Wat is OCR?
Wat betekent OCR?
OCR staat voor Optical Character Recognition, in het Nederlands optische tekenherkenning. Voor een computer is een foto van een bon alleen een verzameling gekleurde puntjes. OCR herkent daarin letters en cijfers en maakt er tekst van die je kunt doorzoeken, kopiëren en verwerken.
In de boekhouding draait het om bonnen en inkoopfacturen. Zonder OCR typ je van elke bon de datum, het bedrag en de btw over. Met OCR leest software die gegevens voor je.
Van tekst naar gegevens
OCR alleen is niet genoeg. Het levert tekst op, maar weet niet wat die tekst betekent: welk bedrag het totaal is, welk nummer het factuurnummer is en welk het KvK-nummer. Uitlezen gaat daarom in twee stappen:
| Stap | Wat er gebeurt | Nodig bij |
|---|---|---|
| 1. Tekst krijgen | OCR herkent de tekst op een foto of scan; een digitale pdf heeft de tekst er al in | foto’s en gescande pdf’s |
| 2. Gegevens herkennen | software bepaalt welke tekst de datum, het totaal, de btw en de leverancier is | elke bon en factuur |
Stap 2 deden programma’s vroeger met vaste sjablonen per leverancier. Nu doet een AI-model het, dat ook een factuur leest die het nog nooit eerder zag.
Voorbeeld. Koertt fotografeert een tankbon. OCR leest onder meer TOTAAL 72,60 en BTW 21% 12,60. De tweede stap maakt daarvan: totaalbedrag € 72,60, btw € 12,60, btw-soort 21%, bedrag zonder btw € 60,00. Die vier gegevens hoeft Koertt niet meer over te typen.
Een e-factuur heeft geen OCR nodig: daarin staat elk gegeven al in een eigen veld.
In jortt
In jortt heet het AI Scan en Herken. Je zet je bonnen en inkoopfacturen in de jortt Inbox: je mailt ze naar je eigen Inbox-e-mailadres, je sleept de pdf erin of je fotografeert de bon met de jortt app. Jortt leest de tekst van een pdf direct, en gebruikt OCR voor foto’s en gescande pagina’s. Daarna haalt een AI-model de gegevens eruit: de factuurdatum, het factuurnummer, het totaalbedrag, het bedrag zonder btw, de btw-soort, de naam van de leverancier, een korte omschrijving, en het IBAN, btw-nummer en KvK-nummer van de leverancier.
Je ziet ze in je Inbox als je op de bon klikt, onder Gescand en herkend. Met die gegevens koppelt jortt de bon zelf aan de boeking waar hij bij hoort, als het bedrag gelijk is en het factuurnummer of de factuurdatum past. Hoe dat werkt, lees je bij bonnen automatisch koppelen. Alle tekst op een gelezen bon is ook doorzoekbaar, tot in de factuurregels.
Jortt leest jpg-, jpeg-, png- en pdf-bestanden. De Inbox zit vanaf jortt ZZP; AI Scan en Herken zit in jortt Plus en staat voor nieuwe administraties meteen aan.
Verwante termen
Scan en herken: alles over het uitlezen van bonnen in jortt.
E-factuur: een factuur die je niet hoeft te lezen, want elk gegeven zit in een veld.
Voorbelasting: de btw op je bon die je mag aftrekken.
Afletteren: een betaling koppelen aan een factuur.
Boekhouden zonder handen: alles wat jortt vanzelf doet.
Veelgestelde vragen over OCR
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Wat is het verschil tussen OCR en AI bij het uitlezen van facturen?
OCR maakt van een plaatje tekst: het herkent letters en cijfers. Het weet niet welk bedrag het totaal is of welke datum de factuurdatum. Daarvoor is een tweede stap nodig die de tekst begrijpt. Vroeger waren dat vaste sjablonen per leverancier; nu doet een AI-model dat, ook bij een factuur die het nog nooit zag.
Heeft een pdf-factuur altijd OCR nodig?
Nee. Een pdf die uit een boekhoud- of factuurprogramma komt, heeft meestal al een tekstlaag: de tekst staat erin en kan direct worden gelezen. OCR is alleen nodig bij een foto, een gescande pdf of een afbeelding zonder tekstlaag.
Waarom leest OCR soms een verkeerd bedrag?
Door de kwaliteit van het beeld: een kreukelige bon, slecht licht, vervaagde inkt van een kassabon of een foto onder een hoek. Dan kan een 8 een 3 worden. Kijk daarom bij een gelezen bon even of het totaalbedrag klopt, en fotografeer bonnen plat en scherp.
Welke gegevens haalt jortt van een bon?
De factuurdatum, het factuurnummer, het totaalbedrag, het bedrag zonder btw, de btw-soort, de naam van de leverancier, een korte omschrijving en het IBAN, btw-nummer en KvK-nummer van de leverancier. Je ziet ze in je Inbox als je op de bon klikt, onder Gescand en herkend.
Maakt jortt van een gescande bon automatisch een boeking?
Nee. Jortt boekt op basis van je bij- en afschrijvingen; een gescande bon is het bewijs bij een boeking. Jortt koppelt de bon wel zelf aan de boeking waar hij bij hoort, als het bedrag gelijk is en het factuurnummer of de factuurdatum past. Wil je zelf een boeking maken van een bon, dan vult jortt die met wat er gelezen is.