Automatisch boeken op basis van het bedrag

Stel, je betaalt een bedrijf elke maand een vast bedrag, bijvoorbeeld voor hosting, en je geeft hetzelfde bedrijf af en toe ook speciale opdrachten, zoals een nieuwe website of een logo. Je kunt dan een regel maken die alleen de betaling van de hostingkosten automatisch boekt. De andere betalingen blijven bij Nog te doen staan, zodat je die zelf boekt.

Zo’n regel heeft twee condities: één voor de leverancier en één voor het bedrag. De Boekhoudbot boekt een afschrijving alleen als beide kloppen.

Maak eerst de regel aan:

1. Klik linksonder in het hoofdmenu op Instellingen.
2. Klik op Boekhoudbot.
3. Klik op Eigen regels maken of bewerken. Het paneel Regels beheren opent.
4. Klik op Regel toevoegen.
5. Vul als Naam Hostingkosten in en vul eventueel een Omschrijving in.
6. Klik op Voeg regel toe. Het paneel Regel opent.

Nu gaan we de condities van de regel instellen:

1. Klik bij Voeg condities toe op Toevoegen. Het paneel Condities wijzigen opent.
2. Kies bij Als het doel Bank bij- en afschrijving. Er verschijnt een eerste conditie.
3. Kies bij Kies veld voor Tegenrekeninghouder, bij Kies vergelijking voor begint met en vul de naam van je leverancier in, zoals hij in de banktransactie staat. Je kunt ook Tegenrekening (IBAN) gelijk is aan kiezen met het IBAN-nummer van je leverancier.
4. Klik op Voeg conditie toe.
5. Kies bij Kies veld voor Bedrag, bij Kies vergelijking voor gelijk is aan en vul het bedrag in dat je elke maand aan hostingkosten betaalt, met een minteken: betaal je € 24,20, vul dan -24,20 in.
6. Klik op Test condities. Jortt laat zien op hoeveel recente bij- en afschrijvingen de regel past; dat zouden alleen de betalingen van de hostingkosten moeten zijn.
7. Klik op Opslaan.

Een afschrijving is in jortt een negatief bedrag. Vul je 24,20 in zonder minteken, dan past de regel nooit op een betaling van € 24,20 en boekt hij niets.

Op de naam van de leverancier werkt vaak beter dan op het IBAN-nummer: een leverancier met een ander rekeningnummer of een betaalprovider houdt dezelfde naam.

Een bedrag tussen twee grenzen

Verandert het maandbedrag af en toe een beetje, bijvoorbeeld door een prijsverhoging, gebruik dan twee condities op Bedrag in plaats van gelijk is aan. Voor afschrijvingen tussen € 20 en € 30 kies je:

1. Bedrag kleiner is dan -20.
2. Bedrag groter is dan -30.

Wil je alleen afschrijvingen boeken, ongeacht het bedrag, dan is één conditie genoeg: Bedrag kleiner is dan 0. Alleen bijschrijvingen: Bedrag groter is dan 0.

Als laatste stellen we de acties in:

1. Klik bij Voeg actie toe op Toevoegen. Het paneel Actie wijzigen opent.
2. Kies bij Actie voor Maak boeking.
3. Kies bij Zet categorie op voor Kosten en kies de categorie, bijvoorbeeld Kantoorkosten of een zelf aangemaakte categorie.
4. Kies bij Voeg parameter toe voor Bereken btw met en kies 21%. Zonder btw-actie boekt de regel de afschrijving zonder btw.
5. Klik op Opslaan.

Stuurt je leverancier elke maand een factuur, stuur die dan door naar je Jortt Inbox. De Boekhoudbot koppelt de factuur dan zelf aan de boeking. Wil je dat jortt helemaal niet om een bon vraagt, voeg dan Negeer bon toe en kies Ja.

Activeer de regel

1. Klik bij Activeer regel op Ga naar activeren. Jortt laat je de openstaande bij- en afschrijvingen van de afgelopen 100 dagen zien die aan deze regel voldoen.
2. Klik op Activeer en boek in.

Jortt boekt de getoonde afschrijvingen, en vanaf nu boekt de Boekhoudbot elke nieuwe betaling van dit bedrag aan deze leverancier.

Heb je ook een regel voor alle betalingen aan deze leverancier?

De Boekhoudbot probeert je eigen regels van boven naar beneden, en de eerste regel die past, boekt. Heb je naast deze regel ook een algemene regel voor dezelfde leverancier, zet deze regel met het bedrag dan bovenaan. Anders boekt de algemene regel ook de hostingkosten. Dat doe je in Regels beheren met Wijzig volgorde; zie volgorde van regels.