Hoe boek je invoerrechten/ inklaringskosten?

Bestel je iets buiten de EU, dan moet het bij de grens door de douane. De vervoerder, zoals DHL, FedEx, UPS of PostNL, regelt dat en betaalt de invoerrechten en de btw bij invoer voor je voor. Daarna krijg je van de vervoerder een factuur met die bedragen en zijn eigen afhandelingskosten. Die factuur boek je in jortt als één kostenboeking.

Deze kosten hebben veel namen: invoerrechten, inklaringskosten, douanerechten, importheffingen, invoerheffingen, invoerbelastingen, importtarieven en grensheffingen. Accijns op invoer hoort er ook bij; lees daarvoor accijns en andere heffingen bij import.

Wat staat er op de factuur van de vervoerder?

De factuur bestaat meestal uit drie soorten kosten:

Koertt kreeg van DHL een factuur van € 272,61: € 48,97 invoerrechten, € 206,09 btw bij invoer en € 14,50 afhandelingskosten met € 3,05 btw. Aan btw staat er dus € 206,09 + € 3,05 = € 209,14 op de factuur. De kosten zonder btw zijn € 63,47.

Waarom is de btw zo hoog?

De btw bij invoer is btw over je hele bestelling, niet over de factuur van de vervoerder. De douane rekent hem over de waarde van je goederen, met de verzendkosten en de invoerrechten erbij. Daarom is de btw vaak het grootste deel van de factuur. Die btw trek je gewoon af in je btw-aangifte, net als de btw op een Nederlandse inkoopfactuur.

Factuur met invoerrechten boeken

Is je bank gekoppeld, dan boekt de Boekhoudbot betalingen aan vervoerders zoals DHL, PostNL, FedEx en UPS met een standaardregel op Verkoopkosten met 21% btw. Voor verzendkosten klopt dat, voor een factuur met invoerrechten niet. Heeft de Boekhoudbot hem al geboekt, open de boeking dan bij Boekingen, klik op potloodje om hem te wijzigen, kies de categorie Inkoop en vul bij Totaal btw het btw-bedrag van de factuur in.

1. Klik op Nog te doen in het hoofdmenu.
2. Klik bij Bij- en afschrijvingen op Boek de bij- en afschrijvingen van de rekening waarmee je hebt betaald.
3. Klik op de afschrijving van de vervoerder. Het paneel Banktransactie opent.
4. Klik onder Mogelijke koppelingen op Maak boeking. Het paneel Maak boeking aan opent.
5. Kies bij Soort boeking voor Kosten en kies de categorie Inkoop. Invoerrechten horen bij de inkoopprijs van je goederen.
6. Laat bij Btw-soort “Leverancier uit Nederland” staan: de vervoerder is Nederlands en de btw bij invoer is Nederlandse btw.
7. Controleer of bij Totaal incl btw het bedrag van de factuur staat: € 272,61.
8. Vul bij Totaal btw zelf de btw van de factuur in: € 209,14. Gebruik hier niet Bereken, want dat rekent 21% over het hele bedrag.
9. Voeg de factuur toe bij Inkoopfactuur of bon.
10. Klik op Opslaan.

Jortt weet nu dat van het betaalde bedrag € 209,14 btw is. Die btw vind je terug in je btw-aangifte bij 5b Voorbelasting.

De factuur van je leverancier

De factuur van je leverancier buiten de EU boek je apart, zonder btw:

1. Maak een boeking bij de afschrijving van je leverancier, zoals hierboven.
2. Kies bij Soort boeking voor Kosten en kies de categorie Inkoop.
3. Kies bij Btw-soort voor Leverancier buiten de EU. Jortt vult bij Totaal btw meteen 21% in.
4. Zet Totaal btw op € 0,00. De btw betaal je bij de douane, via de factuur van de vervoerder.
5. Klik op Opslaan.

Heb je een artikel 23-vergunning, dan betaal je de btw bij invoer niet aan de douane. Je boekt de inkoop dan met Leverancier buiten de EU met btw verlegd, en de factuur van de vervoerder bevat alleen nog invoerrechten en afhandelingskosten.

Wat is er in 2026 veranderd?

Tot 1 juli 2026 betaalde je geen invoerrechten op zendingen tot € 150. Die vrijstelling is vervallen. Ook webwinkels als AliExpress en TEMU rekenen ze nu door.

Een productsoort is een groep producten met dezelfde goederencode: twee broeken en drie truien in één pakket zijn twee productsoorten, dus € 6 invoerrechten. De vervoerder of webwinkel die de aangifte doet, betaalt het aan de douane en mag het aan jou doorberekenen. Nederland heft zelf geen extra afhandelingsvergoeding.

Je boekt deze bedragen zoals hierboven: als kosten op Inkoop, met bij Totaal btw de btw van de factuur. Staan ze op de factuur van de webwinkel, boek ze dan mee in die boeking, zoals bij een AliExpress- of TEMU-factuur.

De douane zet de nieuwe kosten op een rij in Extra kosten bij online bestellingen. Over de afhandelingsvergoeding: Vanaf 1 november: Europese afhandelingsvergoeding van € 2.