Wat is een kasboek?
Een kasboek houdt bij wat er met het contante geld van je bedrijf gebeurt: elke ontvangst, elke uitgave en wat er na elke regel in de kas zit. Het is voor je kas wat het bankafschrift voor je bankrekening is. Het geld in je kas hoort bij je liquide middelen.
Wat staat er in een kasboek?
Per regel zet je:
| Kolom | Wat je invult |
|---|---|
| Datum | de dag van de ontvangst of uitgave |
| Omschrijving | wat het was, bijvoorbeeld Verkoop markt of Printerpapier |
| Ontvangen | het bedrag dat in de kas kwam |
| Uitgegeven | het bedrag dat uit de kas ging |
| Saldo | wat er na deze regel in de kas zit |
Naast contante verkopen en uitgaven horen er ook bewegingen tussen je kas en je bank in: geld dat je naar de bank brengt en geld dat je pint voor de kas. Zo’n overboeking tussen twee eigen rekeningen is geen omzet en geen kosten. Bij elke uitgave bewaar je de bon. Je administratie, ook je kasboek, bewaar je zeven jaar.
Een voorbeeld
Koertt verkoopt op zaterdag ook op de markt. Het kasboek van mei:
| Datum | Omschrijving | Ontvangen | Uitgegeven | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 1 mei | Beginsaldo | € 150,00 | ||
| 3 mei | Verkoop markt | € 60,50 | € 210,50 | |
| 5 mei | Printerpapier | € 25,00 | € 185,50 | |
| 10 mei | Gestort op de bank | € 100,00 | € 85,50 | |
| 17 mei | Opgenomen bij de pinautomaat | € 70,00 | € 155,50 |
Eind mei zit er € 155,50 in de kas. Tel je het geld en is het anders, dan heb je een kasverschil.
Twee regels
Het saldo klopt met de kas. Wat in je kasboek staat, moet gelijk zijn aan het geld dat je kunt tellen. Wijkt het af, zoek dan eerst naar een vergeten of dubbele boeking. Vind je niets, boek het verschil dan weg.
Het saldo is nooit negatief. Er zit geld in de kas of niet. Een min betekent bijna altijd dat je een zakelijke uitgave met privégeld betaalde en die toch op de kas zette. Dan hoort die uitgave bij je privéopnames, of bij een bv op de rekening-courant.
In jortt
In jortt is je kasboek de Kas. Die staat al voor je klaar.
- Waar je het ziet: klik op Geldzaken in het hoofdmenu. Onder Kas en bank staat Saldo in kas. Klik erop en je ziet elke bij- en afschrijving op de kas: je kasboek.
- Contant betaald of ontvangen: maak de boeking of open de factuur, klik bij Mogelijke koppelingen op en kies Kas.
- Geld naar of van de bank: de storting of opname komt binnen via je bankkoppeling. Die boek je als Balans op de categorie Kas, dus niet als omzet of kosten.
- De Boekhoudbot controleert je kas. Hij meldt een negatief saldo, en een saldo boven € 2.500, omdat de meeste bedrijven zoveel contant geld niet hebben.
Contante betalingen boekt jortt niet vanzelf: jortt ziet alleen wat via een rekening loopt. Hoe je elke situatie boekt, ook een kasverschil en het beginsaldo, staat in contant geld inboeken. Had je al geld in de kas toen je met jortt begon, zet dat dan in de beginbalans van je kas.
De Kas zit vanaf jortt ZZP in het boekhoudprogramma, net als PayPal en een creditcard.
Verwante termen
Het geld in je kas hoort bij je liquide middelen. Geld tussen kas en bank loopt in een traditionele boekhouding via een kruispost. Elke regel in het kasboek is een mutatie, en de boeking erachter een journaalpost. Het kasstelsel is iets anders: dat gaat over het moment waarop je btw afdraagt, zie factuurstelsel of kasstelsel.
Veelgestelde vragen over het kasboek
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Wat zet je in een kasboek?
Elke contante ontvangst en uitgave, met de datum, een omschrijving, het bedrag en het saldo na die regel. Ook geld dat van de kas naar de bank gaat, geld dat je pint voor de kas en contant geld dat je privé opneemt, schrijf je erin. Bij elke uitgave hoort een bon of factuur.
Moet ik een kasboek bijhouden?
Ontvang of betaal je contant geld voor je bedrijf, dan hoort dat in je administratie, net als je bankzaken. Een kasboek is daarvoor de manier: zonder kan je niet laten zien waar het contante geld vandaan kwam en waar het heen ging. Werk je nooit met contant geld, dan heb je geen kasboek nodig.
Wat is een kasverschil?
Een kasverschil ontstaat als het saldo in je kasboek niet gelijk is aan het geld dat echt in de kas zit. Meestal is een ontvangst of uitgave vergeten, of dubbel geboekt. Zoek eerst naar die boeking. Vind je hem niet, dan boek je het verschil weg, zodat het kasboek weer klopt met de werkelijkheid.
Kan het saldo van een kasboek negatief zijn?
Nee. Er zit geld in de kas of er zit geen geld in. Een negatief saldo betekent dat er iets verkeerd is geboekt, meestal een zakelijke uitgave die je met privégeld betaalde maar toch op de kas zette. Boek zo'n uitgave als betaald met privégeld, of bij een bv op je rekening-courant.
Boekt jortt kasbetalingen automatisch?
Nee. Contant geld gaat niet via de bank, dus jortt ziet het niet vanzelf. Je boekt een kasbetaling zelf en kiest bij Betaald met voor Kas. Een storting op de bank of een opname bij de pinautomaat zie je wel binnenkomen via je bankkoppeling; die koppel je aan de Kas.