift onder je gedeponeerde cijfers.

Wat betekenen de termen bij de KvK?

• Publicatiestukken: de versie van je jaarrekening die de KvK openbaar maakt. Iedereen kan hem opvragen. Een micro-bv deponeert een ingekorte balans met een korte toelichting.
• Fiscaal of commercieel: twee manieren om je bezittingen en schulden te waarderen. Fiscaal volgt de regels van de Belastingdienst, dezelfde als voor je aangifte vennootschapsbelasting. Commercieel volgt het Burgerlijk Wetboek. Micro en klein mogen fiscaal deponeren, en jortt maakt een fiscale jaarrekening.
• Classificatie: de bedrijfsklasse van je bv: micro, klein, middelgroot of groot. Die hangt af van je bezittingen, je omzet en je aantal werknemers. Zie de tabel bovenaan.
• Statutaire zetel: de plaats die in de statuten van je bv staat. Dat is niet hetzelfde als je adres. Je kunt in Almere werken met een zetel in Amsterdam.
• SBI-code: de code uit de Standaard Bedrijfsindeling die zegt wat je bedrijf doet. Hij staat op je uittreksel van de KvK.
• Rapportageperiode: het boekjaar waar de jaarrekening over gaat. Afwijkend is hij als hij korter of langer is dan twaalf maanden, bijvoorbeeld bij een verlengd eerste boekjaar.
• Enkelvoudig: de jaarrekening van alleen je eigen bv. Het tegenovergestelde is geconsolideerd: een groep met dochters samen in één jaarrekening.
• Toegepaste mate van afronding: hoe precies je bedragen zijn. 1 betekent hele euro’s, zonder centen.
• Opmaken en vaststellen: opmaken is het opstellen van de jaarrekening door het bestuur. Vaststellen is het goedkeuren door de aandeelhouders. Ben je enig aandeelhouder én bestuurder, dan vallen ze samen.
• Heraanlevering: je deponeert opnieuw om een eerder gedeponeerde jaarrekening te vervangen. Inhoudelijk betekent: er zat een echte fout in de cijfers of de tekst. Technisch of procesmatig betekent: er ging iets mis bij het aanleveren zelf. Deponeer je dit jaar voor het eerst, dan is het antwoord Nee.
• Voor of na resultaatbestemming: na resultaatbestemming betekent dat de winst van het jaar al is verdeeld, over het eigen vermogen of als dividend. Voor resultaatbestemming staat de winst nog als los bedrag op de balans.
• Vaste en vlottende activa: activa zijn je bezittingen. Vaste activa houd je langer dan een jaar, zoals een laptop, een auto of inventaris. Vlottende activa zijn er binnen een jaar weer uit, zoals geld op de bank, facturen die je nog krijgt en voorraad.
• Kosten van oprichting en opgevraagde stortingen: kosten van de oprichting die je als bezit hebt geboekt, en kapitaal dat aandeelhouders nog moeten storten en dat de bv al heeft opgevraagd. Bij een micro-bv zijn die vakken meestal leeg.
• Voorzieningen: geld dat je opzij zet voor een uitgave die gaat komen, maar waarvan het bedrag nog niet vaststaat, zoals groot onderhoud. Bij de meeste micro-bv’s is dit vak leeg.
• Schulden langer dan een jaar en ten hoogste een jaar: langer dan een jaar zijn schulden die je pas na meer dan twaalf maanden aflost, zoals een lening. Ten hoogste een jaar zijn schulden die je binnen een jaar betaalt, zoals rekeningen van leveranciers en btw. In jortt heten die Langlopende schulden en Nog te betalen.
• Overlopende activa en passiva: bedragen die bij een ander jaar horen dan het jaar waarin je ze betaalt of krijgt. Bijvoorbeeld huur die je in december al voor januari betaalde, of een rekening over december die pas in januari komt. Het vrije veld daarover laat je leeg.
• Pijler 2: de wereldwijde minimumbelasting van 15 procent voor concerns met een omzet vanaf 750 miljoen euro per jaar. Voor een micro-bv geldt hij niet.
• Verzendnummer (PI-kenmerk): het kenmerk van je aanlevering bij de KvK. Bewaar het: met dit nummer vindt de KvK je deponering terug als er een vraag over komt.
• eHerkenning: het inlogmiddel voor bedrijven bij de overheid. Je koopt het bij een erkende leverancier.