De Boekhoudbot
Bij jortt doet de Boekhoudbot een groot deel van je boekhouding. Hij leest je bij- en afschrijvingen, boekt wat hij herkent, en vertelt je op het tabblad Boekhoudbot wat hij de afgelopen 30 dagen heeft gedaan. Wat hij niet herkent, laat hij aan jou. Daarnaast vraag je hem om je boekhouding te controleren, of om een jaarrekening of auditfile te maken. Je aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting staat klaar bij Rapporten; die doe je voortaan zelf.
De Boekhoudbot zit in jortt ZZP, jortt MKB en jortt Plus. Met de standaardregels boekt hij minimaal de helft van je afschrijvingen, zonder dat je iets instelt.
Wat de Boekhoudbot voor je doet
| Wat hij doet | Hoe | Meer uitleg |
|---|---|---|
| Bij- en afschrijvingen boeken | Met 1.243 standaardregels voor bekende leveranciers, belastingen en bankkosten, en met je eigen regels | Standaardregels, eigen regels |
| Facturen op betaald zetten | Staat het factuurnummer in de omschrijving van een bijschrijving en klopt het bedrag precies, dan koppelt hij de betaling aan de factuur | Ontvangen betalingen |
| Periodieke facturen versturen | Op de datum die je bij de periodieke factuur hebt ingesteld | Periodieke factuur |
| Bonnen aan boekingen koppelen | Een gescande bon koppelt hij aan de boeking waar hij bij hoort, en een nieuwe boeking aan een bon in je Inbox | Scan en Herken |
| Je boekhouding controleren | Voor elke btw-aangifte en voor je aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting | Controle boekhouding |
| Je jaarwerk maken | Jaarrekening, KvK jaarrekening (bv) en auditfile | Jaarrekening, auditfile |
Zo werkt de Boekhoudbot, van bank tot jaarwerk
- Je bij- en afschrijvingen komen binnen. Jortt leest ze via je bankkoppeling elke nacht in, en opnieuw als je inlogt.
- De Boekhoudbot loopt je regels af. Eerst je eigen regels, van boven naar beneden; de eerste die past, wordt uitgevoerd. Past er geen eigen regel, dan kijkt hij naar de standaardregels.
- Hij boekt of koppelt. Hij maakt een boeking, zet een factuur op betaald of koppelt een bon. Bij de boeking staat welke regel hem maakte.
- Wat hij niet herkent, zet hij bij Nog te doen. Die bij- en afschrijvingen boek je zelf. Daarna vraagt hij of hij het voortaan zo moet doen, zie hieronder.
- Voor je aangifte controleert hij je boekhouding. Voor de btw per periode, voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting per jaar.
- Aan het eind van het jaar maakt hij je jaarrekening en, als je die nodig hebt, een auditfile. Daarna sluit je het boekjaar af.
De pagina Boekhoudbot
Klik in het hoofdmenu op . Je ziet twee blokken.
Laten doen door de Boekhoudbot
Hier vraag je de Boekhoudbot om iets voor je te doen. Bij Koertt, een eenmanszaak, staat er:
- Controleer mijn boekhouding voor de btw-aangifte opent de controle voor de btw-aangifte.
- Controleer mijn boekhouding voor de aangifte inkomstenbelasting opent de controle bij de jaarafsluiting. Heb je een bv, dan staat er aangifte vennootschapsbelasting.
- Maak voor mij een jaarrekening opent de jaarrekening. Heb je een bv, dan staat eronder ook Maak voor mij een KvK jaarrekening.
- Maak voor mij een auditfile opent de auditfile. Deze regel zie je alleen als Beheerder of als administratiekantoor.
Afgelopen 30 dagen gedaan door de Boekhoudbot
Hier zie je wat de Boekhoudbot de afgelopen 30 dagen voor je deed. Hetzelfde blok staat op je Dashboard.
Klik op een aantal en je ziet de lijst:
| Regel | Wat je ziet als je erop klikt |
|---|---|
| Boekingen op basis van standaardregels | De boekingen die de Boekhoudbot met een standaardregel maakte |
| Boekingen op basis van eigen regels | De boekingen die hij met een van je eigen regels maakte |
| Facturen op betaald gezet | De facturen waaraan hij een betaling koppelde |
| Periodieke facturen verstuurd | De facturen die hij voor je periodieke facturen verstuurde |
| Bonnen gekoppeld | De boekingen waaraan hij een gescande bon koppelde; klik op een boeking om de bon te bekijken |
Boven de lijst van boekingen staat: Onderstaande boekingen zijn de afgelopen 30 dagen voor je gemaakt door de Boekhoudbot. Je hoeft hier niets meer mee te doen. Heeft hij nog niets gedaan, dan staat er bijvoorbeeld Ik heb nog geen boekingen ….
Automatisch goed geboekt
De Boekhoudbot boekt alleen een bij- of afschrijving waar een regel op past. Past er geen regel, dan boekt hij niet: de bij- of afschrijving blijft bij Nog te doen staan en jij beslist wat ermee gebeurt. Bij het boeken volgt jortt de indeling van de winst-en-verliesrekening uit boek 2 titel 9 BW, artikel 377.
De basis van de regels zijn de bij- en afschrijvingen op je bankrekening. Gebruik je Mollie, dan maak je ook regels voor Mollie-betalingen en Mollie-uitbetalingen, zie Mollie orders automatisch inboeken. Met jortt Plus maak je ook een eigen regel voor facturen die via de API-koppeling in jortt komen, zoals je bol- of Shopify-facturen. Zo worden deze facturen automatisch op betaald gezet met een tussenrekening.
Ben je deels vrijgesteld van btw, dan maakt de Boekhoudbot boekingen met btw als concept. Hij weet dan niet of je de btw mag aftrekken. Je accordeert ze zelf bij Nog te doen.
Regels
De Boekhoudbot maakt de boekingen met regels. Hij kent twee soorten:
Standaardregels zijn voor iedereen gelijk. Daarmee verwerkt de Boekhoudbot de bij- en afschrijvingen die bij veel bedrijven voorkomen: abonnementen, belastingen, Google en Facebook, gas, water, licht, boetes, bank- en rentekosten, verzekeringen en nog veel meer. Het zijn er 1.243. Je kunt ze per categorie aan- en uitzetten, zie standaardregels.
Eigen regels maak je zelf. Daarmee laat je de Boekhoudbot bij- en afschrijvingen verwerken zoals jij het wilt. Met jortt ZZP maak je 10 eigen regels, met jortt MKB 25 en met jortt Plus 250. Eén eigen regel kan meerdere leveranciers vangen, want in één conditie zet je meerdere tegenrekeninghouders, IBAN-nummers of teksten onder elkaar. Hoe ver je komt, staat op de prijspagina: met de standaardregels doet de Boekhoudbot minimaal de helft van je afschrijvingen, en met je eigen regels erbij gaat met jortt ZZP tot 90%, met jortt MKB tot 95% en met jortt Plus tot 99% van je boekhouding vanzelf, van het boeken tot de controles.
Een eigen regel gaat altijd voor een standaardregel. Je eigen regels voert de Boekhoudbot uit van boven naar beneden: de eerste die past, wint. De volgorde wijzig je bij Regels beheren met .
Lees hoe je eigen regels maakt, of de uitgebreide uitleg met condities en acties.
Zo leert de Boekhoudbot van jou
Boek je een bij- of afschrijving zelf met één boeking, dan stelt de Boekhoudbot in het paneel Banktransactie een regel voor op het IBAN van de tegenrekening. Koertt boekte een afschrijving aan De Boer BV op Uitbesteed werk, en kreeg deze vraag:
Klik op en de Boekhoudbot maakt er een eigen regel van, met de naam Boek De Boer BV op Uitbesteed werk. Het paneel van de regel opent. De regel staat nog uit: zet hem aan bij Activeer regel, zoals hieronder staat. De regel telt mee voor het aantal eigen regels in je abonnement. Heb je al een regel die erop lijkt maar die uit staat, dan zegt de Boekhoudbot dat en klik je op . Staat er geen IBAN bij de bij- of afschrijving, wat bij pinbetalingen vaak zo is, dan stelt hij geen regel voor; maak dan zelf een regel op de tegenrekeninghouder of omschrijving.
Voorbeeld: een eigen regel gaat voor een standaardregel
Een standaardregel boekt je telefoonabonnement op een vaste categorie. Dat is voor de meeste bedrijven genoeg.
Wil je per medewerker zien hoeveel telefoonkosten er zijn, maak dan eerst subcategorieën aan. Met een eigen regel boekt de Boekhoudbot de factuur daarna op de subcategorie van die medewerker. Omdat een eigen regel voorgaat, gebruikt hij voor deze afschrijving de standaardregel niet meer.
Regels uitzetten
Boekt de Boekhoudbot iets op een manier die je niet wilt, dan zet je de regel uit. Je vindt de regel via de boeking die hij maakte:
- Klik in het hoofdmenu op .
- Klik bij Afgelopen 30 dagen gedaan door de Boekhoudbot op het aantal boekingen, op basis van standaardregels of op basis van eigen regels. De lijst met boekingen opent.
- Klik op de boeking. Het paneel van de boeking opent. Bij Aangemaakt door staat de naam van de regel.
- Klik op de naam van de regel. Het paneel van de regel opent.
- Is het een standaardregel, klik dan op . Is het een eigen regel, ga dan met je muis naar Activeer regel en klik op .
Vanaf nu maakt de Boekhoudbot deze boekingen niet meer. De boekingen die hij al had gemaakt, blijven staan; die pas je aan zoals hieronder.
Een boeking van langer dan 30 dagen geleden vind je bij Boekingen met het filter Aangemaakt door. Alle standaardregels op een rij staan bij Instellingen, zie instellingen van de Boekhoudbot.
Boekingen van de Boekhoudbot aanpassen
De Boekhoudbot maakt een boeking altijd op dezelfde manier. Daardoor vind je zijn boekingen snel terug en pas je ze in één keer aan.
- Klik in het hoofdmenu op en kies het jaar.
- Klik op . Vink bij Aangemaakt door aan welke boekingen je wilt zien: Boekhoudbot (standaardregels), Boekhoudbot (eigen regels) of Boekhoudbot (bon gekoppeld). Rechts kies je eventueel een categorie.
- Vink de boekingen aan die je wilt aanpassen.
- Klik bovenaan op . Kies Categorie, Btw, Datum of Labels en pas de boekingen aan.
Regels aanzetten
Wil je een regel toch weer gebruiken, dan zet je hem aan via dezelfde weg:
- Klik in het hoofdmenu op .
- Klik bij Afgelopen 30 dagen gedaan door de Boekhoudbot op het aantal boekingen. Is de boeking ouder, zoek hem dan op bij Boekingen met het filter Aangemaakt door.
- Klik op de boeking en daarna bij Aangemaakt door op de naam van de regel. Het paneel van de regel opent.
- Is het een standaardregel, klik dan op . Is het een eigen regel, ga dan met je muis naar Activeer regel en klik op . Het paneel Regel activeren opent.
- Bij een eigen regel zie je welke bij- en afschrijvingen er nu al op passen. Klik op Activeer en boek in. De Boekhoudbot boekt ze meteen.
Instellingen van de Boekhoudbot
Alle regels bij elkaar vind je bij . Kies Bedrijfsinstellingen en daarna Boekhoudbot. Het paneel Boekhoudbot instellingen opent met twee links:
- Eigen regels maken of bewerken opent Regels beheren: je eigen regels, met per regel hoe vaak hij de afgelopen 100 dagen is toegepast. Een grijs bolletje is een regel die uit staat. Hier maak je een nieuwe regel en wijzig je de volgorde.
- Standaardregels aan- of uitzetten opent Boekhoudbot - Overzicht regels: de standaardregels per categorie, met bij Automatisch inboeken of ze aan of uit staan. Klik op een categorie om hem aan of uit te zetten.
Alle uitleg over de Boekhoudbot
| Onderwerp | Wat je er leest |
|---|---|
| Standaardregels | Welke bij- en afschrijvingen de Boekhoudbot vanzelf boekt, en hoe je een groep aan- of uitzet |
| Eigen regels maken (basis) | Je eerste eigen regel: naam, conditie, actie, activeren |
| Eigen regels maken (uitgebreid) | Alle condities en acties, Test condities en de volgorde |
| Automatisch boeken van pinbetalingen | Een eigen regel voor betalingen met je pinpas |
| Automatisch boeken Mollie orders | Mollie-betalingen uit je webshop als opbrengst boeken |
| Automatisch boeken op basis van het bedrag | Alleen het vaste maandbedrag van een leverancier boeken |
| Controle boekhouding | Alle punten van de btw-controle en de jaarcontrole, en wat je doet |
| Jaarrekening opstellen | Wat er in je jaarrekening staat en hoe jortt hem maakt |
| Geconsolideerde jaarrekening | De cijfers van je holding en werkmaatschappij samenvoegen |
| Jaarafsluiting | Je boekjaar afsluiten in jortt |
| Auditfile (XAF) | Al je boekingen in één bestand voor de Belastingdienst of je accountant |
| Boekenonderzoek | Wat je doet als de Belastingdienst je administratie controleert |
| Weggaan bij jortt | Opzeggen en alles meenemen |
Veelgestelde vragen over de Boekhoudbot
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Wat doet de Boekhoudbot?
Hij boekt je bij- en afschrijvingen met standaardregels en eigen regels, zet facturen op betaald als de betaling binnenkomt, verstuurt je periodieke facturen en koppelt gescande bonnen aan boekingen. Daarnaast controleert hij je boekhouding voor de btw-aangifte en de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting, en maakt hij je jaarrekening en auditfile.
Waar zie ik wat de Boekhoudbot heeft gedaan?
Klik in het hoofdmenu op Boekhoudbot. Onder Afgelopen 30 dagen gedaan door de Boekhoudbot staat hoeveel boekingen hij maakte met standaardregels en met eigen regels, hoeveel facturen hij op betaald zette, hoeveel periodieke facturen hij verstuurde en hoeveel bonnen hij koppelde. Klik op een aantal voor de lijst. Bij Boekingen filter je met Aangemaakt door op alles wat hij ooit boekte.
Hoe nauwkeurig is de Boekhoudbot?
De Boekhoudbot boekt alleen wat hij herkent. Wat hij niet zeker weet zet hij bij Nog te doen, zodat jij het laatste woord hebt. Een controle achteraf werkt vaak met een steekproef; de Boekhoudbot loopt elke boeking na en past de duizendste keer dezelfde regel toe als de eerste.
Wat zijn regels in de Boekhoudbot?
Regels bepalen hoe de Boekhoudbot een bij- of afschrijving boekt. Standaardregels zijn voor iedereen gelijk en boeken de bekende leveranciers, belastingen en bankkosten. Eigen regels maak je zelf: 10 met jortt ZZP, 25 met jortt MKB en 250 met jortt Plus. Een eigen regel gaat voor een standaardregel.
Leert de Boekhoudbot van wat ik zelf boek?
Ja, als jij dat wilt. Boek je een bij- of afschrijving zelf, dan vraagt de Boekhoudbot in het paneel Banktransactie of hij voortaan alle vergelijkbare bij- en afschrijvingen zo moet boeken. Klik je op Ja graag!, dan maakt hij er een eigen regel van. Die activeer je daarna zelf.
Kan ik boekingen van de Boekhoudbot aanpassen?
Ja. Ga naar Boekingen, filter bij Aangemaakt door op Boekhoudbot (standaardregels) of Boekhoudbot (eigen regels), vink de boekingen aan en klik op Wijzig. Je past dan in een keer de categorie, de btw, de datum of de labels aan.
In welk pakket zit de Boekhoudbot?
De Boekhoudbot zit in jortt ZZP, jortt MKB en jortt Plus. Hij boekt de bij- en afschrijvingen van je gekoppelde bankrekening. Het aantal eigen regels verschilt per pakket: 10 met jortt ZZP, 25 met jortt MKB en 250 met jortt Plus. Regels voor facturen maak je alleen met jortt Plus.