Factuur maken

Factuur versturen

Als je factuur compleet is ingevuld, kun je de factuur versturen door op Ga naar versturen te klikken in het factuur paneel. Heb je een eerder gemaakte factuur als concept opgeslagen dan open je deze door in het hoofdmenu aan de linkerkant op Facturen en offertes te klikken. Klik vervolgens op het betreffende concept en dan op Ga naar versturen.

Het Versturen paneel opent zich waarbij je als eerste aangeeft hoe je je factuur wil versturen:

  • Per e-mail versturen
  • Zelf versturen/afdrukken
  • Door Jortt per post (Alleen zichtbaar voor Jortt Compleet klanten, naar een Nederlands adres en als je zelf je factuur van Jortt ontvangt)
Kies hoe je de factuur wil versturen

Factuur versturen per e-mail

De snelste en eenvoudigste manier om een factuur naar je klant te sturen is per e-mail. Vul het e-mailadres van je klant en eventuele cc-adressen in door tussen de adressen een komma te typen. Wanneer je al eerder facturen naar deze klant hebt gemaild of deze gegevens op de klantenkaart hebt aangegeven, vult Jortt het e-mailadres en de cc e-mailadressen al voor je in.

Verstuur je factuur per e-mail

Jouw e-mailadres staat ingevuld zoals het is opgegeven bij je Bedrijfsgegevens onder Instellingen . De klant ontvangt de factuur met als afzender jouw adres. Dit wordt als alias weergegeven.

Een factuur kan pas worden verstuurd nadat je e-mailadres is gevalideerd. Wanneer je een account aanmaakt ontvang je van Jortt een validatie e-mail. Pas je je e-mailadres aan dan kun je je e-mail valideren op je Dashboard bij Openstaande acties.

Jortt gebruikt een standaard e-mailtekst, tenzij je iets anders hebt ingesteld bij Instellingen. Je kunt de tekst voor deze specifieke e-mail aanpassen door in het tekstblok te typen.

Standaard is ingesteld dat je een kopie van de verzonden e-mail ontvangt. Je kunt dit uitzetten omdat je via Facturen en offertes kunt zien welke factuur wanneer verzonden is. Daarnaast vind je, wanneer je op het factuurnummer klikt op het dan geopende Factuur paneel bij Historie, op welke datum en aan welke e-mailadressen je factuur is gestuurd.

Check of je factuur klopt en eventuele bijlagen zijn toegevoegd voordat je op Definitief maken en versturen per e-mail klikt. De factuur wordt dan via onze beveiligde server verzonden en is niet meer aan te passen. Eventuele wijzigingen in de factuur moeten met een creditfactuur worden gemaakt . De klant ontvangt een e-mail met als bijlage de pdf-factuur.

Wil je de standaard e-mailtekst aanpassen voor al je e-mails, ga dan naar Instellingen en klik op E-mailteksten. Het Factuur e-mail aanpassen paneel wordt dan geopend.

De variabelen en tekst in het Tekstblok pas je aan door de cursor op de juiste plek te plaatsen en dan de gewenste variabele aan te klikken of tekst te typen of te verwijderen. In het Voorbeeld tekstblok zie je direct hoe je veranderingen eruitzien.

Bijlagen toevoegen

Je kunt bijlagen met de factuur meesturen. Je kunt kiezen voor standaard bijlagen die met elke factuur worden gemaild. Denk bijvoorbeeld aan je Algemene Voorwaarden. Daarnaast kun je ook bijlagen meesturen die alleen voor een specifieke factuur gelden.

Factuur versturen met bijlage

Standaard bijlagen

Er kunnen standaard één of meer bijlagen per mail worden meegestuurd. Deze standaard bijlagen voeg je toe door bij Instellingen te klikken op E-mailteksten en onderaan het dan geopende paneel op Bijlagen toevoegen te klikken. Er opent zich een pop-up scherm waar je de bestanden op je computer kunt selecteren. Selecteer het bestand, kies open en boven Bijlagen toevoegen verschijnt de bijlage. Door erop te klikken kun je de bijlage bekijken. Voeg zo ook de overige bijlagen toe. Door op het kruisje te klikken is een bijlage weer te verwijderen.

Diverse bestandsformaten kunnen als bijlage(n) worden gemaild. Het is handig om tekst als pdf te versturen, omdat de instellingen zo bij het openen niet veranderen en de tekst niet door de ontvanger aan te passen is.

Bijlagen voor alleen deze factuur

Onderaan op het Versturen paneel kun je extra bijlagen toevoegen die alleen meegestuurd worden met de factuur die je gaat mailen. Klik op Upload bijlage(n) en op dezelfde manier als hierboven beschreven, kun je bijlagen toevoegen of verwijderen.

Factuur versturen per post

Kies je voor Zelf afdrukken/versturen per post dan kun je nadat je op Definitief maken en versturen per e-mail klikt de factuur printen en zelf versturen of aan de klant overhandigen.

Op het informatiepaneel van de factuur staat bij Historie dan aangegeven dat je hem zelf afgedrukt hebt. Aan de rechterbovenkant van dit paneel vind je de iconen voor downloaden en printen.

Factuur zelf afdrukken

Check of je factuur klopt voordat je op Definitief maken en versturen per e-mail klikt. Eventuele wijzigingen in de factuur kunnen na het definitief maken van de factuur alleen nog maar met een creditfactuur worden gemaakt .

Factuur laten versturen door Jortt

Heb je even geen postzegels of doet je printer het niet dan kun je je factuur voor een Nederlandse klant ook keurig geprint door Jortt laten versturen. Dit kan alleen als je Jortt Compleet hebt en zelf je maandelijkse factuur van Jortt ontvangt.

Laat je factuur versturen door Jortt

Je factuur gaat op werkdagen mee met de eerstvolgende lichting. Dit kost € 1,50 per factuur en wordt achteraf gefactureerd bij je abonnementskosten.

Op het informatiepaneel van de factuur staat bij Historie in dit geval aangegeven dat de factuur door Jortt is verstuurd.

Een verstuurde factuur aanpassen of verwijderen

De Belastingdienst eist dat al je facturen opeenvolgend genummerd zijn en dat er geen facturen missen. Jortt biedt hiervoor een waterdicht systeem.

Een eenmaal definitief gemaakte factuur kun je daarom niet meer wijzigen of verwijderen. Wanneer je klikt op Definitief maken en versturen wordt de concept factuur een factuur met een nummer. Eventuele wijzigingen op een factuur maak je door een creditfactuur aan te maken .

De content is door Jortt met de grootst mogelijke zorg samengesteld, doch, aanvaardt Jortt geen aansprakelijkheid ten aanzien van mogelijke onjuistheden van het getoonde. Lees de volledige disclaimer.