E-facturen versturen via Peppol met jortt

Met jortt verstuur je e-facturen via Peppol, rechtstreeks naar de boekhouding van je klant. Dat kan als jij en je klant allebei op Peppol zijn aangesloten. Je meldt je in jortt in een paar klikken aan, en daarna vul je bij je klant zijn Peppol-id in: zijn KvK-nummer, btw-nummer of OIN, of bij een Belgische klant zijn ondernemingsnummer (EN, van enterprise number) of btw-nummer (VAT). Versturen en ontvangen via Peppol is gratis voor alle jortt gebruikers.

In dit artikel lees je stap voor stap hoe je je aanmeldt bij Peppol, waar je het Peppol-id van je klant invult en hoe je dat nummer controleert in de Peppol Directory. Daarna verstuur je je eerste e-factuur en zie je in jortt wat de status van de factuur is.

Wat is Peppol?

Peppol is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden e-facturen veilig en automatisch uitwisselen. De factuur gaat niet per e-mail of als pdf, maar als gestructureerd bestand van jouw boekhoudprogramma naar dat van je klant. Niemand hoeft iets over te typen, en dat voorkomt fouten.

Peppol werkt met accesspoints. Jortt is via een accesspoint op het netwerk aangesloten. Verstuur je een Peppol-factuur, dan levert jortt hem af op ons accesspoint, en dat levert hem af op het accesspoint van je klant. Dat accesspoint zet de factuur door naar de boekhouding van je klant.

Aanmelden bij Peppol

Om e-facturen te versturen meld je je via jortt aan bij Peppol. Binnen enkele minuten na je aanmelding kun je je eerste Peppol-factuur versturen.

1. Klik op Instellingen in het hoofdmenu.
2. Kies bij Factuur en offerte aanpassen voor E-facturen via Peppol.
3. Vink Ik wil e-facturen kunnen versturen aan. Wil je ook e-facturen ontvangen, vink dan Ik wil e-facturen kunnen versturen en ontvangen aan.
4. Kies Opslaan.

Jortt meldt je aan met het KvK-nummer en het btw-nummer die bij je bedrijfsgegevens staan. Heb je een Belgisch bedrijf, dan gebruikt jortt je ondernemingsnummer en je btw-nummer.

Heb je meer administraties in jortt, bijvoorbeeld een holding en een werkmaatschappij? Meld dan elke administratie apart aan bij Peppol.

Jortt neemt je alleen op in de Peppol Directory als je ook e-facturen wil ontvangen. Kies je alleen voor versturen, dan sta je er niet in en kunnen leveranciers je niet vinden. Hoe dat werkt lees je in e-facturen ontvangen met Peppol.

Het Peppol-id van je klant

Om een e-factuur te versturen heb je het Peppol-id van je klant nodig. Dat is zijn adres op het Peppol-netwerk en bestaat uit drie delen: een landcode, een schema (wat voor nummer het is) en het nummer zelf. Een Nederlands bedrijf is meestal aangemeld met zijn KvK-nummer of btw-nummer, een overheid met een OIN.

Peppol-id van de klant opgeven

1. Klik op Klanten in het hoofdmenu.
2. Klik op de klant waar je het Peppol-id wil toevoegen.
3. Klik op Factuurgegevens.
4. Kies bij Peppol-ID het schema: KVK, VAT of OIN, of bij een Belgische klant EN of VAT.
5. Vul het nummer in.
6. Kies Opslaan.

De landcode (zoals NL of BE) vult jortt automatisch in op basis van het land van de klant op het Klantenpaneel. Die landcode kun je niet zelf aanpassen; jij kiest het schema en vult het nummer in. Klopt de landcode niet, pas dan het land van de klant aan.

Heb je bij een klant een Peppol-id ingevuld, dan verstuurt jortt ook zijn periodieke facturen automatisch via Peppol.

Het Peppol-id controleren in de Peppol Directory

Weet je niet zeker met welk nummer je klant op Peppol staat? Zoek het op in de Peppol Directory. Dat is de openbare lijst van alle bedrijven en overheden die via Peppol e-facturen ontvangen.

1. Ga naar directory.peppol.eu/public.
2. Zoek op de naam van je klant, zijn KvK-nummer of zijn ondernemingsnummer.
3. Kijk bij elk resultaat naar het Participant ID. De vier cijfers voor de dubbele punt vertellen welk nummer het is.

Staat er bijvoorbeeld 0208:0555512345, dan is je klant aangemeld met ondernemingsnummer 0555512345 en kies je in jortt voor EN.

Een Belgisch bedrijf kan met allebei de nummers aangemeld zijn; dan kun je kiezen. Het nummer vul je in zonder punten, met of zonder BE: 0555512345 en BE0555512345 zijn allebei goed. Typ je BE niet, dan zet jortt het er zelf voor.

Staat je klant er niet in, dan is hij nog niet aangesloten op Peppol en kan hij geen e-facturen ontvangen. Stuur de factuur dan per e-mail.

E-factuur versturen met Peppol

Vraagt je klant om een inkoopordernummer of een referentie? Vul die bij het maken van de factuur in bij Referentie en opmerkingen. Een inkoopordernummer mag geen spaties bevatten, anders kan de e-factuur niet worden afgeleverd. Meer daarover lees je in foutmeldingen bij Peppol.

Is je factuur helemaal goed, kies dan Naar versturen. Je komt op het Versturen paneel:

1. Kies Peppol e-factuur.
2. Het Peppol-id van je klant staat al ingevuld als je het op het Klantenpaneel hebt opgegeven. Zo niet, vul het dan nu in. Jortt slaat het meteen op bij de klant.
3. Voeg eventueel bijlagen toe: maximaal 9, samen maximaal 8 MB. De bestandsnaam mag maar één woord zijn, zonder spaties.
4. Klik op Definitief maken en als e-factuur versturen.

Bij een Peppol e-factuur gaat er geen e-mail mee: niet naar je klant en niet als kopie naar jou. Zet dus alle informatie op de factuur zelf; bijlagen meesturen kan wel. Wil je klant toch een pdf in zijn mailbox, verstuur de factuur dan eerst Per e-mail en daarna via Peppol e-factuur.

Maak je zelf een factuur, dan kies je bij het versturen steeds hoe hij weggaat: per e-mail, zelf versturen of als Peppol e-factuur.

Factuurpaneel van een verstuurde e-factuur

Is de factuur verstuurd, dan zie je op het Factuurpaneel:

• de Factuur status in jortt: is de factuur betaald of nog niet
• de E-factuur status in het Peppol-netwerk: hoe ver je factuur is bij je klant
• de Factuurregels, zodat je ziet wat er op de factuur staat. Klik bij veel regels op Toon meer onder de laatste regel

Een pdf-voorbeeld staat er niet bij, want de factuur is niet als pdf verstuurd.

Factuur status in jortt

Jortt laat zien of er al een betaling van je klant aan de factuur gekoppeld is:

E-factuur status in het Peppol-netwerk

Het Peppol-netwerk laat zien of je klant de factuur heeft ontvangen en wat hij ermee doet:

Gaat er iets mis bij het versturen? In foutmeldingen bij Peppol lees je wat een melding betekent en hoe je hem oplost.

E-factuur downloaden

Met het download-icoon download je een overzicht met de gegevens van je via Peppol verstuurde factuur:

1. Klik bovenaan het Factuurpaneel op het download-icoon.
2. Het overzicht wordt gedownload.

E-factuur herinneren

Via het Peppol-netwerk kun je geen e-facturen herinneren, maar via jortt wel.

Is de betalingstermijn verlopen en is de factuur nog niet betaald? Dan staat hij bij Nog te doen en herinner je hem met één druk op de knop. Jortt houdt bij hoe vaak je een factuur al hebt herinnerd. Je klant krijgt de herinnering per e-mail, met het factuurnummer. Omdat een Peppol e-factuur geen pdf heeft, zit er geen pdf-kopie van de factuur bij.

Voordelen van Peppol-facturen

1. Geen mail die kwijtraakt: de factuur gaat niet via e-mail, dus hij belandt niet in de spam. Hij komt rechtstreeks in de administratie van je klant, en in jortt zie je of hij is afgeleverd.
2. Minder fouten: je klant hoeft niets over te typen. Zijn boekhoudprogramma neemt de gegevens automatisch over.
3. Meteen klaar voor verwerking: de factuur staat direct in het boekhoudprogramma van je klant en kan daar zonder overtypen zijn goedkeuringsproces in.
4. Veilig: Peppol werkt met beveiligde accesspoints. Alleen aangesloten partijen kunnen een factuur afleveren, en van elke afzender is bekend wie het is.
5. Internationaal factureren: Peppol is in veel landen de standaard, en voor facturen aan overheden is het in steeds meer landen verplicht. In België is de e-factuur tussen bedrijven sinds 2026 verplicht, met Peppol als standaard.
6. Klaar voor de e-factuurplicht: in heel Europa wordt de e-factuur verplicht. Elk land bepaalt zelf wanneer. In Nederland moet vanaf 1 juli 2030 elke factuur aan een bedrijf een e-factuur zijn, ook als je klant in Nederland zit. Peppol is het netwerk dat de meeste landen daarvoor gebruiken. Voor die facturen telt een pdf uit Word of Excel dan niet meer.