Bol/webshop facturen verwerken

Voor wie is deze uitleg?

Deze uitleg is voor verkopers die verkopen via:

• bol NL en BE
• Shopify met Shopify Payments
• webshops of Salesforce met betaalproviders als Adyen, Buckaroo, Cardgate, Docdata, ICEPAY, MultiSafepay, Pay.nl, Rabobank Omnikassa, Sisow, Stripe, Targetpay, Worldpay en Ingenico e-payments

Verkoop je via een webshop met Mollie als betaalprovider? Gebruik dan webshop met Mollie.

Verkoop je alleen in Nederland en alles met één btw-tarief, dan kun je ook zonder koppeling werken. Je doet dan meer zelf. Hoe dat gaat, lees je in bol verkopen zonder koppeling.

Wat doet de koppeling?

Koppel je bol of je webshop aan jortt, dan maakt de koppeling voor elke verkoop een factuur in jortt. Je opbrengsten komen zo met de juiste omzetcategorie in je boekhouding, en met het juiste btw-tarief in je btw-aangifte of in het EU-btw éénloketsysteem.

Bol of je betaalprovider betaalt je niet per factuur uit, maar in één bedrag voor veel verkopen, met hun kosten er al vanaf. Daarom koppel je de facturen, de uitbetalingen en de kosten aan een tussenrekening. Een eigen regel van de Boekhoudbot zet de facturen automatisch op betaald met die tussenrekening.

Heb je meerdere webshops, dan heb je voor elke webshop een aparte koppeling nodig.

Zo richt je het in en boek je het

Kies jortt Plus

Voor een eigen regel die facturen op betaald zet en voor het EU-btw éénloketsysteem heb je jortt Plus nodig. Heb je nog geen jortt Plus, pas dan eerst je abonnement aan:

1. Klik op Instellingen in het hoofdmenu.
2. Klik op Mijn abonnement.
3. Klik bij Wijzig je abonnement op Wijzig.
4. Klik op Upgrade naar Plus.

Zet het EU-btw éénloketsysteem aan

Verkoop je voor meer dan € 10.000 per jaar aan particulieren in andere EU-landen? Zet dan het EU-btw éénloketsysteem aan, zodat jortt de buitenlandse btw goed verwerkt:

1. Klik op Instellingen in het hoofdmenu.
2. Klik op Bedrijfsgegevens.
3. Vink bij Administratie instellingen aan: Mijn bedrijf moet ook aangifte doen via het EU-btw-éénloketsysteem (Plus).
4. Klik op Opslaan.

Bij de Belastingdienst meld je je aan voor het EU-btw éénloketsysteem via Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Koppel bol of je webshop aan jortt

Maak de koppeling via Webwinkelfacturen.nl of APIcenter:

1. Koppel bol en jortt via Webwinkelfacturen.nl.
2. Koppel Amazon en jortt via APIcenter.
3. Koppel Shopify en jortt via Webwinkelfacturen.nl.
4. Koppel andere webshops via het app center.

Laat je met terugwerkende kracht facturen maken via de koppeling? Via Webwinkelfacturen.nl kunnen dat er maximaal 1000 zijn.

Verkoop je via bol in Nederland én België? Lees dan eerst bol in Nederland en België.

Tussenrekening aanmaken

De tussenrekening laat zien hoeveel je nog van bol of je webshop tegoed hebt. Je maakt hem één keer aan.

1. Ga naar Geldzaken in het hoofdmenu.
2. Klik bij Kas en bank op de plusknop en kies Overige rekening. Het paneel Rekening of betaalmiddel toevoegen opent.
3. Vul bij Rekening en bij Omschrijving de naam in, bijvoorbeeld bol tussenrekening of de naam van je webshop. De omschrijving is de naam die je later bij je boekingen kiest.
4. Klik op Opslaan.

Facturen automatisch op betaald zetten

De facturen komen via de koppeling in jortt. Met een eigen regel zet de Boekhoudbot ze op betaald met de tussenrekening.

1. Klik op Instellingen in het hoofdmenu en klik op Boekhoudbot.
2. Klik op Eigen regels maken of bewerken.
3. Klik op Regel toevoegen. Het paneel Nieuwe regel opent.
4. Vul bij Naam bijvoorbeeld bol in en klik op Voeg regel toe.
5. Klik op Voeg condities toe. Het paneel Condities wijzigen opent.
6. Kies bij Als voor Factuur. Kies bij En voor Verstuurd via Jortt API-koppeling, gelijk is aan en je koppeling, bijvoorbeeld Webwinkelfacturen.nl. Staat er nog geen regel met En, klik dan eerst op Voeg conditie toe.
7. Klik op Opslaan.
8. Klik op Voeg actie toe. Het paneel Actie wijzigen opent.
9. Kies bij Actie voor Zet factuur op betaald en kies bij Koppel met je tussenrekening.
10. Klik op Opslaan.
11. Klik op Activeer regel en activeer de regel.

Voor een eigen regel op facturen heb je jortt Plus nodig. Stap je over naar een ander abonnement, dan zet jortt deze regels uit.

Uitbetalingen boeken

De uitbetaling van bol of je betaalprovider op je bankrekening boek je als Balans op de tussenrekening. Het saldo van de tussenrekening wordt daardoor lager.

1. Ga naar Nog te doen in het hoofdmenu.
2. Klik bij Bij- en afschrijvingen op Boek de bij- en afschrijvingen voor je bankrekening.
3. Klik op de bijschrijving van bol of je betaalprovider. Het paneel Banktransactie opent.
4. Klik bij Mogelijke koppelingen op Maak boeking. Het paneel Maak boeking aan opent, met het bedrag al ingevuld.
5. Kies bij Soort boeking voor Balans en als Categorie je tussenrekening.
6. Klik op Opslaan.

Na het opslaan vraagt de Boekhoudbot of hij voortaan alle bijschrijvingen van deze partij zo mag boeken. Kies Ja graag!, dan boekt jortt de volgende uitbetalingen zelf.

Kosten boeken

Dan blijven de kosten van bol of je betaalprovider over. Die staan op de factuur die je van hen krijgt.

1. Ga naar Boekingen in het hoofdmenu.
2. Klik op Boeking. Het paneel Maak boeking aan opent.
3. Kies bij Soort boeking voor Kosten en als Categorie voor Verkoopkosten.
4. Vul de Omschrijving en het Totaal incl btw in.
5. Kies de Btw-soort die bij de factuur past. Komt de factuur uit Nederland met btw, laat dan Leverancier uit Nederland staan en vul Totaal btw in. Komt de factuur uit een ander EU-land zonder btw, kies dan Leverancier binnen de EU met btw verlegd en klik bij Totaal btw op Bereken en 21%.
6. Kies bij Factuurdatum en Leverdatum de maand van de factuur.
7. Voeg de factuur toe.
8. Klik op Opslaan.
9. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met.
10. Klik bij je tussenrekening op Koppel.

Controle

Zijn de facturen, de uitbetaling en de kosten van een periode geboekt, dan staat de tussenrekening op € 0,00. Meestal zie je dat niet, omdat de verkopen van de nieuwe periode er al op staan. Kijk dan bij Geldzaken of het saldo van de tussenrekening gelijk is aan wat bol of je betaalprovider je nog moet uitbetalen.

Verkoop je via bol in Nederland en België?

Verkoop je via bol in Nederland en België, en zit op al je producten in beide landen 21% btw? Dan heb je één koppeling via Webwinkelfacturen.nl nodig.

Verkoop je producten met verschillende btw-tarieven, dan heb je per land een bol account nodig, en dus ook twee koppelingen van Webwinkelfacturen.nl.

Verkoop je voor meer dan € 10.000 per jaar aan particulieren in andere EU-landen? Zet dan het EU-btw éénloketsysteem aan.

Eén bol koppeling voor twee landen

Heb je één koppeling, omdat je alles met 21% btw verkoopt? Maak dan onderscheid tussen de Nederlandse en de Belgische omzet met een omzetcategorie per land.

1. Maak in jortt per land een omzetcategorie aan, voordat je de koppeling aanzet.
2. Geef in Webwinkelfacturen.nl per land aan op welk grootboek (hoofdstuk 4) de omzet komt. Een grootboek in Webwinkelfacturen.nl is hetzelfde als een categorie in jortt.
3. Volg daarna de stappen vanaf koppel bol of je webshop.

Heb je meerdere webshops?

Per webshop heb je een koppeling van Webwinkelfacturen.nl of APIcenter nodig, en per webshop krijg je een eigen afrekening. Maak daarom per webshop een eigen tussenrekening aan.

Een unieke afkorting per webshop

De facturen van al je webshops komen via dezelfde koppeling in jortt. Zodat de Boekhoudbot weet welke factuur bij welke tussenrekening hoort, krijgt elk ordernummer een voorvoegsel: een afkorting van drie letters, per webshop anders.

In APIcenter voeg je de afkorting zelf toe. Bij Webwinkelfacturen.nl vraag je erom via hun webcare.

Een eigen regel per webshop

Maak voor elke webshop een eigen regel, zoals in facturen automatisch op betaald zetten. Klik bij Condities wijzigen op Voeg conditie toe en kies Referentie, begint met en de afkorting van de webshop. Kies bij Koppel met de tussenrekening van die webshop.

Komen je orders niet in jortt binnen?

De koppeling die de facturen maakt, zit niet in jortt zelf, maar bij Webwinkelfacturen.nl of APIcenter. Komen er geen facturen in jortt binnen, neem dan contact op met de partij die je koppeling beheert: bij Webwinkelfacturen.nl via hun webcare, bij APIcenter via APIcenter zelf.

Controleer in jortt ook of je eigen regel actief is. Die regel haalt zelf geen orders op, maar zet de binnengekomen facturen op betaald met je tussenrekening.

Wil je bestellingen uit het verleden alsnog in jortt? De koppeling kan facturen met terugwerkende kracht maken; via Webwinkelfacturen.nl maximaal 1000. Wil je er meer, of oudere, vraag dan je koppelingspartij wat er kan en wat het kost. Verkoop je alleen in Nederland en met één btw-tarief, dan kun je oudere verkopen ook zelf boeken met de afrekening van bol, zoals in bol verkopen zonder koppeling.