Wat is debiteurenbeheer?
Wat betekent debiteurenbeheer?
Een debiteur is iemand die jou geld schuldig is, meestal een klant met een onbetaalde factuur. Debiteurenbeheer is het werk rond die openstaande facturen: zorgen dat ze op tijd worden betaald, en weten wat je moet doen als dat niet gebeurt. In grotere bedrijven heet het ook credit management.
Het bestaat uit vier stappen:
- Vooraf afspreken. Een duidelijke betalingstermijn op je offerte en factuur. Spreek je niets af, dan geldt tussen bedrijven een termijn van 30 dagen.
- Bijhouden. Weten welke facturen nog openstaan en hoe lang al. Daarvoor moet elke betaling aan de juiste factuur gekoppeld zijn; dat heet afletteren.
- Herinneren. Is de vervaldatum voorbij, dan stuur je een vriendelijke herinnering, en daarna zo nodig een aanmaning.
- Incasseren of afboeken. Betaalt een klant ook daarna niet, dan schakel je een incassobureau in, of boek je de factuur af als oninbaar.
Waarom debiteurenbeheer ertoe doet
Omzet op een factuur is nog geen geld op je bank. Zolang je klant niet betaalt, financier jij zijn inkoop. Bij het factuurstelsel betaal je de btw over die factuur bovendien al in de aangifte over de periode van de factuurdatum, ook als het geld nog niet binnen is. Goed debiteurenbeheer houdt je cashflow en je liquiditeit gezond.
De debiteurentermijn berekenen
Hoe snel je klanten betalen, meet je met de debiteurentermijn, ook wel de gemiddelde krediettermijn van debiteuren of DSO (days sales outstanding):
Debiteurentermijn = gemiddeld openstaande facturen ÷ omzet inclusief btw × 365
Reken beide bedragen inclusief btw, want op je openstaande facturen staat ook btw.
Voorbeeld. Koertt heeft over een jaar € 120.000 omzet, plus € 25.200 btw: € 145.200 inclusief btw. Gemiddeld staat er € 12.100 aan facturen open.
€ 12.100 ÷ € 145.200 × 365 = 30 dagen
Koertt spreekt met zijn klanten 14 dagen af. Ze betalen dus gemiddeld ruim twee weken te laat. Haalt Koertt de termijn terug naar 14 dagen, dan staat er gemiddeld € 5.570 open en komt er ruim € 6.500 eerder op zijn rekening.
In jortt
Jortt helpt bij elke stap. Wat je waar vindt:
| Stap | Wat jortt doet | Pakket |
|---|---|---|
| Betaalgemak | Een iDEAL|Wero-betaallink bij je factuur, via je Mollie-account | alle pakketten |
| Bijhouden | De Boekhoudbot koppelt een betaling zelf aan de factuur als het factuurnummer of betalingskenmerk in de omschrijving staat en het bedrag klopt | vanaf jortt ZZP |
| Overzicht | Het rapport Onbetaalde facturen per klant toont per klant wat er openstaat en hoe lang al | vanaf jortt ZZP |
| Herinneren | Verlopen facturen staan bij Nog te doen, ingedeeld naar hoe vaak je al herinnerde | alle pakketten |
| Incasseren | Automatische incasso met een SEPA-machtiging van je klant, via Mollie | jortt Plus |
Herinneren. Is de vervaldatum voorbij en heeft je klant niet (helemaal) betaald, dan zet jortt de factuur bij Nog te doen, in een van vier groepen: nog niet herinnerd, één keer, twee keer, en drie keer of vaker. Je herinnert per factuur of meer tegelijk. De herinneringsmail vraagt je klant uiterlijk binnen 7 dagen te betalen, met de factuur als bijlage. Hoe het werkt, lees je bij een factuur herinneren.
Oninbaar. Betaalt een klant niet meer, dan markeer je de factuur als oninbaar. Hoe je dat boekt, lees je bij dubieuze debiteuren verwerken.
Verwante termen
Debiteuren en crediteuren: wie jou geld schuldig is, en aan wie jij.
Afletteren: een betaling koppelen aan de factuur waar hij bij hoort.
Betalingstermijn: hoe lang je klant heeft om te betalen.
Aanmaning: de formele stap na een herinnering.
Kredietbeperking: een toeslag die je klant betaalt als hij te laat is.
Cashflow: het geld dat echt binnenkomt en weggaat.
Veelgestelde vragen over debiteurenbeheer
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Hoe bereken je de debiteurentermijn?
Deel het bedrag aan openstaande facturen door je omzet inclusief btw over een jaar, en vermenigvuldig met 365. Staat er gemiddeld € 12.100 open bij een jaaromzet van € 145.200 inclusief btw, dan is je debiteurentermijn 30 dagen. Je klanten betalen dan gemiddeld 30 dagen na de factuurdatum.
Waarom reken je de debiteurentermijn met omzet inclusief btw?
Omdat er op je openstaande facturen ook btw staat. Deel je het openstaande bedrag inclusief btw door omzet zonder btw, dan lijkt de termijn langer dan hij is. Beide getallen moeten dus inclusief btw zijn, of allebei zonder.
Wat is een goede debiteurentermijn?
Een debiteurentermijn die dicht bij je eigen betalingstermijn ligt. Spreek je 14 dagen af en is je debiteurentermijn 40 dagen, dan betalen je klanten gemiddeld bijna vier weken te laat. Dat geld zit in je klanten in plaats van op je bank.
Herinnert jortt mijn klanten automatisch?
Nee, jij verstuurt de herinnering. Jortt zet verlopen facturen bij Nog te doen, ingedeeld naar hoe vaak je al hebt herinnerd, en je herinnert ze per stuk of in één keer. Wil je niet achter betalingen aan, gebruik dan in jortt Plus automatische incasso: dan schrijft jortt het bedrag via Mollie af met een SEPA-machtiging van je klant.
Schakelt jortt een incassobureau in?
Nee. Jortt houdt bij hoe vaak je een klant hebt herinnerd en meldt na drie of meer herinneringen dat je een incassotraject kunt starten, maar een incassobureau kies en schakel je zelf in. Betaalt een klant echt niet meer, dan markeer je de factuur als oninbaar.