Hoe boek ik loon / salaris van werknemers

Om loonkosten te kunnen boeken geef je eerst bij Bedrijfsgegevens aan dat je personeel hebt. Jortt voegt nu automatisch de categorieën toe die je nodig hebt om de loonkosten te verwerken. Als DGA ben je ook personeel van je holding bv!

Ben je een boekhouder? Lees deze instructies eerst goed door, voordat je lonen gaat verwerken in Jortt. Alle categorieën die nodig zijn voor het verwerken van lonen staan al standaard in Jortt. Ga zelf geen extra categorieën aanmaken zolang we dat niet aangeven in de instructies! In Jortt verwerk je lonen anders dan in een traditioneel boekhoudsysteem. Het resultaat is hetzelfde (conform BW 2, Titel 9, artikel 377), de weg ernaar toe is sneller en eenvoudiger. Ga hier niet mee experimenteren. Jortt is geautomatiseerd tot en met de jaarrekening en werkt alleen op deze manier.

Loon boeken van eigen werknemers

Heb je zelf werknemers in dienst? Dan verwerk je de loonkosten eenvoudig in boekhoudprogramma Jortt aan de hand van de afschrijvingen van de bank. 'Loonkosten' is een categorie die de Belastingdienst vraagt bij het doen van je inkomstenbelasting of de vennootschapsbelasting.

Wanneer je de loonkosten op onderstaande wijze verwerkt, voldoe je aan de eisen van de Belastingdienst en kun je deze posten één op één overnemen wanneer je de inkomstenbelasting of de vennootschapsbelasting aangeeft.

Loonstroken maken

Met Jortt kun je geen loonstroken maken, dat is weer een specialiteit op zich. Een eigen loonspecificatie als DGA kun je wel eenvoudig zelf maken: DGA loonheffingen berekenen (gratis). Voor je personeel adviseren we te werken met Het Salariskantoor (€ 10,- per loonstrook*) of Employes (€ 25,- 1e werknemer, € 5,- iedere volgende werknemer/ maand*).
*Excl. btw. Prijzen zijn van derde partijen en kunnen veranderen.

Loonkosten boeken

De netto loonbetaling, dus het geld wat je overmaakt aan je werknemer, boek je als Kosten en Lonen. Je neemt daarvoor het totaalbedrag wat netto is overgemaakt, dus inclusief eventuele reiskosten of andere onkosten. Over loonkosten wordt geen btw berekend. Vul dus € 0,- in bij het btw veld.

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Selecteer bij Boekingen bij Boek de bij- en afschrijvingen de juiste rekening.
3. Klik op Inboeken bij de Afschrijving van de betaling van het netto loon.
4. Klik op Maak boeking in de geopende Afschrijving. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
5. Kies als boeking soort Kosten en als categorie Lonen.
6. Klik op Opslaan.

Sociale lasten boeken

Naast de loonkosten betaal je ook sociale lasten. Dit is het bedrag wat je overmaakt aan de Belastingdienst. Deze afschrijving boek je ook als Kosten, Sociale lasten. Over Sociale lasten wordt geen btw berekend.

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Selecteer bij Boekingen bij Boek de bij- en afschrijvingen de juiste rekening.
3. Klik op Inboeken bij de Afschrijving van de betaling aan de Belastingdienst.
4. Klik op Maak boeking in de geopende Afschrijving. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
5. Kies als boeking soort Kosten en als categorie Sociale lasten/loonbelasting.
6. Sociale lasten betaal je een maand later dan de lonen. Bij de boeking geef je als Factuurdatum dus de periode één maand voor de betaling aan.
7. Klik op Opslaan.

Sociale lasten die je in januari hebt betaald, gaan over de periode december. Door de factuurdatum op december te zetten, komt deze automatisch als Onbetaalde Sociale lasten / Loonbelasting op de balans te staan.

de Boekhoudbot herkent betalingen van sociale lasten aan de Belastingdienst. Deze worden al op de juiste manier voor je geboekt rekening houdend met de periode waarover de loonbelasting wordt betaald. Je hoeft dit dus niet zelf te doen.

Pensioenkosten boeken

Betaal je pensioen aan een extern pensioenfonds? Dan moet je deze kosten apart boeken in je boekhouding.

De pensioenopbouw wordt in de huidige periode als kosten geteld.

De betaling aan het pensioenfonds verwerk je als volgt:

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Selecteer bij Boekingen bij Boek de bij- en afschrijvingen de juiste rekening.
3. Klik op Inboeken bij de Afschrijving van de betaling aan het pensioenfonds.
4. Klik op Maak boeking in de geopende Afschrijving. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
5. Kies als boeking soort Kosten en als categorie Pensioenkosten.
6. Klik op Opslaan.

Belastingaangifte

Lonen, Sociale lasten en Pensioenkosten zijn de enige splitsingen die de Belastingdienst aan je vraagt (conform BW 2, Titel 9, artikel 377). Het verder opsplitsen van je kosten, zoals reiskosten per werknemer, is dus alleen handig als dit jezelf iets oplevert.

Zet in de omschrijving van de uitbetaalde lonen het woord 'Salaris' of 'Loon'. Jortt herkent deze omschrijving en deelt de betaling gelijk in, in de juiste categorie. De sociale lasten worden ook automatisch door Jortt in de juiste categorie geplaatst. Jortt kent het banknummer van de Belastingdienst en weet aan de hand van het betaalkenmerk om welke soort belasting het gaat.

Vakantiegeld / 13e maand reserveren

Betaal je vakantiegeld, 13e maand of andere speciale vergoedingen achteraf? Dan maak je hiervoor een lening aan, je hebt namelijk een schuld aan je werknemers. Deze lening zorgt ervoor dat je al wel de kosten neemt in een huidige periode, maar deze nog niet uitbetaald.

De lening staat vermeld bij Geldzaken. Zo weet je hoeveel geld je nog schuldig bent aan je personeel.

1. Ga naar Geldzaken links in het hoofdmenu.
2. Klik bij Ontvangen lening op Toevoegen en kies Korte termijn lening.
3. Geef de omschrijving op bijvoorbeeld Reservering vakantiegeld of Reservering 13e maand en selecteer het type lening.
4. Klik op Opslaan.

Vakantiegeld / 13e maand kostencategorie

De reserveringen worden in de huidige perioden als kosten geteld. Om deze reden maak je per reservering ook een kostencategorie aan. Deze maak je eerst aan bij: Categorie toevoegen aan boekhouding als subcategorie van Lonen, deze categorie noem je Reservering vakantiegeld.

Vakantiegeld / 13e maand kosten boeken

Voor de reserveringen maak je een Nieuwe boeking:

1. Ga naar Boekingen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Boeking. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
3. Kies als boeking soort Kosten en als categorie Reservering vakantiegeld.
4. Voer zelf de Omschrijving 'Reservering {doel}', Datum, Totaalbedrag incl. btw en zet het Totaal aan btw op 0.
5. Klik op Opslaan.
6. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Geef aan dat de boeking is betaald met:.
7. Klik op de Lening reservering vakantiegeld of Reservering 13e maand.

Vakantiegeld / 13e maand reserveringen vrijgeven

Wanneer de tijd is gekomen dat je de reserveringen gaat uitbetalen, maak je weer twee boekingen. Deze zijn het tegenovergestelde van 'Vakantiegeld/ 13e maand reserveren'.

Je maakt hiervoor een Nieuwe boeking:

1. Ga naar Boekingen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Boeking. Er wordt een paneel geopend voor een nieuwe boeking.
3. Kies als boeking soort Kosten en als categorie Lonen.
4. Voer zelf de Omschrijving 'Reservering {doel}', Datum, Totaalbedrag incl. btw als NEGATIEF bedrag en zet het Totaal aan btw op 0.
5. Klik op Opslaan.
6. Klik in de boeking bij Mogelijke koppelingen op Geef aan dat de boeking is betaald met:.
7. Klik op de Lening reservering vakantiegeld of Reservering 13e maand.

Vakantiegeld / 13e maand reserveringen betalen

De betaling aan je werknemers van het vakantiegeld of de 13e maand, boek je weer aan de hand van de afschrijvingen van je bank. Je boekt het uitbetaalde netto bedrag aan je werknemers als Kosten, Lonen en de afgedragen Sociale lasten als Kosten, Sociale lasten.

Loonkosten op de winst-en-verliesrekening

De loonkosten staan nu overzichtelijk op de winst-en-verliesrekening. Deze staan op exact dezelfde manier weergegeven zoals je deze moet overnemen bij de IB aangifte of VPB aangifte.

Sociale lasten op de balans

Jortt verwerkt de overlopende post sociale lasten automatisch op de balans.

Payroll medewerker boeken

Wanneer je gebruik maakt van Payroll, dan boek je alleen de kosten zoals deze op de factuur staan. Als Kosten | Personeelskosten | Overige Personeelskosten (Payrollers zijn geen personeel van jou, je betaald geen loon, maar kosten voor de Payroll).

Indien gewenst kun je een categorie 'Payroll' toevoegen bij: Categorie toevoegen aan je boekhouding als subcategorie van Overige personeelskosten.

Op een Payroll factuur zit btw. Deze geef je ook op in de boeking. Deze btw wordt dan verrekend met de eerstvolgende btw-aangifte.

Ingehuurde zzp medewerkers voor een project boeken

Heb je zzp medewerkers ingehuurd voor een project en 'verkoop' je deze medewerkers door aan jouw opdrachtgever? Dan boek je deze als Kosten, Uitbesteed werk. Dit valt namelijk onder de 'Inkoopkosten' en moet je dus ook zo opgeven bij de Inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.

Een boekhouder, schoonmaakbedrijf, beveiligingskantoor of een ander die 'algemene werkzaamheden' doet, valt niet onder Uitbesteed werk, maar onder Andere- of Kantoorkosten.