Wat is een proforma factuur?
Wat betekent proforma factuur?
Pro forma is Latijn voor “voor de vorm”. Een proforma factuur ziet eruit als een factuur, met je gegevens, die van je klant, de regels, de bedragen en de btw. Maar hij is alleen bedoeld om vooraf te laten zien wat er komt. Pas na de levering stuur je de echte factuur, met een factuurnummer uit je doorlopende reeks.
Je schrijft hem ook anders. Pro-formafactuur is de officiële spelling, maar de meeste mensen zoeken op proforma factuur. In het Engels heet hij een proforma invoice.
Waarvoor gebruik je hem?
| Situatie | Waarom een proforma |
|---|---|
| Goedkeuring | een inkoopafdeling wil het bedrag zien voordat ze de opdracht vrijgeeft |
| Financiering | een bank of subsidiegever wil een onderbouwing van de uitgave |
| Vooruitbetaling | je klant wil weten wat hij gaat betalen voordat jij levert |
| Export | de douane wil bij een zending buiten de EU de waarde zien, ook bij gratis monsters |
Zet duidelijk proforma op het document, zodat niemand hem voor de echte factuur aanziet en er geen dubbele btw wordt betaald.
Proforma en btw
Een proforma factuur is geen factuur voor de btw. Daaruit volgt:
| Proforma factuur | Echte factuur | |
|---|---|---|
| Omzet boeken | nee | ja |
| Btw aangeven | nee | ja, in de periode van de factuurdatum |
| Btw aftrekken door je klant | nee | ja, als hij aan de factuureisen voldoet |
| Factuurnummer uit je reeks | nee | ja |
Je klant kan btw alleen aftrekken met een juiste factuur, zegt de Belastingdienst. Welke gegevens daarop moeten staan, lees je bij wat is een factuur.
Voorbeeld. Koertt verkoopt een workshop van € 2.000 plus € 420 btw. De inkoopafdeling van de klant vraagt op 1 april een proforma om de uitgave goed te keuren. Daarna wil de klant vooraf betalen. Voor een vooruitbetaling moet Koertt een echte factuur sturen; de proforma telt daarvoor niet. Koertt factureert op 5 april € 2.420 en geeft de € 420 btw aan in de aangifte over de periode van 5 april. De proforma van 1 april blijft buiten de boekhouding. Waarom een vooruitbetaling een factuur nodig heeft, lees je bij de Belastingdienst.
In jortt
Jortt heeft geen aparte proforma factuur. Wat je wel doet, hangt af van waarom je hem nodig hebt:
| Je wilt | In jortt |
|---|---|
| je klant vooraf laten zien wat hij betaalt | een offerte, die je klant ook digitaal kan ondertekenen |
| daarna factureren | de offerte omzetten met Maak factuur: jortt maakt een conceptfactuur met dezelfde klant en regels |
| vooraf betaald krijgen | een factuur voor de aanbetaling, en later een factuur voor het restbedrag |
Hoe je een offerte omzet, staat bij offerte omzetten in een factuur. Is de factuur al betaald op het moment dat je hem maakt, kies dan bij de betaalmethode voor Factuur reeds voldaan, zodat er op de factuur staat dat hij betaald is.
Verwante termen
Factuur: welke gegevens op een echte factuur moeten staan.
Factuurnummer: de doorlopende reeks die een proforma niet krijgt.
Creditnota: een verstuurde factuur terugdraaien.
E-factuur: een factuur als bestand dat de software van je klant inleest.
Btw: de belasting die op een echte factuur staat.
Veelgestelde vragen over de proforma factuur
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Waarvoor gebruik je een proforma factuur?
Vooral als je klant vooraf moet weten wat hij betaalt: om een betaling of aanbetaling voor te bereiden, om intern goedkeuring te krijgen, voor een kredietaanvraag of subsidie, of bij export voor de douane, zodat die de waarde van een zending kan zien. Na de levering stuur je de echte factuur.
Wat is het verschil tussen een proforma factuur en een offerte?
Een offerte is een aanbod: je klant kan hem aannemen of afwijzen. Een proforma factuur komt meestal pas als de opdracht er al is en laat zien hoe de echte factuur eruit gaat zien. Beide zijn geen factuur voor de btw, en in de praktijk vervullen ze vaak dezelfde rol.
Mag je een proforma factuur in je boekhouding boeken?
Nee. Een proforma factuur is geen factuur, dus er hoort geen omzet en geen btw bij. Betaalt je klant vooraf, dan stuur je voor die vooruitbetaling een echte factuur, bijvoorbeeld een factuur voor de aanbetaling. Die boek je wel, met de btw erbij.
Heeft jortt een aparte proforma factuur?
Nee. Wil je je klant vooraf een overzicht sturen, gebruik dan een offerte en zet in de opmerkingen dat het een voorlopig overzicht is; die zet je later om in de echte factuur. Verstuur geen factuur als proforma: een verstuurde factuur telt in jortt meteen mee voor je omzet en je btw-aangifte.