Maak een factuur herinnering

Heeft je klant je factuur nog niet of slechts deels betaald en is de betalingstermijn verstreken, dan kun je met Jortt een herinnering naar je klant sturen. Zelfs met een Jortt Starter kun je herinneringen versturen! Jortt houdt voor je bij welke verstuurde facturen verlopen zijn en hoe vaak je al een betalingsherinnering aan je klant hebt gestuurd. Bekijk ook een factuur als betaald markeren.

Op tijd een herinnering sturen voor een verlopen factuur is belangrijk. Wanneer je hier te lang mee wacht kan dit uitlopen op vervelende langdurige trajecten.

Bekijk ook eens onze blog: Een klant is pas een klant als de factuur betaald is.

Overzicht verlopen facturen

Facturen waarvan de oorspronkelijke betalingstermijn is verlopen, staan op je dashboard bij Facturen verlopen. Klik hier op en je ziet om welke facturen het gaat.

Verlopen facturen waarvoor je de klant een herinnering kunt sturen, staan bij Nog te doen in het hoofdmenu links. Op deze pagina kun je de verlopen facturen vinden onder Facturen.

Jortt kent daarvoor 4 categorieën:

• Herinner verlopen facturen die nog niet herinnerd zijn
• Herinner verlopen facturen die al 1 keer eerder herinnerd zijn
• Herinner verlopen facturen die al 2 keer eerder herinnerd zijn
• Herinner verlopen facturen die al 3 keer of vaker herinnerd zijn

Na het sturen van de herinnering verdwijnt de factuur uit deze takenlijst. Betaalt je klant nog niet binnen de betaaltermijn van de herinnering, dan komt de factuur weer terug bij Nog te doen en kun je opnieuw een herinnering sturen.

Verstuur een herinnering

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Herinner verlopen facturen die nog niet herinnerd zijn en je krijgt een overzicht van de facturen die in de betreffende categorie vallen.
3. Klik op de factuur die je wil herinneren. Er wordt een nieuw paneel geopend met de details van de factuur.
4. Klik op Alle opties.
5. Klik op Herinner.
6. Kies hoe je de factuur wil versturen.
7. Klik op Versturen per e-mail.

Bij Facturen en offertes zie je in het overzicht van de verstuurde facturen nu dat er bij de factuur staat hoe vaak deze herinnert is. Wil je weten hoe de herinnering is verstuurd klik dan op de factuur. Voor Jortt Starter, Jortt ZZP en Jortt MKB abonnementen staat dit op het factuurpaneel onder historie. Jortt Plus gebruikers klikken op Alle opties en dan op Geschiedenis.

Met de herinnering wordt de originele factuur verstuurd. In de herinnering e-mail staat wat het nog openstaande bedrag is. Heb je ervoor gekozen een betaallink met je facturen mee te sturen dan wordt er een betaallink meegestuurd voor dit nog openstaande bedrag.

Herinner meerdere facturen in een keer per e-mail

1. Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
2. Klik op Herinner verlopen facturen die nog niet herinnerd zijn en je krijgt een overzicht van de facturen die in de betreffende categorie vallen.
3. Je vinkt ze allemaal tegelijk aan door het eerste vierkantje bovenaan naast de knoppen aan te vinken. Je kunt ook een selectie maken door alleen het vierkantje voor de facturen aan te vinken die je wilt herinneren.
4. Klik Herinner en de herinneringen worden verstuurd per e-mail.

Na 7 dagen komen de facturen die je herinnerd hebt en die nog steeds niet betaald zijn, terecht in een volgende categorie.

Uit ervaring weten wij dat het voor een betaling van een factuur verstandig is om ook even persoonlijk telefonisch contact op te nemen met je klant en niet alleen maar betalingsherinneringen te sturen.

Onbetaalde facturen klant rapport

Via Rapporten zie je in het rapport Onbetaalde facturen klant in een oogopslag per klant welke facturen nog openstaan en hoe lang deze facturen al openstaan.

Factuur wordt niet betaald

Heb je je klant meermaals een herinnering gestuurd en betaalt je klant de factuur niet? Je kunt dan via Jortt een Online Incasso traject starten. Staat de factuur al langer dan een jaar open en wil je geen incasso traject starten, dan kun je de factuur ook markeren als oninbaar.