Hoe boek ik een cadeau voor werknemer?

Is een cadeau voor je werknemer belast?

Alles wat je je werknemer geeft, is in principe loon: geld, maar ook een cadeau, een kerstpakket of een etentje. Over loon betaal je loonbelasting. Er zijn twee manieren om een cadeau toch onbelast te geven:

1. Het is een persoonlijke attentie tot € 25. Dat is geen loon.
2. Het past in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Dan betaal je er geen loonbelasting over, zolang je binnen de vrije ruimte blijft.

Persoonlijke attentie tot € 25

Een persoonlijke attentie is geen loon, en telt dus ook niet mee voor de vrije ruimte. Je leest er soms over als de kleine geschenkenregeling. Het is een attentie als:

1. je hem geeft in een situatie waarin het gebruikelijk is iets te geven, zoals een verjaardag, een geboorte, een huwelijk of een ziekte;
2. hij inclusief btw niet meer dan € 25 kost (bezorgkosten tellen niet mee);
3. het geen geld en geen waardebon is.

Een kerstpakket of een chocoladeletter met Sinterklaas geef je iedereen tegelijk. Dat is geen persoonlijke attentie, ook niet als hij minder dan € 25 kost. Die geef je onbelast via de vrije ruimte.

Cadeaus in de vrije ruimte van de WKR

In de werkkostenregeling mag je elk jaar een deel van je fiscale loonsom onbelast besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor je personeel. Dat heet de vrije ruimte. In 2026 is die 2% van je fiscale loonsom tot en met € 400.000, en 1,18% over het deel daarboven. Heb je bijvoorbeeld een fiscale loonsom van € 80.000, dan is je vrije ruimte € 1.600.

Een cadeau mag alleen in de vrije ruimte als het gebruikelijk is. Dat heet de gebruikelijkheidstoets: het cadeau mag niet meer dan 30% hoger zijn dan wat in vergelijkbare situaties normaal is. Tot € 2.400 per werknemer per jaar gaat de Belastingdienst ervan uit dat het gebruikelijk is. Een kerstpakket van € 200 per werknemer is dus geen probleem.

Ga je over de vrije ruimte heen, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het deel erboven. Je werknemer merkt daar niets van.

Doe je je salarisadministratie met jortt, dan zie je in het rapport Vrije ruimte en eindheffing WKR hoeveel vrije ruimte je nog hebt. Het rapport staat bij Salarisadministratie, onder Salarisadministratie rapporten.

Zo boek je een cadeau in jortt

De categorie hangt af van het soort cadeau:

Beide categorieën staan onder Personeelskosten. Jortt telt alleen de boekingen op Onbelaste vergoeding WKR mee in het rapport Vrije ruimte en eindheffing WKR, inclusief btw. Een attentie hoort daar niet in, want die gaat niet ten koste van je vrije ruimte.

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Boek de bij- en afschrijvingen van je rekening.
3. Klik op de afschrijving van de betaling van het cadeau.
4. Klik op Maak boeking. Het paneel Maak boeking aan opent.
5. Kies bij Soort boeking voor Kosten.
6. Kies als categorie Onbelaste vergoeding WKR, of Overige personeelskosten voor een attentie tot € 25.
7. Kies de Btw-soort en klik bij Totaal btw op Bereken, of vul de btw van de bon zelf in.
8. Voeg de bon of factuur toe bij Inkoopfactuur of bon.
9. Klik op Opslaan.

Koertt B.V. koopt tien kerstpakketten van € 60,50 inclusief 21% btw. De boeking ziet er zo uit:

Heb je het cadeau met een privérekening of contant betaald? Maak de boeking dan via Toevoegen en Boeking, en geef bij Mogelijke koppelingen aan waarmee het is Betaald met.

De btw op cadeaus voor je personeel trek je af zolang je per werknemer per jaar niet meer dan € 227 exclusief btw uitgeeft aan cadeaus en andere personeelsvoorzieningen. Ga je daarboven, dan vervalt de btw-aftrek over het hele bedrag voor die werknemer. Vul de btw dan niet in, en boek het hele bedrag als kosten.

Geef je een vast bedrag uit de vrije ruimte via de loonstrook, voeg dan een WKR-vergoeding toe aan de loonstrook in jortt. Meer over boeken in de vrije ruimte lees je bij WKR boeken in jortt.