Wat is een auditfile?
Een auditfile is een standaard bestand voor het bewaren en uitwisselen van gegevens over je boekhouding. Een auditfile bevat alle gegevens over de boekingen in een bepaalde periode, meestal één boekjaar. Auditfiles worden gebruikt voor de uitwisseling van financiële gegevens uit een boekhoudpakket. De Boekhoudbot maakt een auditfile voor je.
Wat kun je met een auditfile?
Auditfiles zijn ontworpen voor de Belastingdienst. Een auditfile heeft een XML-gebaseerde bestandsindeling (XAF 4.0.3). Het bestand is dan ook niet leesbaar zonder een speciale auditfile-reader of de software van je boekhouder.
Wat staat er in de auditfile van jortt?
De auditfile gaat altijd over één boekjaar, van 1 januari tot en met 31 december. Er staat in:
| Onderdeel | Wat erin staat |
|---|---|
| Bedrijfsgegevens | Bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer en adres |
| Klanten | Al je klanten uit jortt, plus een Algemene Debiteur en een Algemene Crediteur met de openstaande saldi |
| Grootboekrekeningen | Al je categorieën, elk met de RGS-code |
| Btw-codes | De btw-tarieven en -soorten die je gebruikt |
| Beginbalans | De balans op 1 januari |
| Boekingen | Alle boekingen van het jaar, per dagboek: elke bankrekening, debiteuren en crediteuren, balansboekingen, afschrijvingen, Mollie en btw |
Geüploade bonnen en de pdf’s van je facturen zitten er niet in. De boekingen die erbij horen wel.
Hoe maak je een auditfile?
Zo maak je een auditfile:
- Klik in het hoofdmenu op Boekhoudbot.
- Klik onder Laten doen door de Boekhoudbot op Maak voor mij een auditfile. De pagina Auditfile opent.
- Kies naast Maak Auditfile voor: het boekjaar. Standaard staat het vorige jaar klaar.
- Klik op . Er staat Auditfile wordt op de achtergrond aangemaakt. Dit kan enkele seconden duren…
- Klik onder Laatst aangemaakte auditfile op het bestand, bijvoorbeeld audit-file-2025.xaf. Het bestand downloadt.
Eerder gemaakte auditfiles staan eronder, bij Aangemaakte auditfiles. Lukt het maken niet, dan staat er Auditfile aanmaken mislukt. Jortt weet dat dan al; probeer het later opnieuw.
De auditfile volgt het format dat de Belastingdienst voor de auditfile heeft opgesteld (XAF 4.0.3). Jortt test het bestand in de validatieservice van de Belastingdienst (VTS).
Welke XAF-versie levert jortt?
Jortt levert de auditfile in XAF 4.0.3, de nieuwste versie van de standaard Auditfile Financieel van de Belastingdienst. Die versie is de opvolger van XAF 3.2 uit 2014. Werkt je boekhouder of accountant met software die alleen XAF 3.2 leest, vraag dan of er een update beschikbaar is.
RGS-codes in de auditfile
Elke categorie in jortt heeft een RGS-code, de code uit het Referentie GrootboekSchema die boekhouders en accountants gebruiken. De auditfile bevat bij elke grootboekrekening die RGS-code. De software van je boekhouder leest meteen waar elke rekening hoort, zonder dat iemand jouw categorieën met de hand koppelt. Een auditfile die je nu maakt, heeft de codes erin.
Meerdere grootboekrekeningen met dezelfde RGS-code, zoals twee bankrekeningen, keurt de validatieservice van de Belastingdienst goed. Die controle paste de Belastingdienst in oktober 2026 aan, nadat jortt het had gemeld. Het verhaal lees je in Weer een van de eersten: RGS-codes in de auditfile.
Auditfile inlezen in rapportagetools
Auditfiles zijn niet in de eerste plaats gemaakt om data in te lezen in externe software zoals rapportagetools. Jortt geeft daar geen ondersteuning op, en geen garantie dat het werkt. Het is aan de inlezende partij om te zorgen dat het werkt. De jaarrekening, de aangifte inkomstenbelasting en de aangifte vennootschapsbelasting download je bij Rapporten rechtstreeks uit jortt.
XML-reader
Wil je het XML-bestand zelf omzetten naar een csv-bestand voor Excel? Daar zijn converters voor, zoals de XML to CSV Converter. Die is gratis voor bestanden tot 1 MB. Een auditfile van een heel jaar is vaak groter.
Controle van de Belastingdienst
Krijg je een boekenonderzoek van de Belastingdienst? Dan vraagt de controleur vaak om de auditfile. Wat je verder klaarzet, lees je in Boekenonderzoek van de Belastingdienst. Geef de controleur ook het Controledocument voor de Belastingdienst mee. Hoe een controle verloopt, staat in het Handboek Controle van de Belastingdienst.
De auditfile als back-up en bij overstappen
De auditfile hoort bij je administratie, en die valt onder de bewaarplicht van 7 jaar. Samen met een back-up van je facturen heb je zo je hele administratie zelf in handen. Daardoor zit je niet vast aan één boekhoudprogramma: je kunt altijd overstappen. Hoe je dat stap voor stap doet, lees je in Weggaan bij jortt.
Bonnen en facturen exporteren
Je bonnen en facturen exporteer je uit jortt met de Dropbox-koppeling. Die zet je verkoopfacturen, je offertes en de inkoopfacturen en bonnen die aan een boeking gekoppeld zijn in je eigen Dropbox. De koppeling werkt met een betaald abonnement.
Samen met de auditfile heb je dan een volledige back-up van je administratie.
Veelgestelde vragen over de auditfile
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Hoe maak ik een auditfile in jortt?
Klik in het hoofdmenu op Boekhoudbot en klik onder Laten doen door de Boekhoudbot op Maak voor mij een auditfile. Kies bij Maak Auditfile voor: het jaar en klik op Maak Auditfile. Na een paar seconden staat het bestand onder Laatst aangemaakte auditfile, bijvoorbeeld audit-file-2025.xaf. Klik erop om het te downloaden.
Wie kan een auditfile downloaden in jortt?
Iemand met de rol Beheerder van de administratie, en een boekhouder die via het boekhoudersportaal is gekoppeld (rol Administratiekantoor). Gebruikers met de rol Boekhouder, Lid of Meekijker kunnen geen auditfile maken. Dit beschermt de gevoelige boekhoudgegevens in het bestand.
Kan mijn boekhouder zelf een auditfile downloaden voor controle?
Dat hangt af van zijn rol. Werkt je boekhouder via het boekhoudersportaal van jortt, met de rol Administratiekantoor, dan maakt hij de auditfile zelf. Heb je hem uitgenodigd met de rol Boekhouder, dan kan dat niet. Download de auditfile dan zelf en stuur hem door, of laat je boekhouder live meekijken in je administratie in jortt.
Staan mijn bonnen en facturen ook in de auditfile?
Nee, de geüploade bonnen en de pdf's van je facturen zitten niet in de auditfile; de boekingen van die facturen en bonnen wel. Wil je de bestanden los bewaren, gebruik dan de Dropbox-koppeling: daarmee zet je je verkoopfacturen, offertes en de bonnen die aan een boeking zijn gekoppeld in je eigen Dropbox.
Welke XAF-versie levert jortt?
Jortt levert de auditfile in XAF 4.0.3, de nieuwste versie van de standaard Auditfile Financieel van de Belastingdienst en de opvolger van XAF 3.2 uit 2014. Werkt je boekhouder of accountant met software die alleen XAF 3.2 leest, vraag dan of er een update beschikbaar is.
Staan de RGS-codes in de auditfile van jortt?
Ja. Elke categorie in jortt heeft sinds 13 oktober 2026 een RGS-code, en sinds oktober 2026 staat die code ook bij elke grootboekrekening in de auditfile. De software van je boekhouder leest meteen waar elke rekening hoort. Een auditfile die je nu maakt, heeft de codes erin.
Over welke periode gaat een auditfile uit jortt?
Over één boekjaar, van 1 januari tot en met 31 december. Je kiest het jaar zelf; standaard staat het vorige jaar klaar. Heb je meerdere jaren nodig, bijvoorbeeld voor een boekenonderzoek, maak dan per jaar een auditfile.