Boekenonderzoek van de Belastingdienst: wat moet je doen?

In het kort. Een boekenonderzoek is een controle van je administratie en aangifte door de Belastingdienst, en de controleur gaat uit van je goede trouw. In jortt maak je in een paar klikken een auditfile in XAF 4.0.3. Geef daar het controledocument van jortt bij, dan weet de controleur hoe jortt werkt. Wil hij meekijken, dan geef je hem de rol Meekijker: hij kijkt mee zonder iets te kunnen wijzigen. Na het slotgesprek krijg je uiterlijk binnen twee maanden het controlerapport.

Een brief van de Belastingdienst over een boekenonderzoek? Geen paniek. Een controle hoort bij ondernemen, en met jortt staat alles al klaar. Dit stappenplan laat zien wat je doet, van de aankondiging tot het rapport.

Wat is een boekenonderzoek?

Een boekenonderzoek is een controle van je administratie door de Belastingdienst. Je hoort ook boekencontrole of belastingcontrole. De controleur toetst of je aangifte klopt met wat er echt is gebeurd, bijvoorbeeld voor de btw, de inkomstenbelasting of de vennootschapsbelasting. Zijn vertrekpunt is dat je aangifte klopt, en hij gaat uit van je goede trouw. Dat staat in het Handboek Controle van de Belastingdienst, in de versie van 1 januari 2026.

Wat wil de controleur zien?

De controleur wil weten hoe je bedrijf werkt en hoe je administratie tot stand komt. Hij kijkt naar vier dingen:

1. Je bedrijf: wat je doet en hoe je werkt.
2. Je administratie: hoe je boekt en wie er iets kan wijzigen.
3. De volledigheid: staan alle omzet en alle bankmutaties erin.
4. De juistheid: kloppen de facturen, bonnen, btw en de posten in je aangifte.

Stappenplan: zo pak je een boekenonderzoek aan

Je doorloopt acht stappen, verdeeld over drie fases.

Voor de controle

1. Lees de aankondiging. Kijk over welke belasting en welke jaren het gaat, welke gegevens de controleur wil zien en wanneer.
2. Laat de Boekhoudbot controleren. Ga naar Boekhoudbot > Controleer mijn boekhouding, voor de btw-aangifte of de aangifte IB of Vpb. Een rood uitroepteken pas je aan. Een oranje vraagteken kan fout zijn. Welke punten hij naloopt, staat bij Controle boekhouding.
3. Bespreek twijfels over een eerder jaar. Zie je iets in een jaar waarover je al aangifte deed, pas het dan niet stilletjes aan. Bespreek het eerst met je boekhoudcoach of adviseur. Elke wijziging staat in de audit trail.
4. Maak de auditfile. Als Beheerder maak je per gevraagd jaar een auditfile via Boekhoudbot > Maak voor mij een auditfile. Hoe dat werkt, lees je bij Auditfile (XAF).
5. Zet het controledocument klaar. Download het controledocument voor de Belastingdienst en stuur het mee met de auditfile. Dan weet de controleur meteen hoe jortt werkt.

Tijdens de controle

6. Geef meekijktoegang als de controleur dat wil. Dat hoeft niet, want vaak zijn de auditfile en het controledocument genoeg. Wil hij toch meekijken, nodig hem dan uit met de rol Meekijker uit rollen en rechten. Hij kijkt dan mee zonder iets te kunnen wijzigen. Na de controle trek je de toegang weer in.
7. Houd bonnen en facturen bij de hand. Die zitten niet in de auditfile. Je vindt ze per boeking in jortt, of je exporteert ze met de Dropbox-koppeling.

Na de controle

8. Bespreek de uitkomst. De controleur bespreekt zijn bevindingen met je in een slotgesprek. Uiterlijk twee maanden daarna krijg je een afschrift van het controlerapport, met het standpunt van de Belastingdienst.

Waar vind je wat in jortt?

Wat mag de controleur wel en niet?

De controleur werkt volgens vaste spelregels uit het Handboek Controle. Hij neemt geen originele boeken of stukken mee zonder jouw uitdrukkelijke toestemming. Hij stelt geen vragen aan je personeel zonder jouw toestemming, behalve over hun eigen belastingen. Hij gaat zorgvuldig en discreet met je gegevens om en heeft een wettelijke geheimhoudingsplicht. En hij werkt open, zodat je weet wat je kunt verwachten.

Wil je zelf lezen hoe een controleur te werk gaat en aan welke regels hij zich moet houden? Dat staat in het Handboek Controle van de Belastingdienst, de versie van 1 januari 2026 (pdf, 2,1 MB).

Hoe lang duurt een boekenonderzoek?

Dat verschilt per onderzoek. De controleur werkt met een opdracht waarin een geplande tijd en een maximale doorlooptijd staan. Vraag bij de aankondiging hoe lang hij verwacht bezig te zijn. Na het slotgesprek krijg je het controlerapport uiterlijk binnen twee maanden.

Hulp nodig?

Heb je een vraag over jortt, begin dan bij de AI-chat. Kom je er niet uit, dan helpt het supportteam je op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur. Voor fiscale vragen of begeleiding bij de controle schakel je een boekhoudcoach in.

Al gestopt met jortt?

Dan kun je nog bij je administratie. Jortt bewaart je gegevens na het einde van je abonnement nog 7 jaar. Heb je gedowngraded naar jortt Starter, dan regelt de supportdesk toegang voor de controle. Lees ook Weggaan bij jortt.