Wat is een kolommenbalans?
Een kolommenbalans is het werkblad waarmee een boekhouder van losse boekingen naar een balans en een winst-en-verliesrekening komt. Op elke regel staat een rekening uit het grootboek, en in de kolommen ernaast zie je hoe het bedrag van die rekening stap voor stap op zijn plek komt. Hij hoort bij de jaarafsluiting van een dubbele boekhouding.
De kolommen
| Kolommen | Wat erin staat |
|---|---|
| Proefbalans (debet en credit) | per rekening het totaal van alle debetboekingen en alle creditboekingen van het jaar |
| Saldibalans (debet en credit) | per rekening het verschil, het saldo, aan de kant waar het groter is |
| Winst-en-verliesrekening (debet en credit) | de saldi van de kosten- en opbrengstenrekeningen |
| Balans (debet en credit) | de saldi van de bezittingen, schulden en het eigen vermogen |
Dat zijn acht kolommen. Komen er twee bij voor correcties aan het eind van het jaar, zoals afschrijvingen en overlopende posten, dan heet het een tienkolommenbalans.
De controle: in de proefbalans en in de saldibalans moeten de debet- en de creditkolom samen even groot zijn. Is dat niet zo, dan is er ergens maar aan één kant geboekt.
Een voorbeeld
Koertt heeft in het jaar € 5.000 gestort, € 22.000 gefactureerd waarvan € 20.000 is betaald, en € 16.000 aan kosten betaald.
Proefbalans en saldibalans
| Rekening | Proef debet | Proef credit | Saldi debet | Saldi credit |
|---|---|---|---|---|
| Bank | € 25.000 | € 16.000 | € 9.000 | |
| Debiteuren | € 22.000 | € 20.000 | € 2.000 | |
| Eigen vermogen | € 5.000 | € 5.000 | ||
| Omzet | € 22.000 | € 22.000 | ||
| Kosten | € 16.000 | € 16.000 | ||
| Totaal | € 63.000 | € 63.000 | € 27.000 | € 27.000 |
Beide sluiten. Daarna verdeel je de saldi:
Winst-en-verliesrekening en balans
| Rekening | W&V debet | W&V credit | Balans debet | Balans credit |
|---|---|---|---|---|
| Bank | € 9.000 | |||
| Debiteuren | € 2.000 | |||
| Eigen vermogen | € 5.000 | |||
| Omzet | € 22.000 | |||
| Kosten | € 16.000 | |||
| Winst | € 6.000 | € 6.000 | ||
| Totaal | € 22.000 | € 22.000 | € 11.000 | € 11.000 |
De winst van € 6.000 is het verschil tussen omzet en kosten. Hetzelfde bedrag komt op de balans bij het eigen vermogen. Zo sluit de eindbalans: € 11.000 aan activa en passiva.
Waarom de kolommenbalans verdwijnt
De kolommenbalans komt uit de tijd dat boekhouders met de hand boekten. Zonder computer kon je de balans niet in één keer opstellen, en een fout aan één kant van een boeking zag je pas als de totalen niet klopten. Een boekhoudprogramma dat elke boeking meteen aan beide kanten verwerkt, heeft die stap niet meer nodig: de saldi staan al goed, en debet en credit zijn per boeking gelijk.
In jortt
Jortt heeft geen kolommenbalans nodig. Elke boeking verwerkt jortt meteen in de balans en de winst-en-verliesrekening, ook de stappen van de jaarafsluiting.
- De saldi per categorie zie je altijd actueel bij Rapporten, onder Balans en Winst-en-verliesrekening. Dat is je saldibalans, verdeeld over beide rapporten.
- De jaarafsluiting gaat vanzelf. Op 1 januari zet jortt de posten met een jaartal, zoals Opbrengsten en Kosten, weer op nul en boekt het saldo naar Overige reserves.
- De controle doet de Boekhoudbot met Controleer mijn boekhouding. Sluit er toch iets niet, bijvoorbeeld door een onvolledige beginbalans, dan zie je dat op de balans bij Potentiële reserves.
- Je boekhouder krijgt al je boekingen en de openingsbalans in de auditfile, en kan daarmee in zijn eigen pakket een proefbalans maken.
Hoe de jaarafsluiting in jortt werkt, en hoe je daarna een boekjaar sluit, lees je in jaarafsluiting en in het overzicht jaarafsluiting boekhouding. In jortt Plus leg je met Vergelijk balans twee periodes naast elkaar. Balans en winst-en-verliesrekening zitten vanaf jortt ZZP in het boekhoudprogramma.
Verwante termen
Een kolommenbalans maak je aan het eind van een boekjaar. Hij begint bij de journaalposten en het grootboek, en eindigt bij de balans en de jaarrekening. Hij werkt alleen in een dubbele boekhouding met debet en credit.
Veelgestelde vragen over de kolommenbalans
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Wat is het verschil tussen een proefbalans en een saldibalans?
Een proefbalans zet per rekening het totaal van alle debetboekingen en het totaal van alle creditboekingen. Een saldibalans zet per rekening alleen het verschil daartussen, het saldo, aan de debet- of de creditkant. In allebei moeten de twee kolommen samen even groot zijn.
Wat betekent het als een proefbalans niet sluit?
Dan zijn de totale debetbedragen niet gelijk aan de totale creditbedragen, en is er ergens een fout gemaakt: een bedrag dat maar aan één kant is geboekt, een tikfout of een verkeerd overgenomen saldo. Je zoekt de fout voordat je verder gaat met de jaarafsluiting. Een verschil dat deelbaar is door 9 wijst vaak op twee omgewisselde cijfers.
Waarom wordt de winst twee keer genoemd in een kolommenbalans?
Omdat de winst de brug is tussen de winst-en-verliesrekening en de balans. In de winst-en-verlieskolommen is de winst het verschil tussen opbrengsten en kosten. In de balanskolommen komt hetzelfde bedrag bij het eigen vermogen. Zijn die twee bedragen gelijk, dan klopt de kolommenbalans.
Hoeveel kolommen heeft een kolommenbalans?
Meestal acht: twee voor de proefbalans, twee voor de saldibalans, twee voor de winst-en-verliesrekening en twee voor de balans, telkens debet en credit. Soms komen er twee kolommen bij voor correcties aan het eind van het jaar, zoals afschrijvingen en overlopende posten. Dat heet dan een tienkolommenbalans.
Kan ik in jortt een kolommenbalans of proefbalans downloaden?
Nee, als rapport heeft jortt die niet. De saldi per categorie zie je in de balans en de winst-en-verliesrekening, en je boekhouder krijgt al je boekingen en saldi met de auditfile. Daarmee kan hij in zijn eigen pakket een proefbalans maken.