AI Scan en Herken
AI Scan en Herken zit in jortt Plus. Voor nieuwe administraties staat het standaard aan. Gebruik je jortt al langer, zet het dan aan:
- Ga naar en kies AI scan en herken.
- Zet Gebruik maken van AI scan en herken aan en sla op.
Leest de facturen uit
Elke bon en factuur die in je Inbox komt, leest jortt uit met een AI-model. Dat geldt voor:
- pdf’s die je uploadt of naar je Inbox mailt;
- afbeeldingen (jpg en png);
- foto’s die je maakt met de jortt app.
In je Inbox zie je per bon of dat gelukt is: onder de bestandsnaam staat dan Gescand en herkend. Staat dat er niet, dan is de bon nog niet gelezen of is het bestand een soort die jortt niet leest.
Alle tekst op een gelezen bon is doorzoekbaar, ook de factuurregels. Ben je op zoek naar waar je de laatste keer een bureau hebt gekocht? Typ dan “bureau” in de zoekbalk Vind in je boekhouding bovenaan. Je vindt de bon, en via de bon de boeking.
Wat jortt van een bon leest
Klik in je Inbox op een bon. Onder Gescand en herkend staat wat jortt heeft gelezen. Wat niet op de bon staat of niet herkend is, staat er niet.
| In de app | Wat het is |
|---|---|
| Factuurdatum | de datum op de factuur of bon |
| Totaalbedrag | het bedrag inclusief btw |
| Totaal excl. btw | het bedrag zonder btw; staat dat niet op de bon, dan rekent jortt het uit (zie hieronder) |
| Factuurnummer | het nummer van de factuur |
| IBAN-nummer | het rekeningnummer waarop je moet betalen |
| Btw-nummer | het btw-nummer van de leverancier, niet dat van jou |
| KvK-nummer | het KvK-nummer van de leverancier |
| Btw-soort | bijvoorbeeld Leverancier uit Nederland of Leverancier binnen de EU met btw verlegd |
| Leverancier | de naam van de leverancier |
| Omschrijving | een korte omschrijving van wat je kocht |
Het bedrag zonder btw rekent jortt zelf uit als dat niet op de bon staat, maar het totaalbedrag en de btw wel. Jortt haalt de btw dan van het totaal af. Dat werkt ook bij een bon met meer btw-tarieven, zoals een supermarktbon met 9% en 21%: jortt telt de btw-bedragen bij elkaar op. Staat er alleen “incl. btw” en geen btw-bedrag, dan blijft Totaal excl. btw leeg.
Met deze gegevens koppelt jortt een bon zelf aan de juiste boeking: als het bedrag gelijk is en het factuurnummer in de omschrijving van de boeking staat of de factuurdatum binnen 30 dagen ligt. Hoe dat precies werkt, lees je bij bonnen automatisch koppelen.
Welke bestanden jortt leest
AI Scan en Herken leest pdf-, jpg-, jpeg- en png-bestanden.
Een pdf met meer pagina’s leest jortt helemaal. Dus ook een totaalbedrag dat op pagina 2 of 3 staat. In het overzicht zie je alleen de eerste pagina als voorbeeld; klik op de bon, kies Alle opties en daarna Toon origineel om alle pagina’s te zien. Bij een heel lange pdf, zoals een contract of afschrift van meer dan 50 pagina’s, of een gescande pdf van meer dan 10 pagina’s, leest jortt alleen de eerste pagina.
Wat je met de herkende gegevens kunt
Een bon aan een boeking koppelen. Jortt doet dat zelf als het past, en boek je een afschrijving zelf, dan staat een passende bon al in het formulier. Zie bonnen automatisch koppelen.
Een boeking maken van een bon. Hoort er geen bij- of afschrijving bij de bon, bijvoorbeeld omdat je contant betaalde, klik dan in je Inbox op de bon en kies Maak nieuwe boeking. Jortt vult de omschrijving, de factuurdatum, het totaalbedrag en de btw-soort in, en stelt een categorie voor (zie hieronder). De btw vult jortt alleen in als het btw-bedrag op de bon bij één tarief past; bij een bon met 9% en 21% verdeel je de btw zelf. Zie nieuwe boeking maken vanuit de Inbox.
Betalen. Moet een inkoopfactuur nog betaald worden en zijn het rekeningnummer, het bedrag en het factuurnummer gevonden, dan zet jortt er een QR-code bij die je met je bankapp scant. Zie een inkoopfactuur betalen vanuit je Inbox.
Een gelezen bon wordt nooit uit zichzelf een boeking. Jortt boekt op basis van je bij- en afschrijvingen, en de bon is het bewijs bij die boeking.
De categorie die jortt voorstelt
Maak je een boeking van een bon, of boek je een afschrijving waar jortt een bon bij heeft gevonden, dan stelt jortt een categorie voor. Naast Categorie staat dan Voorgesteld. Jortt kiest in deze volgorde:
- De categorie van je laatste boeking met een bon van dezelfde leverancier. Jortt herkent de leverancier aan het btw-nummer of het IBAN op de bon.
- De categorie die je eerder gebruikte bij bij- en afschrijvingen van dat IBAN.
- Anders de categorie die het AI-model kiest op basis van wat er op de bon staat. Het kijkt daarbij ook naar de Omschrijving die je zelf bij een categorie hebt gezet.
Het voorstel komt alleen in de plaats van Andere kosten. Geeft een standaardregel of een eerdere boeking met dezelfde tegenrekening al een categorie, dan blijft die staan. Past geen categorie beter dan een algemene, dan blijft het Andere kosten. Controleer altijd of de categorie klopt; je wijzigt hem gewoon in het formulier.
Veelgestelde vragen over AI Scan en Herken
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Voor wie is AI Scan en Herken beschikbaar?
AI Scan en Herken zit in jortt Plus. Voor nieuwe administraties staat het standaard aan. Gebruik je jortt al langer, ga dan naar Instellingen, kies AI scan en herken en zet Gebruik maken van AI scan en herken aan.
Welke bestanden kan AI Scan en Herken uitlezen?
AI Scan en Herken leest pdf-, jpg-, jpeg- en png-bestanden, of je ze nu uploadt, mailt naar je Inbox of fotografeert met de jortt app. Van een pdf leest jortt alle pagina's, dus ook een totaalbedrag op pagina 2 of 3. In het overzicht zie je de eerste pagina; klik op de bon, kies Alle opties en daarna Toon origineel om alle pagina's te zien.
Welke bestanden worden niet door AI Scan en Herken uitgelezen?
Gif-, bmp- en tiff-bestanden zet je wel in je Inbox, maar ze worden niet gelezen. Html-, Word- en Excelfacturen en bestanden zonder extensie leest jortt ook niet.
Welke gegevens haalt jortt uit een gescande factuur?
Wat er op de bon staat en jortt herkent: de factuurdatum, het totaalbedrag, het totaal exclusief btw, het factuurnummer, het IBAN, het btw-nummer en het KvK-nummer van de leverancier, de btw-soort, de naam van de leverancier en een korte omschrijving. Je ziet ze in je Inbox onder Gescand en herkend als je op de bon klikt.
Worden mijn eerder geüploade facturen ook gescand?
Nee. Zet je AI Scan en Herken aan, dan leest jortt de bonnen die je daarna toevoegt. Bonnen die al in je Inbox stonden, leest jortt niet vanzelf alsnog.
Kan ik zoeken in de gegevens van mijn gescande facturen?
Ja, alle tekst op een gelezen bon is doorzoekbaar, ook de factuurregels. Zoek je bijvoorbeeld waar je een bureau hebt gekocht, typ dan bureau in de zoekbalk bovenaan. Je vindt de bon, en via de bon de boeking.
Helpt AI Scan en Herken bij het koppelen van bonnen aan boekingen?
Ja. Jortt koppelt een bon zelf aan een boeking als het bedrag gelijk is en het factuurnummer in de omschrijving van de boeking staat of de factuurdatum binnen 30 dagen ligt. Dat werkt beide kanten op: bij een nieuwe bon en bij een nieuwe boeking. Boek je een afschrijving zelf, dan staat een passende bon al in het formulier.
Maakt jortt automatisch een boeking van een gescande bon?
Nee. Jortt werkt op basis van je bij- en afschrijvingen en maakt nooit uit zichzelf een boeking van een gescande bon of factuur. Kies je zelf Maak nieuwe boeking bij de bon in je Inbox, dan vult jortt de boeking wel met wat er gelezen is: de omschrijving, de factuurdatum, het totaalbedrag, de btw-soort en de btw. Ook stelt jortt een categorie voor.
Kiest jortt ook de categorie bij een bon?
Ja, jortt stelt een categorie voor als je een boeking maakt van een bon, of een afschrijving boekt waar jortt een bon bij vond. Eerst kijkt jortt naar je laatste boeking met een bon van dezelfde leverancier, herkend aan het btw-nummer of IBAN. Daarna naar eerdere bij- en afschrijvingen van dat IBAN. Anders kiest het AI-model een categorie op basis van wat er op de bon staat. Naast Categorie staat dan Voorgesteld. Controleer altijd of de categorie klopt.