Hoe boek ik kilometervergoeding?

Onbelaste kilometervergoeding (€ 0,25) boeken

Rijd je met je privé auto of fiets zakelijke kilometers dan mag je jezelf daarvoor een vergoeding betalen. De Onbelaste kilometervergoeding (€ 0,25 per km vanaf 1 januari 2026, de secretaris van Financiën heeft dit eind mei 2026 bekend gemaakt) zijn kosten. De kilometervergoeding gaat dus van je winst af.

Om kilometervergoeding te boeken maak je een nieuwe boeking. Als totaalbedrag geef je het aantal kilometers x € 0,25 (per 1 januari 2026, daarvoor was het € 0,23) op. Er zit geen btw op een kilometervergoeding, zet deze op € 0,00.

1. Ga naar Boekingen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Boeking. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
3. Kies als boeking soort Kosten en als categorie Reiskosten.
4. Voer zelf de Omschrijving, Datum, Totaalbedrag incl. btw en het Totaal aan btw 0,00 in.
5. Voeg als bijlage een pdf met de onderbouwing toe.
6. Klik op Opslaan.
7. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Betaald met.
8. Klik op Mijn Privé opname / storting (Mijn rekening courant bij een bv) of koppel de betaling van dit bedrag van je zakelijke rekening naar je privérekening aan deze boeking.

Voor een onbelaste kilometervergoeding vraagt de Belastingdienst een kilometerregistratie van de zakelijk gereden kilometers. Deze kun je als pdf toevoegen bij ‘Inkoopfactuur of bon’.

Kosten gedekt door onbelaste kilometervergoeding

De onbelaste kilometervergoeding van € 0,25 per kilometer is bedoeld om de kosten te dekken die jij maakt als je voor je werk zakelijke kilometers rijdt met je eigen vervoermiddel. Deze vergoeding helpt je de volgende kosten te dekken:

• Brandstofkosten: De kosten voor benzine, diesel, elektriciteit, of andere brandstoffen die je gebruikt tijdens zakelijke ritten.
• Onderhoud en reparaties: Kosten voor regulier onderhoud en eventuele reparaties om je voertuig in goede staat te houden.
• Afschrijving: De waardevermindering van je voertuig door gebruik en ouderdom.
• Verzekeringen: De premies die je betaalt voor de autoverzekering.
• Belastingen en heffingen: Zoals motorrijtuigenbelasting en eventuele milieutoeslagen.
• Banden: De slijtage en vervangingskosten van banden door het gebruik van je voertuig.
• Parkeerkosten: Eventuele parkeerkosten die je maakt tijdens zakelijke ritten.

Deze vergoeding is een algemene tegemoetkoming al dekt deze niet alle werkelijke kosten volledig.

Uitbetalen van kilometervergoeding

Je kunt op twee manieren de kilometervergoeding uitbetalen. Je kunt het geld overmaken van je zakelijke rekening naar je privérekening of je kunt ervoor kiezen het geld in je bedrijf te laten zitten. Je kiest dan als betaling: Betaald met Privé opname/ storting als je een eenmanszaak of vof hebt en Betaald met rekening-courant als je een bv hebt. Je kunt dit geld dan op een later moment weer onbelast uit je bedrijf halen.

Wil je de gereden kilometers doorberekenen aan je klant? Lees dan Reiskosten factureren als ondernemer. Daar staat hoe je de kilometers in je uurtarief verrekent of als aparte factuurregel opneemt, en welk btw-tarief je erover rekent.