Wat is een e-factuur?
Wat betekent e-factuur?
Een e-factuur (elektronische factuur) is geen document om te lezen, maar een bestand om te verwerken. Elk gegeven heeft een eigen, vast veld: factuurnummer, datum, klant, factuurregels, btw per tarief, het totaal en het rekeningnummer. Software weet daardoor precies wat wat is, zonder te lezen of te gokken.
Een pdf is iets anders. Dat is een plaatje van een factuur: een mens leest hem, en software moet de gegevens eruit herkennen met OCR. Ook een pdf die je per e-mail stuurt, is daarom geen e-factuur, al noemt de Belastingdienst hem wel een digitale factuur.
| Pdf-factuur | E-factuur | |
|---|---|---|
| Voor wie | een mens | software |
| Gegevens | als tekst op een pagina | elk in een eigen veld |
| Inlezen | overtypen of laten herkennen | direct, zonder herkennen |
| Versturen | per e-mail | via een netwerk zoals Peppol |
De norm, het formaat en het netwerk
Drie woorden die vaak door elkaar lopen:
| Begrip | Wat het is |
|---|---|
| EN 16931 | de Europese norm die zegt welke gegevens een e-factuur moet bevatten |
| UBL | het bestandsformaat (XML) waarin die gegevens staan; zie wat is een UBL-factuur |
| Peppol | het netwerk dat de e-factuur van jouw administratie naar die van je klant brengt; zie Peppol |
Vergelijk het met een brief: de norm zegt wat erin moet staan, UBL is hoe hij is opgesteld en Peppol is de post die hem bezorgt.
Een voorbeeld
Koertt stuurt De Boer BV een factuur van € 1.210. Als pdf typt de administratie van De Boer BV de leverancier, de datum, € 1.000, € 210 btw en het IBAN over, of laat de software die herkennen. Als e-factuur komen die vijf gegevens in vaste velden binnen. De boekhouding van De Boer BV zet hem klaar als inkoopfactuur, zonder dat iemand een cijfer intypt.
Of een e-factuur verplicht is, hangt af van het land. In België zijn e-facturen tussen Belgische bedrijven sinds 1 januari 2026 verplicht. In Nederland is dat nog geen wet; wat er speelt, lees je bij e-facturen in jortt.
In jortt
In jortt verstuur en ontvang je e-facturen via Peppol. Je meldt je één keer aan bij Instellingen, onder E-facturen via Peppol.
Versturen. Heeft je klant een Peppol-ID, zoals zijn KvK-nummer of btw-nummer, dan kies je bij het versturen voor Peppol E-factuur in plaats van per e-mail. Per klant kies je zelf hoe je verstuurt. Hoe het werkt, staat bij e-facturen versturen met Peppol.
Ontvangen. Stuurt een leverancier je een e-factuur via Peppol, dan komt die binnen als concept-inkoopfactuur, met de bedragen en de btw er al in. Accepteer je hem, dan verwerkt jortt hem in je boekhouding. Komt daarna de afschrijving binnen met het factuurnummer in de omschrijving en precies het bedrag van de factuur, dan koppelt de Boekhoudbot de betaling er zelf aan. Hoe het werkt, staat bij e-facturen ontvangen met Peppol.
Versturen en ontvangen via Peppol kan in elk pakket van jortt, ook in jortt Starter. Het koppelen van de betaling werkt vanaf jortt ZZP, want daar hoort de bankkoppeling bij.
Verwante termen
UBL-factuur: het bestandsformaat van een e-factuur.
Peppol: het netwerk waarover jortt e-facturen verstuurt en ontvangt.
Factuur: welke gegevens op elke factuur moeten staan.
OCR: hoe software een pdf of foto toch uitleest.
Proforma factuur: een voorlopige factuur, geen echte.
Veelgestelde vragen over de e-factuur
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Is een digitale factuur hetzelfde als een e-factuur?
Nee. De Belastingdienst noemt elke factuur die je digitaal verstuurt een digitale factuur, dus ook een pdf per e-mail; dat mag als je klant ermee instemt. Een e-factuur is strenger: een gestructureerd bestand volgens EN 16931, dat software zonder lezen of herkennen verwerkt. Elke e-factuur is digitaal, maar niet elke digitale factuur is een e-factuur.
Kun je een e-factuur lezen zonder boekhoudprogramma?
Niet makkelijk. Een e-factuur is een XML-bestand vol veldnamen en codes, bedoeld voor software. Om hem als mens te lezen heb je een viewer of een boekhoudprogramma nodig dat hem toont. Daarom ontvang je een e-factuur het liefst rechtstreeks in je boekhouding.
Wat is het voordeel van een e-factuur voor de ontvanger?
Er hoeft niets overgetypt of herkend te worden. Bedragen, btw, factuurnummer en rekeningnummer staan in vaste velden, dus de inkoopfactuur komt binnen zoals je leverancier hem heeft gemaakt. Dat scheelt werk en voorkomt fouten, zoals een verkeerd gelezen bedrag.
Kan ik vanuit jortt een e-factuur sturen naar een klant die niet op Peppol staat?
Nee. Jortt verstuurt e-facturen alleen via het Peppol-netwerk, dus je klant moet daar bereikbaar zijn met een Peppol-ID, zoals zijn KvK-nummer of btw-nummer. Staat hij niet op Peppol, dan stuur je hem de factuur als pdf per e-mail.