Hoe boek ik de aanschaf van een auto/bedrijfsbus?

Een auto betaal je vaak op meer manieren tegelijk: de btw van je zakelijke rekening, de rest met een lening, en een inruilauto erbij. Je maakt daarom eerst de auto aan als bedrijfsmiddel. Daarna koppel je elke betaling. De aanschaf van een bedrijfsbus, vrachtwagen of andere bedrijfswagen boek je op dezelfde manier.

Instellen: je bedrijf heeft auto’s van de zaak

Dit stel je één keer in. Pas dan kun je kosten boeken op de categorie Auto- en transportkosten, en herinnert de Boekhoudbot je aan de btw voor het privégebruik en de bijtelling.

1. Klik op Instellingen in het hoofdmenu en kies Bedrijfsgegevens.
2. Kies in het blok Administratie instellingen bij Mijn bedrijf heeft auto’s van de zaak voor Ja.
3. Klik op Opslaan.

Welke categorie kies je?

De Belastingdienst kijkt anders naar een personenauto dan naar een bestelauto, bus, vrachtwagen of taxi. Daarom kies je de categorie die bij je auto past.

De kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) is een extra aftrek als je in een jaar tussen € 2.901 en € 398.236 investeert. In 2026 is dat 28% bij investeringen tot en met € 71.683. Jortt rekent het voor je uit in het KIA-rapport. Lees meer over de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek.

Een gewone 100% elektrische personenauto staat in 2026 niet op de Milieulijst, dus daarvoor krijg je geen milieu-investeringsaftrek (MIA). Alleen bijzondere auto’s staan er nog op, zoals een elektrische personenauto met geïntegreerde zonnepanelen: in 2026 36% MIA over 90% van het investeringsbedrag, met een maximum van € 100.000. Voor de MIA telt de Milieulijst van het jaar waarin je de auto koopt. Een bedrijfsmiddel in de categorie Milieu-investering (MIA) zet jortt in het rapport Aangifte inkomstenbelasting (IB) bij Energie- en milieu-investeringsaftrek.

Stap 1: Auto als bedrijfsmiddel aanmaken

1. Klik rechtsboven op Toevoegen en kies Boeking. Het paneel Maak boeking aan opent.
2. Kies Bedrijfsmiddel en de categorie die bij je auto past, bijvoorbeeld Personenauto’s en vaartuigen.
3. Vul bij Omschrijving het kenteken of het type auto in.
4. Vul bij Totaal incl btw het totaal van de factuur in en neem bij Totaal btw de btw van de factuur over. Over de bpm in de prijs is geen btw berekend; gebruik daarom niet de knop Bereken maar het bedrag van de factuur.
5. Klik op het blok Automatisch afschrijven. Laat Automatisch afschrijven aangevinkt en controleer de Vermoedelijke gebruiksduur (standaard 5 jaar) en de Restwaarde (standaard € 0,00).
6. Zet bij Factuur- en ingebruiknamedatum de factuurdatum, en de ingebruiknamedatum als je de auto later in gebruik nam.
7. Voeg de aankoopfactuur toe bij Inkoopfactuur of bon.
8. Klik op Opslaan.

Jortt boekt de afschrijving voortaan elke maand. In dit voorbeeld is dat (€ 30.000 - € 6.000) / 5 = € 4.800 per jaar.

Gebruiksduur en restwaarde kies je zelf, met twee grenzen: je schrijft per jaar nooit meer af dan 20% van de aanschafkosten, en een bedrijfsmiddel kost minstens € 450 exclusief btw. Jortt controleert allebei. De restwaarde is wat je denkt dat de auto aan het eind nog waard is; daar is geen vast percentage voor. Heb je een financial lease, dan is de looptijd van de lease een goede gebruiksduur. Een tweedehands auto of youngtimer schrijf je af vanaf je eigen aanschafprijs en -datum.

Stap 2: hoe heb je de auto betaald?

Je koppelt nu de betalingen aan de bedrijfsmiddelboeking. Een combinatie komt vaak voor, bijvoorbeeld de btw van je zakelijke rekening en de rest met een lening. Doe dan alle opties die voor jou gelden. Zolang er nog iets openstaat, zie je in de boeking Nog te betalen met het bedrag dat nog gekoppeld moet worden.

Optie 1: Auto volledig betaald met zakelijk geld

1. Ga naar Nog te doen en klik bij Bij- en afschrijvingen op de bij- en afschrijvingen van je zakelijke rekening.
2. Klik op de afschrijving van de betaling van de auto. Het paneel Banktransactie opent.
3. Klik bij Mogelijke koppelingen op de knop met het aantal boekingen, bijvoorbeeld 2 boekingen.
4. Klik bij de bedrijfsmiddelboeking van je auto op Koppel.

De afschrijving en de auto zijn nu aan elkaar gekoppeld. In de bedrijfsmiddelboeking staat niets meer bij Nog te betalen.

Optie 2: Alleen een deel van de auto betaald met zakelijk geld

Betaal je een deel van de auto van je zakelijke rekening, bijvoorbeeld de btw, dan koppel je die afschrijving op dezelfde manier als bij optie 1. Daarna staat in de bedrijfsmiddelboeking nog een bedrag bij Nog te betalen. Dat deel koppel je met een inruil, een lening of privégeld, zoals in de opties hieronder.

Optie 3: (Deel-)factuur auto betaald met inruil auto van het bedrijf

Ruil je een auto van je bedrijf in, dan is de inruilwaarde een opbrengst voor je bedrijf. Je maakt daarvoor een verkoopfactuur aan het autobedrijf, koppelt die aan je nieuwe auto en schrijft de oude auto af naar € 0.

Verkoopfactuur voor de inruil maken

1. Klik op Facturen en offertes in het hoofdmenu en maak een nieuwe factuur.
2. Kies als klant het autobedrijf waar je de auto inruilt.
3. Vul in de factuurregel de inruilwaarde in. Heb je bij de aankoop van de oude auto btw afgetrokken, dan reken je 21% btw.
4. Maak de factuur definitief. Versturen hoeft niet: het autobedrijf verrekent de inruil met je nieuwe auto.

Zit er nog bpm in de inruilwaarde van een personenauto, zet die rest-bpm dan als aparte regel op de factuur, zonder btw. Over de bpm reken je geen btw. Hoe je de rest-bpm bepaalt, lees je bij de Belastingdienst.

Inruilfactuur aan de nieuwe auto koppelen

1. Open de bedrijfsmiddelboeking van je nieuwe auto.
2. Klik bij Mogelijke koppelingen op de knop met het aantal facturen, bijvoorbeeld Eén factuur.
3. Klik bij de inruilfactuur op Koppel.

Oude auto afschrijven naar € 0

De oude auto is weg, dus de waarde in je boekhouding moet naar € 0.

1. Ga naar Rapporten en kies Bedrijfsmiddelen.
2. Klik op de auto die je hebt ingeruild. De boeking van die auto opent.
3. Klik op Alle opties en kies Toon afschrijvingen. Het bedrijfsmiddel opent, met de afschrijvingen per jaar.
4. Klik op Alle opties en kies Schrijf af naar € 0 door diefstal, verlies of defect.
5. Kies bij Maand afschrijving de maand waarin je de auto hebt ingeruild.
6. Klik op Opslaan.

Jortt boekt de boekwaarde die er nog was als kosten. Samen met de opbrengst van de inruilfactuur zie je zo of je winst of verlies op de oude auto hebt gemaakt. Hoe je dat boekresultaat in je belastingaangifte opgeeft, en wanneer je KIA moet terugbetalen (desinvesteringsbijtelling), lees je in de verkoop van een bedrijfsmiddel.

Optie 4: (Deel-)factuur auto betaald met een lening

Heb je een lening of financial lease afgesloten voor (een deel van) de auto?

1. Maak bij Geldzaken een ontvangen lening aan in het blok Ontvangen leningen / Voorzieningen. Hoe dat gaat, lees je in hoe boek ik een lening.
2. Open de bedrijfsmiddelboeking van je auto.
3. Klik bij Mogelijke koppelingen op Betaald met.
4. Klik bij de lening die je net hebt aangemaakt op Koppel.

Bij Geldzaken staat de lening nu met het geleende bedrag. Hoe je daarna de termijnen boekt, lees je bij financial lease.

Optie 5: Oude lening verrekenen met nieuwe lening?

Neemt de financier van je nieuwe auto het restant van je oude autolening mee? Dan boek je de oude lening naar € 0 en zet je dat bedrag op de nieuwe lening.

Stel: van je oude lening staat nog € 2.500 open. Je koopt een nieuwe auto van € 10.000 en leent het hele bedrag. De nieuwe financier lost je oude lening af, dus de nieuwe lening wordt € 10.000 + € 2.500 = € 12.500.

Oude lening naar € 0 boeken

1. Klik rechtsboven op Toevoegen en kies Boeking. Het paneel Maak boeking aan opent.
2. Kies Balans en als categorie de oude lening.
3. Vul een Omschrijving in en bij Totaalbedrag het restant van de oude lening met een min ervoor, bijvoorbeeld € -2.500,00.
4. Zet de Boekdatum op de datum van de nieuwe financiering.
5. Klik op Opslaan. De boeking opent.
6. Klik bij Mogelijke koppelingen op Betaald met en kies de nieuwe lening.

De oude lening staat nu op € 0 en de nieuwe lening is € 2.500 hoger. Klik bij Geldzaken op de oude lening om hem te archiveren.

Optie 6: Restant factuur auto betaald met inruil privé-auto of privégeld

Ruil je je privéauto in voor een auto van je bedrijf, dan is de inruilwaarde een privéstorting in je bedrijf. Hetzelfde geldt als je bijbetaalt met geld van je privérekening.

1. Open de bedrijfsmiddelboeking van je auto.
2. Klik bij Mogelijke koppelingen op Betaald met.
3. Klik bij Mijn privéopname / storting op Koppel. Heb je een bv, kies dan Mijn rekening-courant.

Na de aankoop

Gebruik je de auto ook privé, dan krijg je te maken met bijtelling voor de inkomstenbelasting en met een correctie voor de btw over het privégebruik. Daar lees je ook wat er geldt voor een youngtimer.