Hoe boek ik OV-chipkaart (reis)kosten?

Handig is een aparte OV-chipkaart voor je bedrijf. Al het geld dat je erop zet, gebruik je dan voor zakelijke reizen, en je hoeft per oplading niets uit te zoeken. Kies een kaart op naam: dan download je bij je vervoerder een overzicht van je reizen, en dat vraagt de Belastingdienst.

Zakelijke reiskosten met het openbaar vervoer trek je af voor 100% van de werkelijke kosten. Je moet ze wel kunnen aantonen. “Reist u met een OV-chipkaart? Maak dan een uitdraai van uw reizen.” Bron: welke kosten mag u aftrekken, Belastingdienst.

Boeken aanschafkosten OV-chipkaart

Het opladen van een OV-chipkaart en betalingen aan NS herkent de Boekhoudbot met een standaardregel. Hij boekt ze als Reiskosten met 9% btw en vraagt er geen bon bij. Staat zo’n afschrijving al bij je boekingen, dan hoef je niets te doen.

De aanschaf van de kaart boek je als Reiskosten met 9% btw.

1. Ga naar Nog te doen en klik bij Bij- en afschrijvingen op de bij- en afschrijvingen van je zakelijke rekening.
2. Klik op de afschrijving van de aanschaf van je kaart. Het paneel Banktransactie opent.
3. Klik bij Mogelijke koppelingen op Maak boeking. Het paneel Maak boeking aan opent, met het bedrag al ingevuld.
4. Kies Kosten en als categorie Reiskosten.
5. Klik bij Totaal btw op Bereken en kies 9%.
6. Klik op Opslaan.

Boeken van de kosten voor het opladen van de OV-kaart

Elke keer dat je je OV-chipkaart oplaadt, wordt er geld van je rekening afgeschreven. Die afschrijving boek je net als de aanschaf: Kosten op Reiskosten met 9% btw. Meestal heeft de Boekhoudbot dat al voor je gedaan.

Check je in met je bankpas (OVpay), dan staan je reizen als afschrijvingen van de vervoerder op je rekening. Die boek je op dezelfde manier.

Boeken van tegoed bij defecte of beëindigde OV-kaart

Krijg je geld van je OV-chipkaart terug, dan boek je dat als negatieve kosten: je kosten worden lager.

1. Ga naar Nog te doen en klik bij Bij- en afschrijvingen op de bij- en afschrijvingen van je zakelijke rekening.
2. Klik op de bijschrijving van de terugbetaling. Het paneel Banktransactie opent.
3. Klik bij Mogelijke koppelingen op Maak boeking. Het paneel Maak boeking aan opent.
4. Kies Kosten en als categorie Reiskosten. Het bedrag is negatief.
5. Klik bij Totaal btw op Bereken en kies 9%. Zo corrigeer je ook de btw die je eerder hebt afgetrokken.
6. Klik op Opslaan.

Een zakelijke reis betaald met je privé OV-chipkaart?

Een zakelijke reis die je met je privé OV-chipkaart hebt betaald, boek je als een zakelijke aankoop met privégeld: een kostenboeking op Reiskosten met 9% btw, die je via Betaald met koppelt aan Mijn privéopname / storting, of bij een bv aan Mijn rekening-courant. Hoe dat stap voor stap gaat, lees je in zakelijke aankoop met privégeld.