Hoe boek ik kosten in jortt?

Zakelijke kosten boek je met een kostenboeking. Meestal begin je bij de afschrijving op je bankrekening: jortt vult het bedrag en de omschrijving dan al in. Jij kiest de categorie, controleert de btw aan de hand van de factuur en voegt de bon toe.

Welke kosten boek je?

Alleen zakelijke kosten horen in je administratie. Zakelijke kosten zijn alle kosten die je hebt omdat je een bedrijf hebt.

Facturen horen op naam van je bedrijf te staan.

Ben je btw-plichtig, dan trek je de btw over je zakelijke kosten af in je btw-aangifte. Ben je vrijgesteld van btw of zit je in de KOR, dan draag je geen btw af over je opbrengsten en mag je ook geen btw terugvragen over je kosten. Heb je bij je bedrijfsgegevens Ik ben vrijgesteld van btw (Ik doe geen btw-aangifte) gekozen, dan laat jortt de btw-velden in de boeking weg. Ben je gedeeltelijk vrijgesteld, dan trek je alleen de btw af over de kosten voor je belaste opbrengsten (de opbrengsten waarover je btw rekent).

Koop je iets van € 450 excl. btw of meer dat je langer dan een jaar in je bedrijf gebruikt, zoals een laptop, dan is dat geen kostenboeking maar een bedrijfsmiddel. Je kiest dan de soort boeking Bedrijfsmiddel en jortt schrijft het over meerdere jaren af. Lees meer over bedrijfsmiddelen en afschrijven.

Is een afschrijving van je zakelijke rekening helemaal privé, dan maak je geen kostenboeking. Je boekt hem met de soort Balans op Mijn privéopname / storting (eenmanszaak, vof, maatschap) of Mijn rekening-courant (bv).

Kosten boeken vanaf een afschrijving

Heb je je bankrekening aan jortt gekoppeld, dan staan je afschrijvingen bij Nog te doen. Veel afschrijvingen boekt de Boekhoudbot al voor je met standaardregels en je eigen regels. De rest boek je zo:

1. Klik op Nog te doen in het hoofdmenu.
2. Klik bij Boek de bij- en afschrijvingen op je rekening.
3. Klik op de afschrijving. Het paneel Banktransactie opent.
4. Klik bij Mogelijke koppelingen op Maak boeking. Het formulier Maak boeking aan opent. Het bedrag en de omschrijving van de afschrijving staan al ingevuld en de soort boeking staat op Kosten.
5. Kies de Categorie en controleer de velden aan de hand van de factuur (zie het formulier, veld voor veld).
6. Voeg bij Inkoopfactuur of bon de factuur of bon toe.
7. Klik op Opslaan.

De boeking is nu gekoppeld aan de afschrijving, en de afschrijving verdwijnt uit Nog te doen.

Staat de inkoopfactuur al als boeking in jortt, dan maak je geen nieuwe boeking. Bij Mogelijke koppelingen staat dan de boeking die jortt heeft gevonden; klik op Koppel.

Kosten boeken zonder afschrijving

Betaal je later, met je privérekening of contant, dan maak je de boeking zelf:

1. Klik rechtsboven op Toevoegen en kies Boeking. Je kunt ook naar Boekingen gaan en op Boeking klikken. Het formulier Maak boeking aan opent.
2. Vul het formulier in zoals hieronder beschreven.
3. Klik op Opslaan. Het paneel van de boeking opent.
4. Is de factuur al betaald, klik dan bij Mogelijke koppelingen op Betaald met en kies hoe je hebt betaald, bijvoorbeeld Kas of Mijn privéopname / storting (eenmanszaak) of Mijn rekening-courant (bv).

Betaal je de factuur later van je zakelijke rekening, dan koppel je de afschrijving aan deze boeking zodra hij bij Nog te doen staat: klik op de afschrijving en bij Mogelijke koppelingen op Koppel naast de gevonden boeking. Zo valt de btw al in de aangifte van de maand of het kwartaal van de factuur.

Wil je de btw pas meenemen als je betaalt? Zet de inkoopfactuur dan in je Inbox en boek hem bij de afschrijving. Jortt stelt de bon uit je Inbox dan voor. Betaalbatches voor de bank maak je niet met jortt.

Het formulier Maak boeking aan, veld voor veld

Zo ziet het formulier eruit voor een inkoopfactuur van € 121,00 met € 21,00 btw:

Soort boeking

Bovenaan kies je de soort boeking. Het formulier past zich aan de soort aan.

Categorie

Bij Categorie kies je waar de kosten bij horen. Standaard staat er – Andere kosten. De lijst is ingedeeld in groepen, zoals Inkoopkosten (met Inkoop en Uitbesteed werk), Overige kosten (met onder meer Kantoorkosten, Reiskosten, Verzekeringen, Auto- en transportkosten en Huisvestingskosten), Financiële kosten en Personeelskosten. Mist er een categorie, dan kun je zelf een categorie toevoegen.

Bij sommige categorieën rekent jortt zelf iets voor je uit. Kies je Lunch en diner / representatiekosten, dan boekt jortt 20% (eenmanszaak, vof, maatschap) of 26,5% (bv) als Niet aftrekbare kosten en trekt het de btw niet af. Lees meer in een zakelijke lunch of diner boeken.

Omschrijving en Labels

Bij Omschrijving zet je waar de kosten voor zijn, bijvoorbeeld de naam van de leverancier en wat je kocht. Met Labels deel je kosten in naar project of afdeling; lees meer over labels.

Totaal incl btw, Btw-soort en Totaal btw

Bij Totaal incl btw vul je het bedrag in dat je betaalt, inclusief btw. Is het een creditfactuur van je leverancier, dan zet je een min voor het bedrag: negatieve kosten is geld dat je terugkrijgt.

Bij Btw-soort geef je aan waar je leverancier zit en of de btw naar jou is verlegd. Waar je leverancier zit zie je aan de landcode voor zijn btw-nummer.

Twijfel je welke Btw-soort je kiest? Gebruik het inboekschema.

Bij Totaal btw vul je het btw-bedrag van de factuur in. Staat er één tarief op de factuur, klik dan op Bereken en kies 21%, 9% of Vrijgesteld; jortt rekent het bedrag uit. Kies je een soort met btw verlegd, dan heet het bedragveld Totaal en vul je het bedrag zonder btw in.

Factuur met btw verlegd

Bij een factuur met btw verlegd berekent je leverancier geen btw. Jij geeft de btw zelf op in je btw-aangifte en trekt hem in dezelfde aangifte weer af. Het bedrag dat je betaald hebt staat bij Totaal en komt helemaal op de categorie van de boeking. De btw die jortt met Bereken uitrekent, komt alleen in je btw-aangifte.

De btw is verlegd als op je factuur staat: btw verlegd, intracommunautaire verlegging, VAT reverse-charged, reverse charge VAT, VAT shifted, Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, EU-richtlijn 2006/112/EG artikel 44 en/of artikel 196. Internationale bedrijven zetten dit er niet altijd goed op. Gaat het om diensten of software uit het buitenland, maak dan voor de zekerheid een boeking met btw verlegd.

Dit geldt niet voor goederen die je van buiten de EU importeert. Zonder artikel 23-vergunning betaal je de btw daarover bij de douane, meestal via de factuur van je vervoerder. De factuur van de leverancier boek je dan zonder btw; de btw van de douane boek je via invoerrechten boeken.

Buitenlandse btw op de factuur

Staat er buitenlandse btw op de factuur, dan krijg je die niet terug via je Nederlandse btw-aangifte. Je kiest dan de Btw-soort van je leverancier zonder btw verlegd. Het bedrag dat je betaald hebt staat bij Totaal incl btw. Wat bij Totaal btw staat, boekt jortt op de categorie Niet verrekenbare btw en de rest op de categorie van de boeking. Btw uit een ander EU-land kun je wel apart terugvragen met een teruggaafverzoek uit een EU-land; btw van buiten de EU krijg je niet terug.

Factuur- en leverdatum

In het blok Factuur- en leverdatum zie je de maand van de factuur en de levering. Klik op het blok om ze te wijzigen.

Factuurdatum bepaalt in welke btw-aangifte de boeking valt. Leverdatum bepaalt in welke maand en welk jaar de kosten in je winst-en-verliesrekening staan. Standaard is het vinkje Leverdatum is gelijk aan factuurdatum aangevinkt. Haal je het weg, dan kies je een eigen Leverdatum.

Betaal je in één keer voor een langere periode, bijvoorbeeld een jaarabonnement, vink dan Leveringsperiode is langer dan 1 maand aan. Je kiest dan een Start leveringsperiode en een Einde leveringsperiode, en jortt spreidt de kosten over die maanden. De btw valt in de aangifte van de factuurdatum.

Een maand in een afgesloten boekjaar kun je niet kiezen. Valt de boeking in een btw-periode waarvoor je al aangifte hebt gedaan, dan neemt jortt een wijziging die de btw raakt automatisch mee in een volgende aangifte.

Privé-uitgave

Gebruik je iets deels privé, zoals je telefoonabonnement, dan boek je de hele factuur en geef je het privédeel op in het blok Privé-uitgave. Ingeklapt staat er Geen gedeeltelijke privé-uitgave toegevoegd.

1. Klik op het blok Privé-uitgave.
2. Vul bij Omschrijving in waar het om gaat en bij Factuurbedrag excl. het bedrag zonder btw.
3. Kies bij Btw het tarief van de factuur: 21%, 9% of 0%.
4. Kies bij Privégebruik het percentage dat je privé gebruikt, van 10% tot 100%. Standaard staat er 50%.
5. Heeft de factuur meer regels met een ander privédeel, klik dan op Toevoegen.

Jortt rekent het privédeel uit. Bij een telefoonabonnement van € 40,00 excl. btw met 30% privégebruik is dat € 12,00 plus € 2,52 btw:

Jortt boekt het privédeel, inclusief btw, op de categorie Gedeeltelijke privéuitgave, zodat het niet meetelt als kosten, en trekt de btw over dat deel niet af. Bij de categorie Lunch en diner / representatiekosten staat het blok Privé-uitgave er niet: daar splitst jortt het niet-aftrekbare deel zelf af.

Inkoopfactuur of bon

In het blok Inkoopfactuur of bon klik je op Selecteer of sleep je het bestand erin. Heb je de bon al in je Inbox gezet, dan kies je hem daar. Bewaar je de bon niet in jortt, zet dan het nummer van de boeking op je papieren bon, zodat je hem later terugvindt.

Conceptboeking

Onderaan staat het vinkje Conceptboeking. Een conceptboeking wordt nog niet meegenomen in je boekhouding: niet in je winst-en-verliesrekening en niet in je btw-aangifte. Gebruik het als je nog iets moet uitzoeken, bijvoorbeeld de juiste categorie.

Je conceptboekingen staan bij Nog te doen onder Accordeer of bewerk de concept boekingen. Open een boeking, maak hem af en haal het vinkje weg, of accordeer hem in de lijst. Heb je in een btw-periode nog conceptboekingen, dan waarschuwt jortt je bij de btw-aangifte. Bij de soort Bedrijfsmiddel is er geen vinkje Conceptboeking.

Inboekschema

Twijfel je hoe je een factuur boekt? Beantwoord steeds één vraag en je ziet welke Btw-soort je kiest en waar de btw in je aangifte komt.