Standaardregels in jortt

Standaard regels voor een automatische boekhouding

Bij alle betaalde abonnementen boekt de Boekhoudbot al een groot deel van je bij- en afschrijvingen voor je aan de hand van standaardregels. Standaardregels zijn regels die voor ieder bedrijf gelijk zijn: jortt maakt ze, houdt ze bij en vult ze aan. Jij hoeft er niets voor in te stellen. Met alleen de standaardregels boekt de Boekhoudbot minimaal de helft van je bij- en afschrijvingen.

Wil je een eigen categorie gebruiken, maak dan een eigen regel aan. Je eigen regel gaat voor de standaardregel.

1.243 standaard regels

Er zijn 1.243 standaardregels in jortt, verdeeld over groepen per soort uitgave of ontvangst. Deze worden regelmatig aangevuld. Zo hoef je steeds minder zelf te boekhouden.

Zo werken de standaardregels

Een standaardregel kijkt naar dezelfde gegevens als een eigen regel: de tegenrekeninghouder, het rekeningnummer, de omschrijving en het bedrag. Daarnaast kijkt hij naar de bank waar de bij- of afschrijving vandaan komt, en naar drie dingen uit je bedrijfsgegevens:

Je vult deze gegevens in bij Instellingen , Bedrijfsgegevens. Hoe je de auto van de zaak instelt, lees je bij de aanschaf van een auto. Klopt een keuze niet, dan boekt de Boekhoudbot verkeerd; pas hem dan eerst aan.

Een paar dingen om te weten:

1. Eerst facturen, dan je eigen regels, dan de standaardregels. Is een bijschrijving de betaling van een factuur, dan koppelt jortt hem aan die factuur. Past een eigen regel, dan wint die. Pas daarna probeert de Boekhoudbot de standaardregels.
2. Twijfel blijft staan. Herkent geen enkele regel een bij- of afschrijving, dan blijft hij staan bij Nog te doen en boek je hem zelf.
3. Soms een conceptboeking. Bij een paar groepen, zoals Parkeren, maakt de Boekhoudbot een conceptboeking. Die staat bij Nog te doen, bij Accordeer of bewerk de concept boekingen, en telt pas mee als jij hem accordeert.
4. Alleen in Nederland. De Boekhoudbot boekt voor administraties met een bedrijfsadres in Nederland.

Zie je bepaalde bij- en afschrijvingen niet staan bij Nog te doen, dan heeft de Boekhoudbot ze meestal al voor je ingeboekt. Om te zien wat de Boekhoudbot heeft gedaan klik je in het hoofdmenu op Boekhoudbot. Bij Afgelopen 30 dagen gedaan door de Boekhoudbot klik je op het blauwe aantal achter Ik heb … boekingen voor bij- en afschrijvingen aangemaakt op basis van standaardregels. De lijst met die boekingen opent. Wil je een specifieke bij- of afschrijving zoeken? Typ dan het bedrag bovenaan in jortt in Vind in je boekhouding.

Standaardregels aan- of uitzetten

Wil je niet dat de Boekhoudbot een bepaalde soort bij- en afschrijvingen boekt, dan zet je die groep standaardregels uit. Dat gaat per groep, niet per leverancier.

1. Klik linksonder in het hoofdmenu op Instellingen.
2. Klik op Boekhoudbot. Het paneel Boekhoudbot instellingen opent.
3. Klik op Standaardregels aan- of uitzetten. Het paneel Boekhoudbot - Overzicht regels opent, met per groep bij Automatisch inboeken of hij Aan of Uit staat.
4. Klik op de groep die je wil uitzetten.
5. Klik op Zet uit.

De groep staat nu op Uit en de Boekhoudbot boekt deze bij- en afschrijvingen niet meer. Boekingen die hij al maakte, blijven staan. Wil je de groep weer gebruiken, klik dan op dezelfde plek op Zet aan. Met Toon alle regels ga je terug naar het overzicht.

In dit overzicht staat ook de groep Bonnen. Daarmee koppelt de Boekhoudbot een gescande bon aan de boeking waar hij bij hoort, en een nieuwe boeking aan een bon in je Inbox. Ook die zet je hier uit of aan.

Standaardregels uit of aan zetten kan alleen de rol Beheerder, Boekhouder of Administratiekantoor, of een eigen rol met Financieel administrateur bij Boekhouding. Je kunt een regel ook uitzetten vanuit een boeking die de Boekhoudbot maakte; dat lees je bij regels uitzetten.

Wil je één leverancier anders boeken, zet dan niet de hele groep uit. Maak een eigen regel voor die leverancier; die gaat voor de standaardregel.

Standaard regels

Hieronder staat per groep wat de standaardregels boeken, met voorbeelden en de categorie. Per groep zijn er vaak tientallen regels. Deze lijst is niet uitputtend en de regels worden steeds aangevuld; in het overzicht in jortt zie je alle groepen.

Belastingen

Betalingen aan en van de Belastingdienst herkent de Boekhoudbot aan het rekeningnummer en het betalingskenmerk. Uit het kenmerk haalt hij de soort belasting en de periode, en die zet hij in de omschrijving, bijvoorbeeld Omzetbelasting 3e kwartaal 2026.

• Omzetbelasting: betalingen, naheffingen en teruggaven van btw.
• Loonbelasting: de betaling van de loonheffingen.
• Inkomstenbelasting en Zorgverzekeringswet: bij een eenmanszaak op Privé opname / storting, bij een bv op Rekening courant.
• Vennootschapsbelasting.
• Motorrijtuigenbelasting: met een auto van de zaak op Auto- en transportkosten, anders als privé.
• Gemeentelijke belastingen: op Huisvestingskosten, zonder btw.

Verkoopfacturen koppelen aan betalingen

• Heeft je klant betaald? Dan koppelt jortt de betaling aan de juiste factuur en zet hij de factuur op betaald.
• Heb je een webshop gekoppeld en gebruik je Mollie? Ook dan koppelt jortt de betaling aan de factuur, of de factuur nu eerst in jortt staat of de betaling.
• Betaal je een inkoopfactuur die je via Peppol ontving? Dan zet jortt die inkoopfactuur op betaald.
• Heb je een jortt.shop webshop? Dan is het hele proces inclusief creditfacturen geautomatiseerd.

Geld overmaken tussen twee eigen bankrekeningen

• Geld tussen twee eigen rekeningen boekt de Boekhoudbot op Kruisposten. Voorwaarde is dat beide rekeningen in jortt staan, ook je spaarrekening. Zie kruisposten.
• Handig als je met Profit First werkt of je btw apart zet op een spaarrekening.
• Bij ING herkent hij ook overboekingen van en naar een Oranje spaarrekening.
• Afschrijvingen van een ING- of Rabobank-creditcard koppelt hij aan je creditcard, als je één creditcard in jortt hebt.

Mollie transacties

• Uitbetalen van Mollie naar je bankrekening.
• Kosten van Mollie verwerken.
• 1 cent incassobetaling verwerken.
• Saldo bijvullen naar Mollie.
• Application fees en partnercommissies van Mollie.
• De aflossing van Mollie Capital koppelen aan je Mollie-lening.

Betaalde rente en bankkosten

• Kosten en betaalde rente van onder meer ING, Rabobank, ABN AMRO, bunq, Knab, SNS, ASN, Triodos en Revolut worden geboekt op Rente en bankkosten.
• Ontvangen rente van onder meer bunq, Knab, Rabobank, ABN AMRO en ASN wordt geboekt als ontvangen rente.

Kantoorkosten

Op Kantoorkosten boekt de Boekhoudbot onder meer:

• Mobiele telefonie, zoals KPN, Vodafone, T-Mobile, Simpel en Youfone.
• VOIP-telefonie, zoals Voys.
• Internet en glasvezel, zoals Ziggo, KPN en Delta Fiber.
• Software en abonnementen, zoals Microsoft 365, Adobe, Canva, Google Workspace, Zoom en Dropbox, en CRM-systemen.
• App stores, Amazon, AliExpress, Temu en Etsy.
• Kantoorbenodigdheden, inkt en kantoormeubels, zoals IKEA.
• Drukwerk, zoals Vistaprint en Drukwerkdeal.
• Vakbladen, kranten en boeken, met 9% btw.
• Postkaarten en kleine cadeaus, zoals Greetz en Kaartje2go.
• Password managers.
• Afvalverwerking boekt hij op Huisvestingskosten, en de Kamer van Koophandel zonder btw op Algemene kosten.

De btw volgt de leverancier: een Nederlandse leverancier met 21% btw, een leverancier uit de EU of daarbuiten met btw verlegd.

Boekhoudsoftware

• Boekhoudprogramma’s worden geboekt.
• Rekeningen van boekhoud- en administratiekantoren worden geboekt.
• Je abonnement bij jortt wordt geboekt.

Allemaal op Kantoorkosten.

Verzekeringen

• Bedrijfsverzekeringen en schadeverzekeringen, zoals Nationale-Nederlanden, Centraal Beheer, Interpolis, Allianz en a.s.r., worden geboekt op Verzekeringen.
• Een autoverzekering boekt hij op Auto- en transportkosten als je een auto van de zaak hebt.
• Zorgverzekering, AOV, levens- en uitvaartverzekering en broodfonds zijn privé; zie niet zakelijke kosten.

Online marketing

Op Verkoopkosten, met btw verlegd:

• Google Ads.
• Meta (Facebook en Instagram).
• LinkedIn, TikTok, Pinterest, Reddit en X (Twitter).
• Microsoft Advertising (Bing).
• Marktplaats-advertenties.
• Vimeo.

Brandstof

Met een auto van de zaak op Auto- en transportkosten, met 21% btw:

• Pinbetalingen bij tankstations, zoals Shell, Esso, BP, Tango, TinQ en Texaco. Een bedrag tot € 20 bij een pomp boekt hij niet als brandstof: dat is meestal iets uit de winkel.
• Tankkaarten, zoals MKB Brandstof, Shell Card en de tankpas van BP.
• Laadpassen, zoals Fastned, Allego en Eneco eMobility.
• Tanken in het buitenland, zonder Nederlandse btw.

Zonder auto van de zaak boekt hij ze als privé.

Openbaar vervoer

• NS-betalingen en NS-abonnementen worden geboekt.
• OV-chipkaartbetalingen worden geboekt.
• Ook GVB, RET en 9292.

Op Reiskosten, met 9% btw.

Niet zakelijke kosten

Uitgaven die niet bij je bedrijf horen, boekt de Boekhoudbot als privé: bij een eenmanszaak op Privé opname / storting, bij een bv op Rekening courant. Zo komen ze niet in je kosten.

• Loterijen worden geboekt.
• Zorgverzekering, zorgkosten en apotheek worden geboekt.
• AOV, levensverzekering, uitvaartverzekering en broodfonds worden geboekt.
• Streaming en bioscoop, zoals Netflix, Disney+, Videoland en Viaplay, worden geboekt.
• Sportschool, fastfood en bezorging, zoals McDonald’s en Thuisbezorgd.nl, worden geboekt.
• Cryptosparen, gokken, studieschuld bij DUO en kleine betalingen aan goede doelen worden geboekt.
• Ontvangen toeslagen, zoals zorgtoeslag en kindgebonden budget, worden geboekt.

Parkeerkosten

• Parkeren op gemeentegrond wordt geboekt, zonder btw.
• Parkeren in parkeergarages, zoals Q-Park en P1, wordt geboekt.

Met een auto van de zaak op Auto- en transportkosten, als conceptboeking. Zonder auto van de zaak als privé.

Nutsbedrijven

• Gas en licht, zoals Vattenfall, Eneco, Essent, Greenchoice en Vandebron, op Huisvestingskosten met 21% btw.
• Drinkwater, zoals Vitens, PWN, Evides, Dunea en Waternet, op Huisvestingskosten met 9% btw.

Contanten

• Opnames bij de geldautomaat, zoals Geldmaat, worden geboekt op Kas.
• Geldstortingen worden geboekt op Kas.

Zie kas boeken.

Inkoop groothandels

Op Kostprijs van de omzet:

• Technische groothandels en bouwgroothandels, zoals Technische Unie, Bouwmaat, PontMeyer, Stiho en Rexel.
• Groothandels voor beauty, kapsalon en pedicure.
• Horeca-apparatuur, verf, automaterialen en onderdelen voor telefoonreparatie.
• Groothandels voor woonaccessoires, zoals Orderchamp.
• Verhuur van materiaal, zoals Boels.
• Verpakkingsmateriaal, zoals Rajapack, boekt hij op Verkoopkosten.

Verzendkosten

• PostNL, DHL, DPD, UPS en FedEx worden geboekt.
• Verzendplatforms, zoals MyParcel en Sendcloud, worden geboekt.
• Fulfilmentbedrijven worden geboekt.

Op Verkoopkosten.

Boetes en bekeuringen

• Verkeersboetes van het CJIB worden geboekt.
• Strafbeschikkingen, bestuurlijke boetes en transactievoorstellen worden geboekt.

Op Boetes en bekeuringen.

Reiskosten

• Vliegtickets, zoals KLM, Transavia, easyJet en Ryanair, zonder btw.
• Taxi’s, zoals Uber en Bolt, met 9% btw.
• Deelauto’s, deelscooters en deelfietsen, zoals Greenwheels, Felyx en Swapfiets.

Op Reiskosten.

Loon, salaris en privé opnames

• Overboekingen met loon of salaris in de omschrijving worden geboekt. Heb je personeel, dan kijkt de Boekhoudbot daar apart naar.
• Privé opnames worden geboekt bij een eenmanszaak zonder personeel, als de omschrijving dat zegt, bijvoorbeeld privé opname, op Privé opname / storting.
• Pensioenpremies voor personeel worden geboekt op Pensioenkosten.

Hosting en webshops

• Hostingbedrijven, zoals TransIP, Versio, Antagonist en Hostnet, op Kantoorkosten.
• Webshopplatforms en domeinen, zoals Shopify, Lightspeed, CCV Shop, Mijnwebwinkel en Wix, op Verkoopkosten.

Autokosten

Met een auto van de zaak op Auto- en transportkosten:

• Wasstraten worden geboekt.
• Bekende garages worden geboekt.
• Bandendiensten en autoruiten, zoals Kwik-Fit en Carglass, worden geboekt.
• ANWB Wegenwacht en Flitsmeister worden geboekt.

Lunch en dinerkosten

• Restaurants, brasseries en eetcafés worden geboekt als zakelijke lunch of diner.
• Koffie, lunch en diner bij hotels worden geboekt.
• Fastfood boekt hij als privé.

Justis diensten

• De aanvraag van een VOG wordt geboekt op Kantoorkosten, zonder btw.

VPN-diensten

• VPN-diensten worden geboekt op Kantoorkosten, met btw verlegd.

Developer diensten

• GitHub, Cloudflare, Sentry, Zapier en Make worden geboekt, met btw verlegd.
• Amazon Web Services wordt geboekt, met 21% btw.

Op Kantoorkosten.

Google clouddiensten

• Google Workspace (voorheen G Suite) wordt geboekt.
• Google Cloud, Google Storage en YouTube Premium worden geboekt.

Op Kantoorkosten, met btw verlegd.

Payroll

• Payroll-dienstverleners worden geboekt op Overige personeelskosten.
• Loonstrokendiensten, zoals Employes, worden geboekt op Kantoorkosten.

Diverse kosten

• Controlebetalingen worden geboekt. Een kleine bijschrijving van Google, PayPal, LinkedIn of Mollie om je rekening te controleren boekt hij als opbrengst.
• Vakliteratuur wordt geboekt.
• Brancheverenigingen, registers en vakbonden, eHerkenning, digitale handtekeningen, vergunningen en online opleidingen worden geboekt op Algemene kosten.