Hoe boek ik klant geld terugbetalen

Soms betaal je je klant geld terug. Bijvoorbeeld omdat een opdracht niet of maar gedeeltelijk doorgaat, of omdat je klant te veel betaalde. Hoe je de terugbetaling boekt, hangt af van de situatie:

Wat betekent een terugbetaling voor je boekhouding?

Gaat een opdracht niet of maar gedeeltelijk door, dan was een deel van je omzet geen omzet. Met de terugbetaling verlaag je daarom je omzet en de btw die je erover aangaf. Betaalde je klant alleen te veel, dan klopte je omzet wel: dan geef je alleen geld terug dat niet van jou was.

Order gaat (deels) niet door

Factuur gemaakt met jortt

Maakte je de factuur met jortt, dan maak je een creditfactuur voor het bedrag dat je terugbetaalt. Aan die creditfactuur koppel je de terugbetaling.

Jortt koppelt een creditfactuur bij het versturen zelf aan de factuur, maar nooit voor meer dan er op de factuur openstaat. Is de factuur al betaald, dan ontkoppel je daarom eerst de betaling.

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu en klik op Facturen.
2. Klik op de factuur die je wil crediteren. Het paneel van de factuur opent.
3. Ga bij Koppelingen met je muis over de betaling van je klant en klik op het icoon Ontkoppel. De betaling staat weer bij Nog te doen.

4. Klik op Alle opties en kies Crediteer. Jortt maakt meteen een concept-creditfactuur met het volgende factuurnummer en opent hem. Bovenaan staat Creditfactuur voor en het nummer van je factuur.
5. Betaal je maar een deel terug, pas dan de factuurregels of de aantallen aan tot het bedrag dat je terugbetaalt.
6. Klik op Naar versturen en kies Per e-mail of Zelf versturen / afdrukken.
7. Klik op de knop om de creditfactuur definitief te maken en te versturen. Jortt koppelt de creditfactuur nu aan je factuur.
8. Open de factuur weer, ga bij Koppelingen met je muis over de creditfactuur en klik op het icoon Ontkoppel.
9. Koppel bij Nog te doen de bijschrijving van je klant aan de factuur: open de bijschrijving, klik bij Mogelijke koppelingen op de knop met het aantal facturen en klik op de factuur.
10. Heb je het geld teruggestort, open dan bij Nog te doen de afschrijving van je terugbetaling, klik bij Mogelijke koppelingen op de knop met het aantal facturen en klik op de creditfactuur.

De factuur is nu betaald met de betaling van je klant, en de creditfactuur met jouw terugbetaling. In je winst-en-verliesrekening en je btw-aangifte telt alleen wat je klant per saldo betaalde. Meer over creditfacturen lees je in creditfactuur maken.

Geen factuur gemaakt met jortt

Heb je voor de betaling van je klant een opbrengstenboeking gemaakt, dan maak je voor de terugbetaling een negatieve opbrengstenboeking. Die laat zien dat je omzet lager is geworden.

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Klik bij Bij- en afschrijvingen op de juiste rekening.
3. Klik op de afschrijving van de terugbetaling aan je klant. Het paneel Banktransactie opent.
4. Klik bij Mogelijke koppelingen op Maak boeking. Het paneel Maak boeking aan opent.
5. Kies bij Soort boeking voor Opbrengsten en als Categorie Diverse omzet of je eigen omzetcategorie. Het bedrag krijgt een min-teken.
6. Klik bij Btw 21% of Btw 9% op Bereken, of vul het btw-bedrag in. Ook de btw krijgt een min-teken.
7. Klik op Opslaan.

Je omzet en de btw die je moet afdragen, zijn nu met de terugbetaling verlaagd.

Klant heeft te veel betaald

Heeft je klant in één betaling te veel betaald en betaal je het te veel betaalde terug? Dan maak je geen creditfactuur, want je factuur klopte. Lees hoe je de afschrijving naar je klant boekt. Heeft je klant dezelfde factuur twee keer volledig betaald, kijk dan bij dubbel betaalde facturen.