Hoe boek ik een stagevergoeding of een vrijwilligersvergoeding?

Stagevergoeding

Een stagiair is een scholier of student die als onderdeel van zijn opleiding werkervaring bij jou opdoet. Je mag hem een stagevergoeding geven, maar het hoeft niet.

Geef je een stagevergoeding, dan is je stagiair voor de loonheffingen in fictieve dienstbetrekking. Dat betekent:

1. je houdt loonbelasting en premie volksverzekeringen in;
2. je betaalt de werkgeversheffing Zvw;
3. je stagiair is alleen verzekerd voor de Ziektewet, niet voor de WW en de WIA;
4. je doet voor hem loonaangifte.

Krijgt je stagiair een echte beloning voor productief werk, dan is het een gewone dienstbetrekking, net als bij je andere werknemers.

Vergoed je alleen de kosten die je stagiair werkelijk maakt, zoals zijn reiskosten? Dat is geen beloning, en dan is er geen dienstbetrekking. Die vergoeding boek je als Kosten, bijvoorbeeld op Reiskosten.

Zo boek je een stagevergoeding

Een stagevergoeding loopt via de salarisadministratie. Maak je de loonstroken in jortt, voeg je stagiair dan toe als werknemer en kies bij Soort werknemer voor Stagiair. Hoe dat gaat lees je in een werknemer toevoegen. De stagevergoeding zet je op zijn loonstrook. Jortt boekt de loonkosten dan met de loonboeking van de maand, en zet het nettoloon als schuld op je balans.

De uitbetaling aan je stagiair boek je daarna zo:

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Boek de bij- en afschrijvingen van je rekening.
3. Klik op de afschrijving van de uitbetaling aan je stagiair.
4. Klik op Maak boeking. Het paneel Maak boeking aan opent.
5. Kies bij Soort boeking voor Balans.
6. Kies als categorie Nettoloon.
7. Klik op Opslaan.

Het saldo van Nettoloon staat daarna weer op nul. Boek de uitbetaling niet op Kosten en Lonen: dan staan de loonkosten er twee keer in.

Maak je de loonstroken ergens anders, neem dan elke maand de loonjournaalpost over in de loonboeking, en boek de uitbetaling op dezelfde manier op Nettoloon.

Vrijwilligersvergoeding

Een vrijwilliger doet onverplicht werk, en niet als beroep. Je mag hem een vergoeding geven, maar het hoeft niet.

De vrijwilligersregeling geldt alleen voor:

1. stichtingen en verenigingen die geen vennootschapsbelasting hoeven te betalen;
2. stichtingen en verenigingen die een sportorganisatie zijn;
3. stichtingen en verenigingen die een ANBI zijn.

Heb je een eenmanszaak, vof of bv, dan kun je de regeling niet gebruiken. Betaal je iemand die voor je werkt, dan is dat loon of een opdracht.

In 2026 is een vrijwilligersvergoeding onbelast als je binnen alle drie deze grenzen blijft:

Spreek je geen uurvergoeding af, dan gelden alleen het maand- en het jaarbedrag.

Ga je boven een van de grenzen, dan is de hele vergoeding belast, niet alleen het deel erboven. Geef je naast de maximale vergoeding nog een vaste onkostenvergoeding, dan ga je ook over de grens. Alleen een vergoeding van de kosten die je vrijwilliger werkelijk maakt, met bonnen, telt niet mee.

De vrijwilligersregeling bij de Belastingdienst

Zo boek je een vrijwilligersvergoeding

Een onbelaste vrijwilligersvergoeding boek je als kosten, zonder btw:

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Boek de bij- en afschrijvingen van je rekening.
3. Klik op de afschrijving van de vrijwilligersvergoeding.
4. Klik op Maak boeking. Het paneel Maak boeking aan opent.
5. Kies bij Soort boeking voor Kosten.
6. Kies als categorie Overige personeelskosten.
7. Laat Totaal btw op € 0,00 staan. Op een vrijwilligersvergoeding zit geen btw.
8. Voeg eventueel de vrijwilligersovereenkomst of een overzicht van de uren toe bij Inkoopfactuur of bon.
9. Klik op Opslaan.

Ga je over de grens, dan stel je vast of je vrijwilliger daarmee werknemer is. Is hij dat, dan verloon je de hele vergoeding via de salarisadministratie, net als een stagevergoeding, en boek je de uitbetaling op Nettoloon. Is hij geen werknemer, dan geef je de uitbetaalde bedragen door aan de Belastingdienst; hoe dat gaat lees je op de pagina van de Belastingdienst hierboven.