Maak een factuur herinnering
Jortt houdt voor je bij welke verstuurde facturen verlopen zijn en hoe vaak je al een betalingsherinnering aan je klant hebt gestuurd. Bekijk ook een factuur als betaald markeren: een betaalde factuur hoef je niet te herinneren.
Op tijd een herinnering sturen voor een verlopen factuur is belangrijk. Wanneer je hier te lang mee wacht kan dit uitlopen op vervelende langdurige trajecten.
Bekijk ook eens onze blog: Een klant is pas een klant als de factuur betaald is.
Overzicht verlopen facturen
Op je dashboard zie je in de kaart Facturen bij Verlopen hoeveel er nog openstaat van facturen waarvan de vervaldatum voorbij is. Klik erop en je ziet om welke facturen het gaat. In de factuurlijst staat bij zo’n factuur hoeveel dagen hij te laat is en hoe vaak je hem al herinnerd hebt, bijvoorbeeld 23 dagen te laat (Nog niet herinnerd).
Verlopen facturen waarvoor je de klant een herinnering kunt sturen, staan bij Nog te doen in het hoofdmenu links, onder Facturen. Jortt zet een factuur daar de dag na de vervaldatum neer.
Jortt kent daarvoor 4 categorieën:
- Herinner verlopen facturen die nog niet herinnerd zijn
- Herinner verlopen facturen die al 1 keer eerder herinnerd zijn
- Herinner verlopen facturen die al 2 keer eerder herinnerd zijn
- Herinner verlopen facturen die al 3 keer of vaker herinnerd zijn
Na het sturen van de herinnering verdwijnt de factuur uit deze takenlijst. Betaalt je klant nog niet binnen 7 dagen na je herinnering, dan komt de factuur terug bij Nog te doen, in de volgende categorie, en kun je opnieuw een herinnering sturen.
Verstuur een herinnering
Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
Klik op Herinner verlopen facturen die nog niet herinnerd zijn. Je krijgt een overzicht van de facturen die in deze categorie vallen.
Klik op de factuur die je wil herinneren. Het factuurpaneel opent.
Klik op .
Klik op . Het venster Factuur herinneren opent.
Kies bij Hoe wil je de factuur herinneren? voor Per e-mail. Wil je de herinnering zelf afdrukken en per post sturen, kies dan Zelf versturen / afdrukken.
Controleer het e-mailadres van de ontvanger, het onderwerp en de tekst.
Klik op , of bij zelf versturen op .
Bij Facturen en offertes zie je in het overzicht nu bij de factuur hoe vaak deze herinnerd is. Wil je weten hoe de herinnering is verstuurd, klik dan op de factuur. Met jortt Starter, jortt ZZP en jortt MKB staat dit in het factuurpaneel onder Historie, bijvoorbeeld Herinnering verstuurd naar … op …. Met jortt Plus klik je op Alle opties en dan op Geschiedenis.
Zie je Herinner niet bij Alle opties? Dan is de factuur nog niet verlopen, al betaald, of verstuurd als e-factuur via Peppol. Hoe je die laatste herinnert, lees je hieronder.
Wat staat er in de herinnering?
Met de herinnering wordt de originele factuur als pdf meegestuurd. Het onderwerp is standaard Uw betalingstermijn is verstreken. In de herinneringsmail staan het factuurnummer, de vervaldatum en het nog openstaande bedrag, met het verzoek binnen 7 dagen te betalen. Heb je ervoor gekozen een betaallink met je facturen mee te sturen, dan gaat er een betaallink mee voor dit nog openstaande bedrag.
De tekst van de herinneringsmail pas je één keer aan, voor alle herinneringen:
- Ga naar Instellingen linksonder in het hoofdmenu.
- Klik onder Factuur en offerte aanpassen op Herinnering e-mail.
- Pas het onderwerp en de tekst aan. Klik op een variabele om bijvoorbeeld het factuurnummer of het openstaande bedrag in te voegen.
- Klik op .
Hoe de e-mailsjablonen werken, lees je bij persoonlijk e-mail sjabloon maken.
Herinner meerdere facturen in een keer per e-mail
- Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
- Klik op Herinner verlopen facturen die nog niet herinnerd zijn. Je krijgt een overzicht van de facturen die in deze categorie vallen.
- Vink ze allemaal tegelijk aan met het eerste vierkantje bovenaan, naast de knoppen. Je kunt ook alleen het vierkantje aanvinken voor de facturen die je wilt herinneren.
- Klik op . Jortt verstuurt de herinneringen per e-mail.
Staat bij een klant geen e-mailadres, dan slaat jortt die factuur over. Die herinner je via Alle opties met Zelf versturen / afdrukken.
Een e-factuur via Peppol herinneren
Een e-factuur is een factuur als gestructureerd digitaal bestand volgens de Europese norm (EN 16931), dat de software van je klant zonder overtypen inleest; een pdf is geen e-factuur. Peppol is het netwerk waarover je zo’n e-factuur rechtstreeks van administratie naar administratie stuurt.
Heb je de factuur als e-factuur via Peppol verstuurd, dan staat Herinner niet bij Alle opties. Een herinnering gaat niet via Peppol, maar per e-mail. Je stuurt hem vanuit Nog te doen:
- Ga naar Nog te doen links in het hoofdmenu.
- Klik op de categorie van Herinner verlopen facturen waarin de factuur staat.
- Vink de factuur aan.
- Klik op .
Je klant krijgt de herinnering per e-mail, zonder pdf, met de melding dat de factuur als e-factuur via het Peppol-netwerk is verstuurd. Daarvoor moet bij de klant een e-mailadres staan. Meer over e-facturen lees je bij e-facturen sturen met Peppol.
Onbetaalde facturen per klant
Via Rapporten zie je in het rapport Onbetaalde facturen per klant in een oogopslag per klant welke facturen nog openstaan en hoe lang deze facturen al openstaan.
Factuur wordt niet betaald
Heb je je klant meermaals een herinnering gestuurd en betaalt je klant de factuur niet? We adviseren je een incassobureau in te schakelen en via hen een incassotraject te starten. Is het aannemelijk dat je klant niet meer betaalt, of staat de factuur al een jaar open, dan markeer je de factuur als oninbaar. Daarmee boek je hem meteen af; je hoeft niet te wachten tot het zeker is.
Veelgestelde vragen over factuurherinneringen
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Wanneer kan ik een factuurherinnering sturen in jortt?
Heeft je klant je factuur nog niet of maar deels betaald en is de vervaldatum voorbij, dan kun je met jortt een herinnering naar je klant sturen. Dat kan in elk pakket, ook in jortt Starter. Jortt houdt voor je bij welke verstuurde facturen verlopen zijn en hoe vaak je al een betalingsherinnering hebt gestuurd.
Waar vind ik mijn verlopen facturen in jortt?
Op je dashboard staat in de kaart Facturen het bedrag bij Verlopen. Verlopen facturen waarvoor je een herinnering kunt sturen, staan bij Nog te doen links in het hoofdmenu, onder Facturen, in vier categorieën: nog niet herinnerd, 1 keer, 2 keer, en 3 keer of vaker herinnerd.
Hoe verstuur ik een herinnering voor een verlopen factuur?
Ga naar Nog te doen, klik op Herinner verlopen facturen die nog niet herinnerd zijn en klik op de factuur. Klik op Alle opties en daarna op Herinner. Kies bij Hoe wil je de factuur herinneren? voor Per e-mail en klik op Versturen per e-mail.
Kan ik meerdere facturen tegelijk herinneren?
Ja. Ga naar Nog te doen, klik op een categorie van Herinner verlopen facturen en vink alle facturen tegelijk aan met het eerste vierkantje bovenaan, of vink alleen de facturen aan die je wilt herinneren. Klik daarna op Herinner. Jortt stuurt de herinneringen per e-mail; een factuur van een klant zonder e-mailadres slaat jortt over.
Wat gebeurt er als mijn klant na een herinnering nog steeds niet betaalt?
De standaard herinneringsmail vraagt je klant binnen 7 dagen te betalen. Is de factuur 7 dagen na je herinnering nog niet betaald, dan staat hij weer bij Nog te doen, in de volgende categorie, en kun je opnieuw herinneren.
Wat staat er in de herinnering die jortt verstuurt?
Het onderwerp is standaard Uw betalingstermijn is verstreken. In de mail staan het factuurnummer, de vervaldatum en het nog openstaande bedrag, met het verzoek binnen 7 dagen te betalen. De originele factuur gaat als pdf mee. Gebruik je een betaallink, dan gaat er een betaallink mee voor het nog openstaande bedrag. De tekst pas je aan bij Instellingen, onder Factuur en offerte aanpassen, bij Herinnering e-mail.
Hoe herinner ik een factuur die ik als e-factuur via Peppol heb verstuurd?
Bij zo'n factuur staat Herinner niet bij Alle opties. Ga naar Nog te doen, open de categorie met de verlopen factuur, vink hem aan en klik op Herinner. Je klant krijgt de herinnering dan per e-mail, zonder pdf en met de melding dat de factuur als e-factuur via het Peppol-netwerk is verstuurd. Daarvoor moet bij de klant een e-mailadres staan.
Wat kan ik doen als een factuur ondanks herinneringen niet betaald wordt?
Heb je meermaals een herinnering gestuurd en betaalt je klant niet, dan adviseert jortt een incassobureau in te schakelen. Is het aannemelijk dat je klant niet meer betaalt, of staat de factuur al een jaar open, dan markeer je de factuur als oninbaar. Daarmee boek je hem meteen af.