Factuur maken

Nog te doen Facturen en offertes

Met boekhoudprogramma Jortt zorgen we ervoor dat je het overzicht behoudt bij het doen van je boekhouding. Jortt laat je zien wat je moet doen om je boekhouding op orde te krijgen. Alleen wanneer je administratie op orde is, heb je immers een goed beeld van je financiële situatie. Je ziet alleen de acties die je nog moet doen. Ben je helemaal bij, dan zie je hier dus niets staan!

In het Nog te doen scherm vind je alle acties, die je nog moet uitvoeren om je boekhouding op orde te brengen, overzichtelijk bij elkaar.

Overzicht van nog te doen boekingen en facturen

De acties zijn gesplitst in:

  • Acties voor Facturen en offertes
  • Acties voor Boekingen ; deze zie je alleen als je een Jortt Compleet account hebt
  • Algemeen

De activiteiten staan in volgorde van belangrijkheid. Begin dus altijd bovenaan en werk van daar naar beneden. Door middel van kleurcodes geven we aan om wat voor soort acties het gaat.

Wanneer je op een Nog te doen actie klikt, zie je voor welke items je deze actie moet uitvoeren. Verwerk de uit te voeren acties of snooze deze.

Begin altijd eerst met het bijwerken van je boekingen en ga dan pas de acties uitvoeren voor de Facturen en offertes. Je verwerkt dan eerst je bij- en afschrijvingen zodat duidelijk is welke facturen je klanten al hebben betaald. Zo stuur je geen overbodige herinneringen.

Snoozen van Nog te doen items

Soms wil je een Nog te doen actie niet direct uitvoeren of wil je voor een item nooit een actie uitvoeren omdat je bijvoorbeeld dat ene bonnetje echt niet meer hebt. Voor die gevallen hebben we in Jortt een Snooze-functie ingebouwd. Je kunt per factuur, offerte of boeking aangeven of je die, tijdelijk of voor altijd, niet meer wilt zien op het Nog te doen scherm. Zo houd je overzicht en blijft Jortt je niet herinneren aan een actie die je niet kunt of nu gewoon nog even niet wilt uitvoeren.

Heb je een bepaalde snooze-tijd ingegeven voor een item dan komt dat item vanzelf weer bij Nog te doen tevoorschijn. Met de grote button rechtsboven op het Te doen scherm kun je alle items weer ont-snoozen en staan ze weer bij Nog te doen . Hoe snooze je een item?

  1. Vink het Nog te doen item aan. Soms moet je hiervoor op het gekleurde balletje gaan staan waardoor het vakje zichtbaar wordt.
  2. Vink eventuele andere items aan die je op dezelfde manier wilt snoozen.
  3. Klik op de knop Snooze en kies de tijd dat je het item even niet wilt zien.
    Snooze een boeking of factuur

Items die je gesnoozed hebt, blijven wel zichtbaar op de schermen Facturen en offertes, Boekingen en Geldzaken.

Hoe kun je zien wat je gesnoozed hebt?

Schuif de knop die rechts bovenaan in het Te doen scherm staat naar rechts en alle items die je gesnoozed hebt zijn weer even zichtbaar!

Toon alle snooze items

Acties voor Facturen en offertes

De acties voor je facturen worden aangegeven met een lichtgroen icoon, alle acties voor je offertes met een donkergroen icoon. Aan het eind van de regel staat aangegeven om hoeveel facturen of offertes het gaat.

Verstuur of bewerk de concept facturen

Bekijk of je deze concept facturen nog naar je klant moet sturen of dat je ze uit Jortt verwijdert omdat ze niet meer van toepassing zijn. Je kunt een factuur ook tijdelijk snoozen.

Je kunt een concept factuur op twee manieren versturen:
Manier 1:

  1. Klik op de factuur en het Nieuwe factuur paneel wordt geopend.
  2. Breng eventuele wijzigingen aan en bekijk het voorbeeld om te zien of alles correct is ingevuld.
  3. Klik op Ga naar versturen.

Manier 2:

  1. Vink de concept factuur aan door een vinkje te zetten in het vierkantje voor het factuurnummer.
  2. De knop Verstuur wordt blauw en kun je nu aanklikken. De factuur wordt direct per e-mail verzonden. De factuur kan alleen direct verzonden worden als deze helemaal volledig is (met e-mailadres van de klant). Is dit niet het geval dan blijft de knop Verstuur grijs en kun je er niet op klikken.

Verwijderen van de concept factuur kan op twee manieren:
Manier 1:

  1. Vink de concept factuur aan door een vinkje te zetten in het vierkantje voor het factuurnummer.
  2. De knop Verwijder wordt blauw en kun je nu aanklikken.

Manier 2:

  1. Klik op de factuur en het Nieuwe factuur paneel wordt geopend.
  2. Klik op het prullenbakje bovenaan in de witte balk.

Herinner verlopen facturen

Jortt houdt voor je bij of verstuurde facturen verlopen zijn. Dat wil zeggen dat de betalingstermijn is verstreken en dat de factuur nog niet door de klant betaald is.

Jortt kent daarvoor 4 categorieën:

  • Herinner verlopen facturen die nog niet herinnerd zijn
  • Herinner verlopen facturen die al 1 keer eerder herinnerd zijn
  • Herinner verlopen facturen die al 2 keer eerder herinnerd zijn
  • Herinner verlopen facturen die al 3 keer of vaker herinnerd zijn
Nog te doen voor herinneringen

Verstuur herinneringen voor deze facturen.

Lees hier verder over: Maak een factuur herinnering

Koppel betalingen aan betaalde facturen

Je boekhouding is pas compleet als er een daadwerkelijke betaling (een bij- of afschrijving of een andere manier van betalen, zoals een creditnota) aan je factuur wordt gekoppeld. Jortt laat hier de facturen zien die handmatig op betaald zijn gezet of die maar deels betaald zijn. Voeg aan deze facturen de betaling toe door erop te klikken en Inboeken te kiezen. Deze actie is alleen zichtbaar bij Jortt Compleet.

Verstuur of bewerk de concept offertes

Bekijk of je deze concept offertes nog naar je klant wilt sturen of dat je ze uit Jortt verwijdert omdat ze niet meer van toepassing zijn. Je kunt ze ook tijdelijk snoozen.

Je kunt een concept offerte bewerken en versturen door erop te klikken en zo het Nieuwe offerte paneel te openen. Bewerk indien nodig je offerte en kies dan Ga naar versturen. Bekijk eventueel eerst het voorbeeld om te zien of alles correct is ingevuld.

Je verwijdert een concept offerte door erop te klikken en in het Nieuwe offerte paneel op het prullenbakje te klikken.

Je kunt een concept offerte ook (tijdelijk) snoozen door deze aan te vinken en dan met de knop Snooze aan te geven hoe lang je wilt snoozen.

Zet de verlopen offertes op Geaccepteerd of Afgewezen

Jortt geeft op je dashboard aan hoeveel omzet je kunt verwachten als de uitgebrachte offertes worden geaccepteerd. Het is voor een goed inzicht belangrijk aan te geven of je klant een offerte heeft Geaccepteerd of Afgewezen zodat dit bedrag wordt aangepast. Tevens herinnert Jortt je hiermee dat je contact met je klant moet opnemen over de nog openstaande, maar inmiddels verlopen offerte(s).

De content is door Jortt met de grootst mogelijke zorg samengesteld, doch, aanvaardt Jortt geen aansprakelijkheid ten aanzien van mogelijke onjuistheden van het getoonde. Lees de volledige disclaimer.