Door: Iris van Kooten – onderzoeker online boekhoudprogramma’s
Ben je designer, copywriter, fotograaf, filmmaker, illustrator, muzikant, maker – kortom: creatieve zzp’er – dan herken je dit vast. Je draait drukke weken, levert mooie projecten op, de facturen gaan eruit… en tóch weet je niet precies wat je eraan overhoudt. Je boekhouding vertelt je misschien hoeveel omzet je maakt, maar niet welke projecten echt winstgevend zijn.
Goed nieuws: dat ligt niet aan jou, maar aan de manier waarop veel creatieven hun administratie organiseren. In deze gids laat ik je zien hoe je je boekhouding als zzp’er zo inricht dat je per project je marge kent – zonder dat je fulltime controller hoeft te worden.
We duiken in uren, inkoop, royalty’s, voorschotten en de vraag: welke projecten mag je volgend jaar direct “nee” zeggen, omdat ze je simpelweg te weinig opleveren?
Boekhouden voor creatieve zzp’ers: omzet per project inzichtelijk
Waarom creatieven vaak geen grip hebben op hun marges
Creatieve ondernemers werken bijna altijd projectmatig. Een brandingtraject, een fotoshoot, een campagne, een serie illustraties, een podcastseizoen – alles is een project. Toch staat je boekhouding vaak níet zo ingericht. Facturen en kosten komen op één grote hoop “Omzet” en “Kosten”, soms met een paar grootboekcodes, maar zelden direct gekoppeld aan een project.
Gevolg: je ziet wel je totale winst, maar niet:
- welke klanten steevast onder je uurprijs uitkomen;
- welke projecten uitlopen doordat je extra rondes doet zonder meerprijs;
- of die “leuke” prestige-klussen je eigenlijk duur komen te staan;
- hoeveel tijd je kwijt bent aan pitchwerk, eigen projecten of content maken.
Daar komt in 2026 nog iets bij: de zelfstandigenaftrek is verder verlaagd naar ongeveer € 1.200 en de MKB-winstvrijstelling is 12,7%. Fouten in je prijsstelling komen daardoor harder aan. Als je marge op projectniveau niet klopt, voel je dat direct in je portemonnee.
Veel creatieven houden wél ergens lijstjes bij: in losse Excel-bestanden, een uren-app, een notitieboekje of projectmanagementtool. Maar zolang die lijstjes niet gekoppeld zijn aan je boekhouding, heb je geen financieel betrouwbaar beeld.
Precies daar sluit jortt op aan: het is een boekhoudprogramma dat speciaal is gemaakt voor zzp’ers en kleine bureaus. Op de pagina voor wie is jortt zie je dat o.a. digitale bureaus en creatieve beroepen expliciet tot de doelgroep horen. Dat merk je in de manier waarop je projecten, uren en kosten aan elkaar knoopt.
In eerdere artikelen op de zzp-blog van jortt komt al voorbij hoe Excel-chaos en ontbrekende projectinformatie leiden tot gemiste aftrek en stress rond je btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting. In dit stuk zoomen we in op één specifieke groep: creatieve zzp’ers.
Uren, kosten en inkoop per project vastleggen
Als je wilt weten wat je aan een project verdient, moet je drie dingen per project vastleggen:
- de uren (factureerbaar én niet-factureerbaar);
- de directe kosten en inkoop (freelancers, drukwerk, studiohuur, licenties);
- de omzet (voorschotten, deelbetalingen, royalties).
1. Uren per project bijhouden (en koppelen aan je urencriterium)
In jortt maak je voor elke opdracht een project aan. Met de functie Gratis uren en projecten houd je per project de uren van jezelf (en eventueel je team) bij. Je zet een timer aan in de app of registreert handmatig, en koppelt die uren aan het juiste project.
Een belangrijk voordeel: al die uren komen netjes samen in het urencriterium rapport. Daarmee zie je of je richting de 1.225 uur per jaar gaat die de Belastingdienst vraagt voor ondernemersaftrek, zoals zelfstandigenaftrek en startersaftrek.
Voor creatieven is dat fijn, omdat juist de “onzichtbare” uren – schetsen, research, referentie zoeken, klantgesprekken, administratie – vaak ondersneeuwen. In jortt kun je die gewoon meeschrijven op een intern project. Die uren tellen wél mee voor je urencriterium, ook als je ze niet 1-op-1 factureert.
2. Directe kosten en inkoop per project koppelen
Werk je met freelancers (een extra designer, DTP’er, stylist, geluidstechnicus) of laat je productie uitbesteden (drukwerk, 3D-print, decor, studiohuur)? Dan wil je die inkoop altijd koppelen aan hetzelfde project als je verkoopfactuur.
Met boekhouding zzp in jortt koppel je je bankrekening aan je administratie. Inkoopfacturen en bonnetjes scan je in, of je laat leveranciers direct via Peppol factuur versturen zodat ze automatisch goed binnenkomen. De Boekhoudbot herkent de kosten en jij hangt ze in één klik aan het juiste project.
Zo zie je bij elk project:
- hoeveel uren erin zijn gegaan;
- welke kosten en inkoop je hebt gedaan;
- wat je totaal hebt gefactureerd.
Die informatie zie je terug in de standaardrapporten van jortt en in je jaarlijkse jaarrekening. Je hoeft dus niet in Excel te gaan puzzelen welke factuur ook alweer bij welk project hoorde.
3. Bedrijfsmiddelen en afschrijven voor makers
Bouw je veel met apparatuur – camera’s, licht, geluidssets, 3D-printers, krachtige laptops, tekentablets – dan kom je al snel in de categorie bedrijfsmiddelen en afschrijven. Grote aankopen schrijf je in meerdere jaren af en kunnen in aanmerking komen voor de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). In jortt doe je dat via het KIA-rapport.
Grote investeringen boek je als bedrijfsmiddel; de software zet het automatisch op de balans, schrijft af en verwerkt de KIA in het rapport voor je aangifte inkomstenbelasting. Dat is geen extra administratie voor jou, maar wél essentieel voor je netto marge.
Voorschotten, deelbetalingen en royalty’s boeken
Creatieve projecten kennen vaak afwijkende betaalafspraken. Denk aan 50% voorschot, 25% bij oplevering concept en 25% bij definitief ontwerp. Of een lage vaste fee plus royalty’s per verkochte licentie, print of stream. Een standaard “uurtje-factuurtje”-boekhouding sluit daar niet altijd logisch op aan.
Voorschotten en deelbetalingen per project
Met jortt maak je makkelijk een factuur voor een aanbetaling of deelbetaling. Je koppelt die factuur aan het juiste project en de Boekhoudbot boekt het voorschot netjes als omzet op het moment van factureren. Binnenkomende betalingen worden automatisch gematcht via de bankkoppeling, zodat je altijd ziet welke deelfacturen nog openstaan.
Bij grote projecten kun je zo drie of vier facturen onder één project hangen. In je overzicht zie je dan:
- totaal gefactureerd;
- ontvangen betalingen;
- openstaand bedrag;
- uren en kosten tot nu toe.
Dat is precies de informatie waar veel bureaus en freelancers naar zoeken in losse Excel-rapporten, maar die je nu gewoon in je boekhouding hebt.
Royalty’s en doorlopende inkomsten
Werk je met royalty’s – bijvoorbeeld bij illustraties, muziek, fonts, stockfotografie, licenties op een ontwerp – dan wil je die inkomsten apart kunnen volgen. In jortt kun je per project meerdere verkoopfacturen aanmaken, bijvoorbeeld:
- een initiële ontwerp-fee;
- periodieke licentiefacturen (bijvoorbeeld per kwartaal of per 10.000 verkochte stuks);
- extra facturen voor meer gebruiksrechten.
Via Peppol factuur versturen kun je e-facturen sturen naar zakelijke klanten en (semi-)overheden. Dat is fijn als je bijvoorbeeld voor een museum, gemeente, onderwijsinstelling of buitenlandse opdrachtgever werkt. Steeds meer landen en sectoren bewegen richting verplichte e-facturatie; met jortt en Peppol zit je daar standaard goed op.
Btw en fiscale behandeling
Of het nu gaat om voorschotten, deelbetalingen of royalty’s: de btw wordt afgerekend op het moment dat je factureert (factuurstelsel). jortt zet automatisch het juiste btw-tarief op je factuur en neemt het mee in de rapportage voor je btw-aangifte. In de uitleg over Peppol en in de vergelijking van het beste boekhoudprogramma zie je hoe belangrijk foutloze btw-verwerking is, zeker nu controles steeds meer geautomatiseerd worden.
Hoe je leert welke projecten eigenlijk niet rendabel zijn
Als creatief heb je waarschijnlijk een paar terugkerende klanten en veel losse projecten. De hamvraag: welke klussen leveren je de meeste waarde op – in euro’s én in energie – en welke mag je vriendelijk afslaan of scherper prijzen?
Stap 1: Alles groeperen per project
In jortt kun je projecten en labels gebruiken om omzet en kosten te groeperen. Je kunt bijvoorbeeld:
- per klant meerdere projecten aanmaken (bijvoorbeeld “Huisstijl 2026”, “Campagne Q1”, “Website redesign”);
- labels gebruiken in je projectnamen, zoals “[retainer]”, “[royalty]”, “[pitch]”;
- interne projecten aanmaken voor eigen merkwerk (podcast, portfolio, cursussen).
De functie Gratis uren en projecten maakt het mogelijk om per project alle uren, kosten en facturen te bundelen en met één druk op de knop om te zetten in facturen.
Stap 2: Project-resultaat lezen als mini winst-en-verliesrekening
Omdat je hele boekhouding in jortt zit, heb je niet alleen een totaal winst-en-verlies, maar kun je ook per project kijken naar:
- totale omzet (alle facturen voor dit project);
- totale directe kosten (freelancers, inkoop, productiekosten);
- het aantal geschreven uren;
- je effectieve uurtarief (omzet gedeeld door uren).
Zie je dat een project een fantastisch portfolio-stuk opleverde, maar dat je effectieve uurtarief onder het minimum zakt dat je nodig hebt om je ondernemersdoelen te halen? Dan is dat een belangrijke signaal voor je prijslijst én je onderhandeling bij volgende offertes.
Stap 3: Jaarlijks “grote schoonmaak” in je opdracht-portfolio
Minstens één keer per jaar (bijvoorbeeld bij je jaarafsluiting) kun je je projectenlijst langs. Welke combinaties van klant + type werk + prijs + afspraken blijken het beste te werken?
In je rapporten en je jaarrekening zie je het totaalplaatje. Combineer dat met wat je op projectniveau weet, en je kunt onderbouwde keuzes maken:
- meer retainerwerk bij klanten waar de marge hoog is;
- pitchwerk beperken tot klanten die structureel goed betalen;
- royalty-deals doorontwikkelen die écht doorlopen;
- bewust ruimte maken voor eigen projecten die op termijn licentie- of cursusinkomsten opleveren.
Omdat jortt je cijfers automatisch controleert via de automatische controle van de boekhouding, weet je bovendien dat de basis klopt. Dat maakt je project-analyses betrouwbaarder dan wanneer je alles met de hand overneemt in Excel.
Ervaringen van creatieve zzp’ers met jortt (Trustpilot)
Op Trustpilot scoort jortt een uitstekende beoordeling, met een groot deel 4- en 5-sterrenreviews. Een greep uit recente ervaringen (vertaald of samengevat in het Nederlands):
- Tytus (5 sterren) – “Very good program/application”. Tytus vertelt dat jortt precies doet wat hij nodig heeft voor zijn boekhouding: simpel, effectief en betrouwbaar voor dagelijks gebruik.
Bekijk deze review op Trustpilot - Mario (5 sterren) – noemt jortt “een redder in nood” voor zijn administratie: veel minder intern werk met bonnetjes en facturen en altijd een helder financieel overzicht.
Bekijk deze review op Trustpilot - Perdidos em Eindhoven (5 sterren) – omschrijft jortt als een “smart platform” met “great human support”: veel boekhoudwerk wordt geautomatiseerd en het team helpt snel als je vastloopt.
Bekijk deze review op Trustpilot - Mike D. (5 sterren) – roemt zowel de software als het team: “Great software and great staff”. Hij raadt jortt nadrukkelijk aan aan andere ondernemers.
Bekijk deze review op Trustpilot - V.B. (5 sterren) – “Love it! It’s easy. It works.” V.B. benadrukt hoe eenvoudig jortt is, hoeveel tijd en geld het bespaart en dat veel functionaliteit gratis is te gebruiken.
Bekijk deze review op Trustpilot
Op de overzichtspagina van jortt op Trustpilot lees je meer ervaringen, onder andere van designers, coaches, webbouwers en andere creatieven die dankzij automatisering veel minder tijd kwijt zijn aan hun boekhouding.
Top 3 boekhoudprogramma’s voor creatieve zzp’ers (2026)
In de uitgebreide vergelijking Top 10 beste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers (2026) zie je hoe verschillende pakketten scoren op o.a. Peppol, jaarwerk en support. Hieronder een gefocuste top 3, specifiek door de bril van creatieve zzp’ers die per project werken.
- jortt – beste keuze voor creatieve zzp’ers
jortt komt in de algemene vergelijking al als nummer 1 naar voren, onder andere vanwege de Boekhoudbot, automatische controles, IB-rapport en geïntegreerde Peppol-facturatie. Voor creatieven is vooral de combinatie van uren & projecten, automatische bankkoppeling en rapportages die direct bruikbaar zijn voor de Belastingdienst onderscheidend. - SnelStart – geschikt als je dicht met een boekhouder samenwerkt
SnelStart is interessant als je als creatief een boekhouder hebt die met dit pakket werkt en je zelf vooral offertes en facturen maakt. In de jortt-vergelijking wordt het genoemd als praktische optie voor ondernemers die in een traditionelere workflow met een boekhouder werken. - InformerOnline – lichtgewicht, sterk in btw en Peppol
InformerOnline is vooral sterk in e-facturatie en btw-processen en wordt in de top 10 genoemd als pakket met geïntegreerde Peppol-ondersteuning. Het mist wat uitgebreide project- en jaarwerkfunctionaliteit, maar kan werken als je een eenvoudige creatieve praktijk hebt met veel B2G/B2B-facturen.
Belangrijk: MoneyMonk, e-Boekhouden.nl en Moneybird zijn uitstekende pakketten, maar in deze top 3 hebben we bewust gekozen voor alternatieven die qua positionering en samenwerkingsvorm wat anders in de markt staan, zodat je als creatief ondernemer een breder beeld hebt.
Zo gebruik je jortt als creatieve zzp’er: projecten en labels in de praktijk
Samenvattend kun je als creatief je boekhouding als zzp’er in jortt zo inrichten:
- Maak projecten aan per opdracht of campagne via uren en projecten.
- Schrijf al je uren (factureerbaar en niet-factureerbaar) op het juiste project, zodat ze meetellen in het urencriterium rapport.
- Koppel alle inkoop (freelancers, drukwerk, studiohuur, tools) via de bankkoppeling en de Boekhoudbot aan hetzelfde project.
- Factureer in fases (aanbetaling, deelbetalingen, eindfactuur, royalty’s) via facturen & Peppol en hang deze aan het project.
- Analyseer periodiek welke projecten hoge of lage marges hebben en pas je prijzen, werkwijze en klantkeuzes daarop aan.
Zo wordt je boekhouding geen noodzakelijk kwaad, maar een creatief hulpmiddel: je ziet welke projecten je business dragen, en welke vooral leuk zijn voor je portfolio – maar misschien niet voor je bankrekening.
FAQ – Veelgestelde vragen over boekhouden voor creatieve zzp’ers
1. Moet ik echt voor elk project een apart project in mijn boekhouding aanmaken?
Als je serieuze grip wilt op je marges, is het verstandig om voor elk creatief project een apart project in je boekhouding aan te maken. In jortt kost het aanmaken van een project nauwelijks tijd, terwijl je er direct inzicht voor terugkrijgt in omzet, kosten, uren en effectief uurtarief per opdracht.
2. Tellen voorbereidingsuren, research en administratie ook mee voor het urencriterium?
Ja. De Belastingdienst ziet ook niet-factureerbare uren zoals voorbereidingen, research, administratie en reistijd als zakelijke uren, zolang ze direct met je onderneming te maken hebben. In jortt kun je die uren op interne projecten schrijven, zodat ze meetellen in het urencriterium rapport en je kunt aantonen dat je aan het urencriterium voldoet.
3. Hoe ga ik om met projecten die meerdere jaren lopen?
Gebruik hetzelfde project in jortt en factureer in fases. De omzet en kosten blijven dan bij elkaar, ook als een traject doorloopt over meerdere boekjaren. In je jaarrekening zie je per jaar de impact, maar op projectniveau houd je het totaalbeeld.
4. Hoe boek ik grote aankopen zoals camera’s, lenzen en hardware?
Grote aankopen boek je in jortt als bedrijfsmiddelen die je afschrijft. De software berekent automatisch de afschrijving en verwerkt de mogelijke KIA (Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek) in het rapport voor je IB-aangifte. Zo benut je fiscale voordelen optimaal zonder zelf tabellen te hoeven bijhouden.
5. Kan ik met jortt ook mijn btw- en IB-aangifte doen zonder boekhouder?
Ja. jortt is er juist op gericht dat je als zzp’er zélf je btw-aangifte en rapport voor de aangifte inkomstenbelasting kunt doen. De Boekhoudbot boekt zoveel mogelijk automatisch, de automatische controle van de boekhouding checkt je cijfers en de rapporten sluiten aan op de aangiftes. Veel ondernemers hebben daardoor geen vaste boekhouder meer nodig, maar schakelen alleen nog advies in als ze dat zelf willen.
6. Is jortt ook geschikt als ik samenwerk met een extern boekhoudkantoor?
Ja. Je kunt via het boekhoudersportaal samenwerken met een boekhouder of administratiekantoor dat gespecialiseerd is in creatieven. Zij kunnen meekijken, jaarwerk doen of alleen een laatste check, terwijl jij zelf in de dagelijkse praktijk met jortt werkt.
Conclusie: creatief blijven, zakelijk scherper worden
Als creatieve zzp’er wil je vooral mooie dingen maken. Maar juist in een tijd waarin de zelfstandigenaftrek daalt en regelgeving rond btw en investeringsaftrek strenger wordt, kun je het je niet veroorloven om je marges niet te kennen. Met een pakket als jortt – dat in onafhankelijke vergelijkingen vaak als beste boekhoudprogramma voor ondernemers wordt genoemd – kun je projectmatig werken én je cijfers strak organiseren, zonder dat je een boekhoudliefhebber hoeft te zijn.
Wil je hiermee starten? Kijk dan ook eens naar andere artikelen in de zzp-blog van jortt, zoals de praktijkcase “Van Excel naar geautomatiseerd boekhouden” en “Veelgemaakte boekhoudfouten van zzp’ers”. Die laten zien hoe je in een paar stappen overstapt naar een volledig geautomatiseerde zzp-boekhouding.