Peppol e-factuur versturen mislukt
Een e-factuur via Peppol is een factuur als gestructureerd bestand, en dat bestand moet aan de regels van het netwerk voldoen. Klopt er iets niet, dan levert het netwerk hem niet af. Dat kan gebeuren, en je herstelt het meestal in een paar klikken. Wat een e-factuur en Peppol precies zijn, lees je in E-facturen in jortt.
Waar je ziet dat het misging
Heb je een factuur via Peppol verstuurd en kan deze niet worden afgeleverd bij je klant? Dan zie je bij , onder Facturen, een van deze meldingen:
- E-facturen die niet verzonden konden worden via het Peppol-netwerk
- Controleer het Peppol-ID van de klant die niet gevonden kan worden op het Peppol-netwerk.
Klik op de melding om te zien welke factuur of facturen niet konden worden verzonden. Klik daarna op een factuur. Bovenaan staat Er is iets misgegaan bij het versturen van de e-factuur via Peppol., met onder Reden: wat er mis is en de knop .
De inkooporder bevat spaties
Een veelvoorkomende foutmelding is dat het veld Inkooporder spaties bevat. Sommige ontvangers, vooral overheden, accepteren dat niet. De reden op de factuur is dan:
De inkooporderreferentie bevat spaties. Geef de inkooporderreferentie exact op zoals verstrekt, zonder de opmaak te wijzigen.
Zo los je het op:
- Klik op . Het venster Versturen opent, met de melding Versturen via Peppol is mislukt vanwege een ontbrekende of ongeldige referentie.
- Klik op Referentie bijwerken. Het venster Referentie en opmerkingen opent.
- Pas bij Inkooporder het nummer aan: haal de spaties weg. Zet er alleen het inkoopordernummer in, zonder extra tekst.
- Klik op . Je komt terug in het venster Versturen.
- Klik op .
De factuur wordt opnieuw verstuurd. Bij Peppol status op de factuur zie je hoe ver hij is.
Ontbreekt de referentie helemaal, dan zie je een van deze redenen. Je lost ze op dezelfde manier op, door de Inkooporder in te vullen:
- De opgegeven ontvanger vereist een inkooporderreferentie. Voeg een inkooporderreferentie toe om de factuur te kunnen versturen.
- De opgegeven ontvanger vereist een inkooporderreferentie of kopersreferentie. Voeg een inkooporderreferentie of kopersreferentie toe om de factuur te kunnen versturen.
Je klant is niet gevonden op het Peppol-netwerk
Heb je bij je klant een onjuist Peppol-ID ingevuld, of is je klant niet aangesloten? Dan krijg je de melding dat de klant niet kan worden gevonden op het Peppol-netwerk. De Peppol status is dan Klant niet gevonden op Peppol-netwerk.
Controleer eerst met welk nummer je klant op Peppol staat. Dat doe je in de Peppol Directory; hoe dat werkt lees je bij het Peppol-ID controleren. Daarna:
- Klik op . Het venster Versturen opent.
- Pas het Peppol-ID ontvanger aan: kies het juiste schema en vul het juiste nummer in.
- Klik op .
De factuur wordt opnieuw verstuurd, en jortt slaat het nieuwe Peppol-ID op bij je klant. Staat je klant niet in de Peppol Directory, dan kan hij geen e-facturen ontvangen. Kies in het venster Versturen dan voor Per e-mail.
Andere redenen
Op de factuur staat altijd de reden. Dit zijn de redenen die jortt kan geven, en wat je doet:
| Reden op de factuur | Wat je doet |
|---|---|
| De factuur bevat btw, maar de ontvanger heeft geen btw-nummer. Controleer het Peppol-ID van de klant. | Je klant staat op Peppol zonder btw-nummer. Vraag je klant welk Peppol-ID je moet gebruiken. |
| De btw van een of meerdere factuurregels is onjuist of niet mogelijk. Controleer de hoeveelheid btw in de factuurregels. | Controleer de btw per factuurregel. |
| De factuur gebruikt een btw-percentage dat niet geldig is in het land van de ontvanger. Controleer het btw-percentage van de factuurregels. | Controleer de btw bij een klant in het buitenland. |
| Er is een afrondingsfout gemaakt in de berekening van de btw. | Controleer de bedragen en de btw van de factuurregels. |
| Een of meer kortingsregels heeft geen omschrijving. | Geef de korting een omschrijving. |
| Het Peppol-ID van de ontvanger komt niet overeen met het verwachte formaat. Controleer het Peppol-ID van de klant. | Controleer schema en nummer, zonder punten of spaties. |
| De maximale bijlagelimiet van 10 is overschreden. | Stuur minder bijlagen mee. |
| De bestandsnaam van de bijlage bevat ongeldige tekens (bijv. spaties of haakjes). Gebruik alleen letters, cijfers, koppeltekens en punten. | Geef het bestand een andere naam en upload het opnieuw. |
| Het bestandstype van de bijlage wordt niet ondersteund. Alleen PDF- en XML-bestanden zijn toegestaan. | Stuur de bijlage mee als pdf of xml. |
| Je Peppol-registratie is niet meer geldig. Schakel Peppol-registratie opnieuw in voordat je deze factuur verstuurt. | Meld je opnieuw aan bij E-facturen via Peppol. |
| Er is iets misgegaan bij het versturen van deze factuur. Probeer de factuur opnieuw te versturen. | Klik op Verstuur opnieuw en verstuur de factuur nog een keer. |
Na het oplossen klik je steeds op en daarna op .
Meldingen bij het versturen
Sommige fouten ziet jortt al voordat de factuur weggaat. Dan verschijnt de melding in het venster Versturen en gaat de factuur nog niet weg:
| Melding | Wat je doet |
|---|---|
| Voor de geselecteerde klant-schemacode is een inkoopordernummer of een verkooporder referentie verplicht. | Je klant heeft een OIN. Vul bij Referentie en opmerkingen de Inkooporder in. |
| De factuur mag niet groter worden dan 9 MB. Verwijder bijlagen of gebruik kleinere bestanden. | Stuur minder of kleinere bijlagen mee. |
| Alleen PDF en XML bestanden zijn toegestaan | Voeg alleen pdf- of xml-bestanden toe. |
| Kan geen factuur met margegoederen of reisdiensten btw versturen via Peppol. | Verstuur deze factuur per e-mail. |
| Het adres van de ontvanger is ongeldig of onvolledig. | Vul het adres van je klant aan: straat, postcode, plaats en land. Staat er bedrijf of handelsnamen, vul dan je eigen adres of dat van je handelsnaam aan. |
| Je organisatie is nog niet aangemeld op het Peppol-netwerk. | Meld je eerst aan bij E-facturen via Peppol. |
| Je aanmelding op het Peppol-netwerk is nog bezig of mislukt. | Kijk bij E-facturen via Peppol wat de status is. |
Gaat een periodieke factuur niet weg, dan staat hij bij Nog te doen met de reden. Bij Peppol is dat bijvoorbeeld Het Peppol-schema van de opgegeven klant hoort niet bij het land van de klant. of Aanmelding bij het Peppol-netwerk is vereist voor het versturen van de e-factuur.
Je klant keurt de factuur af of heeft een vraag
Is de e-factuur afgeleverd, dan kan je klant hem in zijn boekhoudprogramma afkeuren, om meer informatie vragen of onder voorwaarden accepteren. Dat zie je bij Nog te doen, onder Facturen:
- Er zijn e-facturen die afgekeurd zijn door je klant.
- Je klant vraagt om meer informatie over je verzonden e-factuur.
- Er zijn e-facturen die onder voorwaarden geaccepteerd zijn door je klant.
Open de factuur. Bovenaan staan de reden en de toelichting van je klant, bijvoorbeeld Prijzen onjuist – prijsstelling wijkt af van verwachtingen met zijn uitleg erachter. Onder Peppol historie zie je wanneer hij dat deed.
Vraagt je klant om een creditnota of een nieuwe factuur, maak dan een creditfactuur en verstuur daarna een nieuwe factuur. Vraagt hij om informatie, neem dan contact met hem op; via Peppol kun je niet terugschrijven.
Aanmelden bij Peppol lukt niet
Bij Instellingen, E-facturen via Peppol zegt jortt wat er nog ontbreekt voordat je je kunt aanmelden:
- Je bedrijfsgegevens zijn nog niet compleet. Vul de volgende velden in om aan te melden op het Peppol-netwerk: met een link naar het KvK-nummer of btw-nummer.
- De volgende velden bevatten een voorbeeldnummer. Vul je eigen nummer in om aan te melden op het Peppol-netwerk: je hebt 12345678 of NL123456789B01 ingevuld.
- De volgende velden hebben een ongeldige waarde. Corrigeer de velden om aan te melden op het Peppol-netwerk. Controleer bij een ongeldig KvK-nummer of ondernemingsnummer of het geen punten of spaties bevat:
Klik op de link onder de melding. Je komt in je bedrijfsgegevens, waar je het nummer aanpast.
Wil je ook e-facturen ontvangen en staat je nummer al als ontvanger bij een andere partij, dan meldt jortt: Het KvK-nummer van je organisatie is al geregistreerd als ontvanger op het Peppol-netwerk. Om je als ontvanger te registreren in Jortt, moet je eerst de registratie bij andere derde partijen opheffen. Hef die registratie op, of kies alleen voor versturen.
Mislukt de aanmelding zelf, dan staat in de Peppol-instellingen Fout bij Peppol-verbinding en zie je bij Nog te doen, onder Actie vereist: Je Peppol-toegang is mislukt. Controleer je instellingen en probeer opnieuw. Controleer dan je KvK-nummer en btw-nummer en klik opnieuw op .
Veelgestelde vragen over foutmeldingen bij Peppol
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Waar zie ik dat mijn e-factuur via Peppol niet is verstuurd?
Bij Nog te doen, onder Facturen, met de melding E-facturen die niet verzonden konden worden via het Peppol-netwerk of Controleer het Peppol-ID van de klant die niet gevonden kan worden op het Peppol-netwerk. Op de factuur zelf staat bovenaan: Er is iets misgegaan bij het versturen van de e-factuur via Peppol, met de reden eronder.
Wat betekent: De inkooporderreferentie bevat spaties?
Het veld Inkooporder bij Referentie en opmerkingen bevat een spatie, en de ontvanger accepteert dat niet. Klik op Verstuur opnieuw, dan op Referentie bijwerken, haal de spaties weg, klik op Opslaan en daarna op E-factuur versturen.
Wat doe ik als mijn klant niet gevonden kan worden op het Peppol-netwerk?
Controleer het Peppol-ID van je klant in de Peppol Directory. Klik op de factuur op Verstuur opnieuw, pas het Peppol-ID ontvanger aan en klik op E-factuur versturen. Staat je klant niet in de Peppol Directory, dan is hij niet aangesloten en verstuur je de factuur per e-mail.
Mijn klant heeft mijn e-factuur afgekeurd. Wat nu?
Bovenaan de factuur staat de reden en de toelichting van je klant, en de factuur staat bij Nog te doen. Is de factuur fout, maak dan een creditfactuur en verstuur een nieuwe factuur. Is het niet duidelijk wat er mis is, neem dan contact op met je klant.
Waarom kan ik mijn bijlage niet meesturen met een Peppol e-factuur?
Je kunt alleen pdf- en xml-bestanden meesturen, maximaal 10, en de factuur met bijlagen mag niet groter worden dan 9 MB. De bestandsnaam mag alleen letters, cijfers, koppeltekens en punten bevatten, dus geen spaties of haakjes. Pas de bestandsnaam aan of verklein het bestand en upload hem opnieuw.
Waarom lukt aanmelden bij Peppol niet?
Meestal ontbreekt je KvK-nummer of btw-nummer, staat er een voorbeeldnummer zoals 12345678, of staat je nummer al als ontvanger bij een andere partij op het Peppol-netwerk. Jortt zegt bij E-facturen via Peppol welk veld je moet aanpassen. Mislukt de aanmelding daarna, dan zie je bij Nog te doen: Je Peppol-toegang is mislukt. Controleer je instellingen en probeer opnieuw.