Hoe kun je declareren?

Hoe declareer ik kosten bij klanten?

Soms maak je kosten voor je klant die je van je klant weer terugkrijgt. Je klant vergoedt de kosten. Denk aan reiskosten, spullen die je voor deze klant gekocht hebt etc. De Belastingdienst ziet dit echter gewoon als kosten die je maakt in je bedrijf om je dienst te kunnen leveren. Je boekt deze kosten dan ook gewoon als kosten voor je bedrijf. Je krijgt ze van je klant terug door ze op je factuur aan de klant te zetten. Je koopt iets in en je verkoopt het weer. Dat betekent dat je er ook gewoon btw over moet vragen en dat je vrij bent in de vergoeding die je vraagt.

Je kunt de kosten gespecificeerd op de factuur aan je klant opnemen of deze bijvoorbeeld verwerken in je uurtarief of starttarief. Over je gemaakte kosten bereken je jouw btw tarief.

Maak je bijvoorbeeld reiskosten en vraag je deze terug van de klant? Je koopt je reiskosten in met 9% btw. Deze kosten boek je op reiskosten en de 9% btw krijg je terug via de btw-aangifte. De reiskosten (ex btw) zet je op de factuur van je klant en hier moet je jouw btw tarief over heffen. Lever jij je diensten met 21%, dan moet je dus ook over je reiskosten 21% btw vragen. Je bent overigens vrij om zelf een prijs voor je reiskosten te bepalen.

Hoe kunnen mijn medewerkers hun kosten declareren?

Schieten je eigen medewerkers wel eens kosten voor? Vraag hen dan om hun bonnetjes bij jou in te leveren. Eventueel kun je hier een declaratieformulier voor gebruiken. Je maakt het bedrag dat ze uitgegeven hebben, over op hun rekening. Wanneer je de afschrijving gaat inboeken geef je in de kostenboeking aan waar zij deze kosten voor gemaakt hebben.

Veelgestelde vragen over declareren

Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!

Kosten die je voor je klant maakt, zoals reiskosten of ingekochte spullen, ziet de Belastingdienst gewoon als kosten van je bedrijf. Je boekt ze dus als kosten met de originele btw en krijgt ze van je klant terug door ze op je factuur te zetten, gespecificeerd of verwerkt in je uurtarief of starttarief.

Over de kosten die je doorberekent, reken je jouw eigen btw-tarief. Koop je bijvoorbeeld reiskosten in met 9% btw, dan krijg je die 9% terug via de btw-aangifte, maar over de reiskosten op de factuur aan je klant hef je jouw eigen tarief. Lever je je diensten met 21%, dan vraag je dus ook 21% btw over de reiskosten. Je bent vrij om zelf een prijs voor de kosten te bepalen.

Vraag je medewerkers om hun bonnetjes in te leveren, eventueel met een declaratieformulier, en maak het uitgegeven bedrag over op hun rekening. Wanneer je de afschrijving van die uitbetaling in jortt inboekt, geef je in de kostenboeking aan waar de medewerker deze kosten voor heeft gemaakt en voeg je de bonnetjes als bijlage toe.