Met jortt e-facturen versturen via Peppol

Met jortt heb je rechtstreeks toegang tot het Peppol netwerk. Zo verstuur en ontvang je met jortt e-facturen via Peppol van je zakelijke klanten. Dit kan wanneer zowel jij als je klant zijn aangemeld bij Peppol. Versturen en ontvangen van e-facturen via jortt met Peppol is gratis voor al onze gebruikers.

Peppol is een speciaal internationaal netwerk waarmee e-facturen veilig, snel en automatisch worden uitgewisseld tussen bedrijven en overheden in de hele wereld. Via het netwerk verstuur je een digitale factuur naar de administratie van je klant. Dit gaat zonder e-mail, PDF-factuur of handmatig overtypen. E-facturen worden verstuurd van jouw boekhoudprogramma naar het boekhoudprogramma van de klant. Gebruik van Peppol is veilig, voorkomt fouten en bespaart tijd.

Peppol werkt met accesspoints. Jortt werkt hiervoor met Storecove. Als wij een Peppol factuur versturen naar een klant, dan leveren wij deze af bij Storecove en zij leveren het af op het accesspoint van de klant. Deze tussenpartij moet de factuur dan doorsturen naar de boekhouding van de klant.

Aanmelden/ activeren bij Peppol

Met jortt verstuur en ontvang je facturen via Peppol. Om gebruik te maken van Peppol meld je je via jortt aan bij Peppol. Binnen enkele minuten (en vaak nog sneller) na aanmelding via jortt kun je je eerste Peppol factuur versturen.

Voor het versturen van de factuur is het Peppol-id van je klant nodig. Dit geef je op bij het versturen van de factuur of vul je vooraf in op het Klantenpaneel van de klant.

Voor zakelijke bedrijven bestaat het Peppol-id uit je KvK-nummer en btw-nummer. Overheden hebben een OIN + nummer.

Jouw bedrijf via jortt aanmelden bij Peppol:

1. Ga naar Instellingen linksonder in het hoofdmenu.
2. Kies bij Factuur en offerte aanpassen voor E-facturen via Peppol.
3. Vink het vakje aan voor Ik wil e-facturen kunnen versturen.
4. Of vink het vakje aan voor Ik wil e-facturen kunnen versturen en ontvangen wanneer je ook e-facturen wil ontvangen.
5. Jortt gebruikt je KvK nummer of Ondernemersnummer (voor Belgische klanten BE: VAT: BE0123456789) en btw nummer die bij bedrijfsgegevens zijn opgegeven om je aan te melden voor het Peppol-netwerk.

Vanaf nu kun je facturen versturen én ontvangen via Peppol. Je bent nu opgenomen in de Peppol Directory. Jortt meldt je aan met je kvk nummer en btw-nummer.

Peppol-id van de klant opgeven

1. Ga naar Klanten in het menu links.
2. Klik op Klanten.
3. Klik op de klant waar je het Peppol-ID wil toevoegen.
4. Klik op Factuurgegevens.
5. Vul het Peppol-id in. Een Belgische klant heeft BE: VAT: BE0123456789 als Peppol-id.
6. Geef aan of het een KvK, btw of OIN nummer is en vul daarna het nummer in.
7. Kies Opslaan.

Versturen van e-factuur met Peppol

Is je factuur helemaal goed dan kies je voor Naar versturen en kom je op het Versturen paneel:

1. Kies Peppol e-factuur.
2. Het Peppol-id van de ontvanger staat hier al ingevuld wanneer je het op het Klantenpaneel hebt opgegeven. Heb je dit nog niet gedaan dan vul je het nu in. Jortt slaat het dan ook direct op op het Klantenpaneel van de klant.

   

   3. Voeg bijlagen toe. Je kunt maximaal 9 bijlagen toevoegen, maximaal bij elkaar 8 Mb. De bestandsnaam mag maar 1 woord zijn (zonder spaties).
3. Klik op Definitief maken en als e-factuur versturen.

Let op: Je kunt met Peppol geen begeleidende e-mail versturen, zorg dat alle informatie op de factuur staat. Het is wel mogelijk om bijlagen mee te sturen.

let op: Je ontvangt bij Peppol geen kopie op je eigen e-mailadres.

Let op: Verstuur je via Peppol dan worden er geen emails verstuurd naar bij de klant opgegeven emailadressen.

Wil je klant toch nog een PDF op zijn email adres ontvangen? Stuur dan eerst de factuur per email naar de klant door bij het versturen van de factuur te kiezen voor Per e-mail versturen. Verstuur de factuur daarna pas via Peppol e-factuur.

Vul je bij de klant op het klantenformulier het Peppol-id in dan zal jortt alle periodieke facturen automatisch via Peppol versturen. Maak je zelf de factuur dan kun je bij Versturen nog steeds kiezen hoe je de factuur wil versturen: per e-mail, zelf versturen of met Peppol e-facturen.

Factuurpaneel van een verstuurde e-factuur

Is de factuur verstuurd, dan staat op het Factuurpaneel:

• de Factuur status in jortt: is de factuur betaald of nog niet betaald
• de E-factuur status in het Peppol-netwerk: wat is de status van de e-factuur in het Peppol netwerk
• bij een e-factuur staat geen pdf-voorbeeld, de factuur wordt immers niet als pdf verstuurd
• de Peppol status in het Peppol-netwerk: wat is de status van de e-factuur in het Peppol netwerk
• bij een e-factuur staat geen pdf-voorbeeld, de factuur wordt immers niet als pdf verstuurd
• de Factuurregels zo zie je wat er op de factuur staat. Heb je veel factuurregels, dan klik je op Toon meer onder de laatst getoonde factuurregel om alle factuurregels te zien

Factuur status in jortt

Jortt geeft aan of er al een betaling van de klant aan de factuur gekoppeld is:

• Openstaand: de betaaltermijn is nog niet verlopen en er is nog geen betaling aan de factuur gekoppeld in de administratie
• Verlopen: de betaaltermijn is verlopen en er is nog geen betaling aan de factuur gekoppeld in de administratie. Je kunt de factuur herinneren via Nog te doen.
• Betaald: De betaling is aan de factuur gekoppeld.

Een factuur is pas betaald wanneer er een betaling aan gekoppeld is.

E-factuur status in het Peppol netwerk

Het Peppol-netwerk geeft inzicht in de status van je factuur. Je ziet precies of je klant de factuur heeft ontvangen en of de factuur al in behandeling is:

• No action taken: Klant niet gevonden op Peppol-netwerk
• Bezig met verzenden: jortt stuurt de e-factuur naar ons accesspoint voor Peppol
• Verzonden: e-factuur aangekomen op accesspoint verzender
• Mislukt: Versturen via het Peppol-netwerk is mislukt
• Cleared: Goedgekeurd door de Belastingdienst
• Succesvol verzonden: e-factuur is afgeleverd op accesspoint van de klant, maar klant heeft het nog niet opgehaald
• Bevestigd: Ontvangst bevestigd door klant, het boekhoudprogramma van de klant stuurt een bericht dat de factuur is ontvangen. Let op: niet alle boekhoudprogramma’s doen dit.
• In proces: Wordt verwerkt door klant
• Vraag: Klant heeft meer informatie nodig
• Onder voorwaarden geaccepteerd: Onder voorwaarden geaccepteerd door klant
• Afgewezen: Afgekeurd door de klant
• Geaccepteerd: Geaccepteerd door de klant
• Deels betaald: Deels betaald door klant
• Betaald: Betaald door klant
• Versturen via het Peppol-netwerk is mislukt
• Goedgekeurd door de Belastingdienst
• Succesvol verstuurd, E-factuur is afgeleverd maar klant heeft het nog niet opgehaald
• Ontvangst bevestigd door klant
• Wordt verwerkt door klant
• Klant heeft meer informatie nodig
• Onder voorwaarden geaccepteerd door klant
• Afgekeurd door de klant
• Geaccepteerd door de klant
• Deels betaald door klant
• Betaald door klant

E-factuur downloaden

Met het download icoon, download je een overzicht met gegevens van je met Peppol verstuurde factuur:

1. Klik bovenaan het factuurpaneel op het download-icoon.
2. Het overzicht wordt gedownload.

E-factuur herinneren

Via het Peppol-netwerk kun je geen e-facturen herinneren. Gelukkig werk je met jortt en kun je via jortt de e-factuur wel herinneren.

Is de betalingstermijn verlopen en is de factuur nog niet betaald? De factuur staat dan bij Nog te doen en vanuit daar herinner je de factuur met één druk op de knop. Jortt houdt voor je bij hoe vaak een factuur al herinnerd is. Je klant ontvangt als herinnering een email met factuurnummer. Omdat een Peppol e-factuur geen pdf heeft, bevat de herinnering géén pdf-kopie van de factuur.

Voordelen van Peppol facturen

1. Facturen komen altijd aan: Met Peppol kunnen je facturen niet kwijtraken. Ze worden rechtstreeks afgeleverd in de administratie van de ontvanger. Facturen worden namelijk niet via e-mail verstuurd en kunnen dus ook niet in de spam terechtkomen.
2. Minder fouten in de boekhouding: Je klant hoeft niets meer over te typen. Het boekhoudprogramma neemt alle gegevens automatisch over. Hierdoor worden facturen sneller en nauwkeuriger verwerkt.
3. Snellere betaling: Omdat de factuur direct in het boekhoudprogramma van je klant staat, komt deze sneller in het goedkeuringsproces. Dat zorgt vaak voor een snellere betaling.
4. Extra veilig: Peppol werkt met beveiligde toegangspunten en strenge controles. Fraude met vervalste facturen komt hierdoor nauwelijks voor.
5. Internationaal factureren zonder gedoe: Peppol is de standaard in veel landen. Voor facturen aan overheden is het in steeds meer landen zelfs verplicht. Met Peppol verstuur je meteen een factuur die voldoet aan internationale eisen.
6. Professionele uitstraling: Door via Peppol te factureren laat je zien dat je werkt volgens een modern en veilig systeem. Dat geeft vertrouwen bij grotere organisaties en zakelijke klanten. Facturen uit Word, Excel of losse PDF’s kunnen niet via Peppol verstuurd worden.