Hoe boek ik kilometervergoeding?

3:08

Rijd je zakelijk met een auto, motor of fiets die privé van jou is, dan betaal je jezelf een vergoeding per kilometer. Die vergoeding zijn kosten voor je bedrijf, dus je winst wordt lager. Heb je een auto van de zaak, dan geldt dit niet: dan boek je de werkelijke autokosten, zie de aanschaf van een auto.

Hoeveel is de kilometervergoeding in 2026?

De kilometervergoeding is € 0,25 per zakelijke kilometer in 2026. In 2025 was dat € 0,23. De staatssecretaris van Financiën maakte de verhoging in mei 2026 bekend, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Het Belastingplan 2027 stelt voor om de € 0,25 in de wet vast te leggen; dat voorstel is nog niet aangenomen.

Je houdt een kilometerregistratie bij van je zakelijke ritten: datum, van waar naar waar, het doel en het aantal kilometers. Voor de inkomstenbelasting telt woon-werkverkeer als zakelijk.

Met de € 0,25 per kilometer zijn alle kosten van je eigen vervoermiddel gedekt. “U mag geen kosten (zoals brandstof, verzekering, tol, parkeren) afzonderlijk aftrekken van uw winst.” Lees meer over zakelijk gebruik van je privévervoermiddel bij de Belastingdienst.

Op de kilometervergoeding zit geen btw. De btw op brandstof en onderhoud van je privéauto mag je wel aftrekken voor het zakelijke deel. Dat staat los van de kilometervergoeding: lees btw-teruggave zakelijk gebruik privéauto.

Onbelaste kilometervergoeding (€ 0,25) boeken

Je boekt de kilometervergoeding bijvoorbeeld per maand of per kwartaal. In dit voorbeeld reed je in november 1.200 zakelijke kilometers: 1.200 x € 0,25 = € 300.

1. Klik rechtsboven op Toevoegen en kies Boeking. Het paneel Maak boeking aan opent.
2. Kies Kosten en als categorie Reiskosten.
3. Vul bij Omschrijving het aantal kilometers en de periode in, bijvoorbeeld Kilometervergoeding 1.200 km november.
4. Vul bij Totaal incl btw het aantal kilometers maal € 0,25 in. Laat Totaal btw op € 0,00 staan.
5. Zet bij Factuur- en leverdatum de maand van de ritten.
6. Voeg je kilometerregistratie als pdf toe bij Inkoopfactuur of bon.
7. Klik op Opslaan. De boeking opent.
8. Klik bij Mogelijke koppelingen op Betaald met en kies Mijn privéopname / storting. Heb je een bv, kies dan Mijn rekening-courant. Maak je het geld meteen over, lees dan uitbetalen.

Bij Koppelingen staat nu Mijn privéopname / storting met € -300,00, en er is niets meer te betalen. Je kosten zijn € 300 hoger.

Kosten die onder de kilometervergoeding vallen

De € 0,25 per kilometer is een vaste vergoeding voor alle kosten van je eigen vervoermiddel:

• Brandstof: benzine, diesel, elektriciteit of een andere brandstof.
• Onderhoud en reparaties.
• Afschrijving: de waardevermindering van je auto, motor of fiets.
• Verzekering: de premie voor je autoverzekering.
• Belastingen: zoals de motorrijtuigenbelasting.
• Banden.
• Parkeren en tol tijdens zakelijke ritten.

Die kosten boek je dus niet nog eens apart als zakelijke kosten. De vergoeding dekt niet altijd al je werkelijke kosten; het is een vast bedrag.

Uitbetalen van kilometervergoeding

Je kunt de kilometervergoeding op twee manieren uitbetalen:

• Je laat het geld in je bedrijf staan. Dan koppel je de boeking aan Mijn privéopname / storting, of bij een bv aan Mijn rekening-courant, zoals hierboven. Je bedrijf heeft het bedrag dan van jou tegoed als storting, en je kunt het later opnemen.
• Je maakt het over van je zakelijke rekening naar je privérekening. Dan koppel je die afschrijving aan de boeking:

1. Ga naar Nog te doen en klik bij Bij- en afschrijvingen op de bij- en afschrijvingen van je zakelijke rekening.
2. Klik op de afschrijving van de overboeking naar je privérekening. Het paneel Banktransactie opent.
3. Klik bij Mogelijke koppelingen op de knop met het aantal boekingen, bijvoorbeeld Eén boeking.
4. Klik bij de kilometervergoeding op Koppel.

Kilometervergoeding in een bv

Ben je dga van een bv, dan ben je in dienst van je bv. Je bv mag je dan een onbelaste vergoeding van € 0,25 per zakelijke kilometer geven (2026). Boek je die zelf, dan doe je dat zoals hierboven, met Betaald met Mijn rekening-courant.

Doe je de salarisadministratie in jortt, dan kun je de ritten ook vastleggen bij Reiskosten als Kilometervergoeding, met vertrekadres, bestemmingsadres en of het een retourrit is. De vergoeding komt dan op je loonstrook.

Wil je de gereden kilometers doorberekenen aan je klant? Lees dan reiskosten factureren als ondernemer. Daar staat hoe je de kilometers in je uurtarief verrekent of als aparte factuurregel opneemt, en welk btw-tarief je erover rekent.