Met jortt e-facturen ontvangen via Peppol
Met jortt heb je rechtstreeks toegang tot het Peppol-netwerk. Dit werkt als zowel jij als je leverancier zijn aangemeld bij Peppol. Het versturen en ontvangen van e-facturen via Peppol is gratis voor alle jortt gebruikers, ook in jortt Starter.
Wat is een e-factuur via Peppol?
Een e-factuur is een factuur als gestructureerd bestand: elk gegeven heeft een eigen veld, volgens de Europese norm EN 16931. Peppol is het internationale netwerk waarover bedrijven en overheden die e-facturen uitwisselen, van boekhoudprogramma naar boekhoudprogramma. Er komt geen e-mail of pdf aan te pas en je hoeft niets over te typen. Het verschil tussen een e-factuur, Peppol en een pdf lees je in E-facturen in jortt.
Een e-inkoopfactuur die via Peppol binnenkomt, ontvang je als concept. Na het accepteren verwerkt jortt de inkoopfactuur direct in je boekhouding. Je hoeft hier zelf geen boeking meer voor te maken. Betalen kan via de betaalinstructies op de factuur of de QR-code die jortt voor je aanmaakt. Zodra de betaling in je boekhouding staat, wordt hij aan de factuur gekoppeld.
Aanmelden voor ontvangen
Om facturen te kunnen ontvangen via Peppol meld je je via jortt aan bij het Peppol-netwerk:
- Klik op Instellingen linksonder in het hoofdmenu.
- Kies bij Factuur en offerte aanpassen voor E-facturen via Peppol.
- Kies Ik wil e-facturen kunnen versturen en ontvangen.
- Klik op .
Jortt gebruikt je KvK-nummer (voor een Belgisch bedrijf het ondernemingsnummer) en je btw-nummer uit je bedrijfsgegevens om je aan te melden. Voor ontvangen is een btw-nummer nodig, behalve als je bij je bedrijfsgegevens hebt aangegeven dat je vrijgesteld bent van btw.
Pas als je kiest dat je e-facturen wil versturen en ontvangen, neemt jortt je op in de Peppol Directory en zien leveranciers je Peppol-ID. Daarna kunnen leveranciers die ook Peppol gebruiken hun facturen rechtstreeks naar jou sturen.
Nieuwe e-facturen bij Nog te doen
Heb je een e-factuur via Peppol ontvangen, dan staat deze bij Nog te doen voor je klaar:
- Klik op in het hoofdmenu.
- Kijk bij Inkoopfacturen. Jortt laat zien of er inkoopfacturen zijn die nog goedgekeurd of betaald moeten worden, en of er inkoopfacturen zijn die verlopen zijn.
- Klik op het blauwe woord in een regel. De lijst met die inkoopfacturen opent.
- Klik op een inkoopfactuur. Het paneel van de inkoopfactuur opent.
Alle inkoopfacturen
Al je e-inkoopfacturen staan bij elkaar:
- Klik op in het hoofdmenu.
- Klik bij Peppol e-facturen op Inkoopfacturen.
Bovenaan kies je het jaar en de sortering, en zie je bij Alle inkoopfacturen het Totaal exclusief btw, het Totaal inclusief btw en wat er Nog te betalen is. Per factuur zie je het nummer, de leverancier, de status, de factuurdatum en de betaalwijze.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Ontvangen | De e-factuur is binnen en moet nog geaccepteerd of afgewezen worden. |
| Openstaand (Vervalt in … dagen) | Je hebt de factuur geaccepteerd en hij moet nog betaald worden. |
| Verlopen (… dagen) | De vervaldatum is voorbij en de factuur is nog niet betaald. |
| Betaald | Er is een betaling aan de factuur gekoppeld. |
| Afgekeurd | Je hebt de factuur afgewezen. |
Afgewezen facturen staan standaard niet in de lijst. Met de schakelaar rechtsboven, Toon of verberg afgewezen facturen, zie je ze wel.
De inkoopfactuur
Op het paneel van een inkoopfactuur staat alle informatie uit de e-factuur:
- de Afzender (je leverancier) en de Ontvanger (jij)
- de Factuurdatum, de Vervaldatum en de Leverdatum
- de Bijlagen die je leverancier heeft meegestuurd
- de geschiedenis: wanneer de factuur is ontvangen en wie hem heeft geaccepteerd
- de Factuurregels met de btw en de categorie
- na het accepteren: de Betaalinstructies
Zolang je de factuur niet hebt geaccepteerd, staat er bovenaan: Deze factuur moet nog geaccepteerd worden. Tot die tijd zal deze niet in je administratie opgenomen worden.
Bovenaan het paneel download je met de e-factuur zelf, als xml-bestand. Met Afdrukken druk je het paneel af. Je kunt er ook een notitie, een gesprek of een label aan toevoegen.
Jortt verwerkt e-facturen in euro. Een e-factuur in een andere munt wijst jortt automatisch af; je leverancier krijgt dat terug via Peppol. Stuurt je leverancier een creditnota, dan komt die binnen als inkoopfactuur met een negatief bedrag.
Accepteren of afwijzen
De e-factuur komt binnen als concept-inkoopfactuur. Accepteer je hem, dan verwerkt jortt hem in je boekhouding. Wijs je hem af, dan wordt hij niet verwerkt. Je leverancier krijgt via Peppol terug wat je hebt gekozen.
De inkoopfactuur accepteren
- Open de inkoopfactuur, via Nog te doen of via Inkoopfacturen.
- Controleer de afzender, de datums en de factuurregels.
- Klik op . Het venster Accepteer inkoopfactuur opent.
- Vink Ik begrijp dat dit definitief is en niet ongedaan gemaakt kan worden aan.
- Klik op .
Je ziet de melding Factuur is geaccepteerd. Jortt verwerkt de inkoopfactuur in je boekhouding, met de kosten en de btw uit de e-factuur. Je leverancier krijgt via Peppol de status Geaccepteerd.
De inkoopfactuur afwijzen
- Open de inkoopfactuur.
- Klik op . Het venster Wijs inkoopfactuur af opent.
- Kies bij Reden van afwijzing een reden, bijvoorbeeld Prijzen onjuist of Nieuwe factuur nodig.
- Vul bij Toelichting in wat er niet klopt.
- Vink Ik begrijp dat dit definitief is en niet ongedaan gemaakt kan worden aan.
- Klik op .
Je ziet de melding Factuur is afgewezen. De factuur krijgt de status Afgekeurd en verdwijnt uit de lijst. Je leverancier krijgt via Peppol de status afgekeurd, met je reden en toelichting.
Lukt het niet om de afwijzing bij je leverancier te krijgen, dan staat op de factuur: Deze factuur is afgewezen, maar de afwijzing heeft de leverancier niet bereikt. Klik dan op en wijs de factuur nog een keer af.
De categorie aanpassen
In de factuurregels staat wat je leverancier heeft geleverd. De bedragen en de btw neemt jortt over uit de e-factuur. De categorie kun je zelf nog aanpassen per factuurregel:
- Klik op de inkoopfactuur bij Factuurregels op . Het venster Bewerk factuurregels opent.
- Kies onder de factuurregel de categorie.
- Klik op .
Ligt de factuurdatum in een jaar dat je hebt afgesloten, dan kun je de factuurregels niet meer wijzigen.
De inkoopfactuur betalen
Heb je de inkoopfactuur geaccepteerd, dan staan de Betaalinstructies op het paneel:
- de Betaalwijze: bijvoorbeeld Per bankoverschrijving, Automatische incasso of Met partij overeengekomen
- de Tegenrekening en de Rekeninghouder
- de Betalingsreferentie en, bij een incasso, de Mandaatreferentie
- het Factuurbedrag, wat Reeds betaald is en wat er Nog te betalen is
- de Betaalinstructie van je leverancier
Moet je de factuur zelf overmaken, dan maakt jortt er een QR-code bij: Scan om direct te betalen. De meeste bankapps vullen de overboeking dan zelf in, met het bedrag dat nog openstaat. Heeft je leverancier een betaallink meegestuurd, dan klik je op Betaalinstructies en op . Meer over betalen met een QR-code lees je in inkoopfacturen betalen.
De betaling koppelen
Komt de afschrijving binnen op je bankrekening, dan koppelt de Boekhoudbot hem meestal zelf: als het factuurnummer in de omschrijving staat en het bedrag gelijk is aan wat er nog openstaat. Lukt dat niet, dan koppel je hem zelf:
- Open de inkoopfactuur.
- Klik onderaan bij Mogelijke koppelingen op de knop met het aantal bij- of afschrijvingen, bijvoorbeeld .
- Klik op de afschrijving waarmee je de factuur hebt betaald.
De factuur krijgt de status Betaald.
Veelgestelde vragen over e-facturen ontvangen met Peppol
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Hoe meld ik mij in jortt aan voor het ontvangen van e-facturen via Peppol?
Klik op Instellingen in het hoofdmenu, kies bij Factuur en offerte aanpassen voor E-facturen via Peppol, kies Ik wil e-facturen kunnen versturen en ontvangen en klik op Opslaan. Jortt meldt je aan met je KvK-nummer (of als Belgisch bedrijf je ondernemingsnummer) en je btw-nummer uit je bedrijfsgegevens, en zet je in de Peppol Directory, zodat leveranciers je kunnen vinden.
Waar vind ik mijn ontvangen e-inkoopfacturen in jortt?
Bij Facturen en offertes, onder Peppol e-facturen, klik je op Inkoopfacturen. Nieuwe facturen, facturen die nog betaald moeten worden en verlopen facturen zie je ook bij Nog te doen, onder Inkoopfacturen.
Hoe accepteer of wijs ik een ontvangen e-inkoopfactuur af?
Open de inkoopfactuur en klik op Accepteren of Afwijzen. Bij accepteren vink je aan dat je begrijpt dat het definitief is en klik je op Factuur accepteren. Bij afwijzen kies je een Reden van afwijzing, vul je een Toelichting in, vink je het aan en klik je op Factuur afwijzen. Je leverancier krijgt via Peppol terug of je de factuur hebt geaccepteerd of afgekeurd.
Kan ik een afgewezen inkoopfactuur later alsnog accepteren?
Nee. Accepteren en afwijzen zijn definitief en kun je niet ongedaan maken. Heb je een factuur onterecht afgewezen, vraag je leverancier dan om hem opnieuw te sturen. Afgewezen facturen zie je terug met de schakelaar rechtsboven in de lijst Inkoopfacturen.
Moet ik zelf een boeking maken voor een via Peppol ontvangen e-inkoopfactuur?
Nee. Een e-inkoopfactuur komt binnen als concept en jortt verwerkt hem in je boekhouding zodra je hem accepteert. De bedragen en de btw komen uit de e-factuur. Alleen de categorie kun je per factuurregel nog aanpassen, via Wijzig bij Factuurregels.
Kan ik de categorie van een ontvangen e-inkoopfactuur aanpassen?
Ja. Klik op de inkoopfactuur bij Factuurregels op Wijzig, kies per factuurregel de categorie en klik op Opslaan. De bedragen en de btw kun je niet aanpassen; die komen uit de e-factuur van je leverancier.
Hoe betaal ik een via Peppol ontvangen inkoopfactuur?
Na het accepteren staan de Betaalinstructies op de inkoopfactuur: de betaalwijze, het rekeningnummer en wat er nog te betalen is. Bij een overboeking maakt jortt er een QR-code bij die je met de meeste bankapps scant. Komt de afschrijving binnen, dan koppel je hem aan de inkoopfactuur via Mogelijke koppelingen, als de Boekhoudbot dat niet al heeft gedaan.
Kan ik een e-factuur ontvangen als ik al bij een ander programma op Peppol sta?
Niet tegelijk. Staat je KvK- of btw-nummer al als ontvanger op het Peppol-netwerk bij een andere partij, dan meldt jortt dat je eerst de registratie bij die andere partij moet opheffen. Versturen via jortt kan wel.