Klanten aanmaken en beheren

Regels nagekeken en bijgewerkt op 24 oktober 2026

Je klanten vind je bij Klanten in het hoofdmenu. Klik daar op Klanten voor het Klantenoverzicht. Klik je op een klant, dan zie je zijn gegevens en de facturen die je hem stuurde, en pas je zijn gegevens aan.

Nieuwe klant aanmaken

Je kunt in jortt op twee manieren een nieuwe klant toevoegen:

• vanuit Klanten in het hoofdmenu
• bij het maken van een nieuwe factuur of offerte.

Nieuwe klant aanmaken vanuit het Klantenoverzicht

1. Ga naar Klanten in het hoofdmenu.
2. Klik op Klanten.
3. Klik rechtsboven op Klant. Het paneel Klant | Factuurgegevens opent.
4. Vul de gegevens van je klant in.
5. Klik op Opslaan.

Nieuwe klant aanmaken vanuit een nieuwe factuur

1. Ga naar Facturen en offertes in het hoofdmenu en klik op Facturen.
2. Klik op Factuur. Het paneel Nieuwe factuur opent.
3. Klik in het blok Klant op Nieuwe klant.
4. Vul de gegevens van je klant in.
5. Klik op Opslaan. Jortt zet de klant meteen op je factuur.

Nieuwe klant aanmaken vanuit een nieuwe offerte

1. Ga naar Facturen en offertes in het hoofdmenu en klik op Offertes.
2. Klik op Offerte. Het paneel Nieuwe offerte opent.
3. Klik in het blok Klant op Nieuwe klant.
4. Vul de gegevens van je klant in.
5. Klik op Opslaan.

Gegevens van een klant

De gegevens die je invult in het paneel Klant | Factuurgegevens komen op de facturen en offertes die je deze klant stuurt. Eerst kies je of je klant een Bedrijf of een Particulier is. Zo ziet het paneel eruit voor een bedrijf, met het Peppol-ID ingevuld:

KvK-koppeling

Jortt is gekoppeld aan de Kamer van Koophandel. Is je klant een bedrijf, typ dan bij Naam klant de naam of het KvK-nummer. Vanaf de derde letter toont jortt een lijst met bedrijven uit de KvK. Kies het juiste bedrijf, dan vult jortt de naam, het adres en het KvK-nummer voor je in.

Staat je klant niet in de KvK, bijvoorbeeld een bedrijf in het buitenland, typ dan de naam en vul het adres zelf in. De naam blijft ook na het opzoeken in de KvK vrij aan te passen.

Factuuradres

In het adresblok op de factuur staan Naam klant, Ter attentie van, Straat en huisnummer, Postcode, Plaats en eventueel Land. Jortt zet de landnaam volgens de PostNL-standaard op de factuur, in het Engels en in hoofdletters (bijvoorbeeld BELGIUM). Die landnaam kun je niet zelf aanpassen.

Bij een particulier heet het naamveld Naam op factuur en zijn straat, postcode en plaats niet verplicht. Het veld Ter attentie van staat er dan niet.

Wil je nog extra informatie in het adresblok, gebruik dan het veld Extra adresinformatie.

De extra adresinformatie is ook zichtbaar in het venster van een vensterenvelop. Zet hier dus geen bsn-nummer of andere persoonlijke codes.

Per klant kun je één contactpersoon toevoegen. Heeft je klant meerdere contactpersonen? Dan maak je de klant meerdere keren aan in jortt.

E-factuur via Peppol

Een e-factuur is een factuur als gestructureerd digitaal bestand volgens de Europese norm (EN 16931). De software van je klant leest hem in zonder overtypen. Een pdf, ook die uit jortt, is geen e-factuur. Peppol is het netwerk waarover je zo’n e-factuur rechtstreeks van jouw administratie naar die van je klant stuurt.

Wil je deze klant een e-factuur via Peppol sturen, vul dan bij Peppol-ID het schema en het nummer in. De landcode ervoor volgt uit het Land van je klant; die pas je niet zelf aan. Bij een Nederlandse klant kies je KVK (het KvK-nummer), OIN (voor een overheidsorganisatie) of VAT (het btw-nummer). Het blok staat alleen bij een bedrijf. Zoek het Peppol-ID op in de Peppol Directory als je twijfelt.

Kies je OIN, dan heeft je e-factuur een referentie nodig. Zonder Inkooporder of Verkooporder bij Referentie en opmerking kun je de e-factuur niet versturen.

Je eigen administratie moet ook bij Peppol aangemeld zijn. Hoe dat gaat, lees je in e-facturen versturen met Peppol. Ben je aangemeld en heeft je klant een Peppol-ID, dan gaan ook je periodieke facturen aan deze klant vanzelf via Peppol.

Een pdf-factuur per e-mail mag in Nederland nu gewoon. Het kabinet wil e-facturen tussen bedrijven in Nederland per 1 juli 2030 verplicht maken (brief van 11 september 2026), maar dat is nog geen wet en het netwerk is nog niet gekozen. Tussen bedrijven in verschillende EU-landen ligt 1 juli 2030 wel vast (ViDA). In België zijn e-facturen tussen Belgische bedrijven sinds 1 januari 2026 verplicht. Met de kleineondernemersregeling (KOR) hoef je niet elektronisch te factureren, maar moet je e-facturen wel kunnen ontvangen.

Factuur e-mail

Met Aanhef e-mail begint de e-mail waarmee je klant zijn factuur of offerte krijgt, bijvoorbeeld “Beste Jan,”. Standaard staat er “Geachte heer, mevrouw,”. Jortt stuurt de factuur of offerte naar het adres bij E-mailadres. Andere e-mailadressen zet je bij CC e-mailadressen (komma gescheiden); typ een komma tussen de adressen. Kies Opslaan als je deze gegevens hebt ingevuld.

Factuurinstellingen

Na het opslaan opent de klant. In het blok Factuurinstellingen klik je op Wijzig voor de instellingen die alleen voor deze klant gelden:

Maken van een btw-verlegd factuur.

Een nieuwe klant krijgt de betalingstermijn uit je instellingen; heb je daar niets aangepast, dan is dat 30 dagen. Wil je de betaaltermijn voor al je nieuwe klanten aanpassen, ga dan naar Instellingen, kies Factuur en offerte aanpassen en dan Taal en overige voorkeuren.

Contactgegevens

In het blok Contactgegevens vul je Telefoonnummer, Website en bij een bedrijf het KvK-nummer in. Bij een particulier kies je ook de Aanhef (Mijnheer, Mevrouw of Familie) en vul je Voornaam, Achternaam, Voorletters en Geboortedatum in. Heb je bij je bedrijfsgegevens een BIG-registratienummer ingevuld, omdat je in de zorg werkt, dan staat hier bij een particulier ook een veld BSN. Deze velden zijn niet verplicht, maar het is voor jezelf handig om alle informatie van je klant bij elkaar te hebben.

Het veld Klantreferentie / klantnummer gebruik je voor gegevens die verwijzen naar andere systemen. Bijvoorbeeld een klantnummer in een CRM-systeem of een contractnummer.

In het veld Klantinformatie zet je wat je van je klant wilt onthouden. Denk aan afspraken die je maakt over prijs en betalingen. Documenten toevoegen aan een klant kan niet.

Klantenoverzicht

Klik je bij Klanten op Klanten, dan kom je in het Klantenoverzicht. Je klanten staan op alfabet. Per klant zie je de naam en het adres, of het een bedrijf of een particulier is, het e-mailadres, telefoonnummer, de website en het Peppol-ID als die zijn ingevuld, en rechts de klantgroepen waar de klant in zit. Een icoontje laat zien of er een notitie of chat bij de klant is.

Hoeveel omzet je bij een klant hebt en wat er nog openstaat, zie je als je de klant opent. Een overzicht van al je klanten samen vind je bij Klanten onder Klantrapporten: Onbetaalde facturen per klant en Omzet per klant.

Klant bekijken of wijzigen

Klik in het Klantenoverzicht op een klant. Er opent een paneel met bovenaan het blok Facturen:

• Verstuurd: het aantal facturen dat je deze klant stuurde.
• Te laat: hoeveel facturen niet binnen de betaaltermijn zijn betaald.
• Nog te ontvangen: het bedrag dat je klant nog moet betalen.
• Omzet: de omzet bij deze klant, exclusief btw.

Daaronder staan de blokken Factuurgegevens, Factuurinstellingen en Contactgegevens.

Met de knoppen bovenin, of via Alle opties, kun je:

• via Maak factuur voor deze klant of Maak offerte voor deze klant direct een factuur of offerte maken
• met Toon facturen, Toon offertes en Toon periodieke facturen de facturen, offertes en periodieke facturen voor deze klant oproepen
• met Toon route naar klant een routebeschrijving openen in Google Maps
• de klant archiveren, een notitie toevoegen of een chat beginnen.

Gebruik je jortt Plus met een Mollie-koppeling, dan staat hier ook Stuur incassomachtiging.

Gegevens klant wijzigen

Wil je het e-mailadres of andere gegevens van je klant aanpassen?

1. Ga naar Klanten in het hoofdmenu.
2. Klik op Klanten.
3. Klik op de klant die je wilt wijzigen.
4. Klik op het blok dat je wilt wijzigen, bijvoorbeeld Factuurgegevens.
5. Breng je wijzigingen aan in het paneel dat opent.
6. Klik op Opslaan.

Ook de naam van je klant pas je zo aan, ook als je hem via de KvK hebt opgezocht.

Klant verwijderen

Van de Belastingdienst moet je een overzicht hebben van klanten aan wie je geleverd hebt. Je klanten vormen een onderdeel van je administratie en kun je dan ook niet uit jortt verwijderen.

Je kunt klanten wel archiveren. Ze verdwijnen dan uit je Klantenoverzicht en komen niet meer naar voren bij het maken van een offerte of factuur. Wordt je klant daarna toch weer klant, dan maak je het archiveren ongedaan.

Een klant archiveren:

1. Ga naar Klanten in het hoofdmenu.
2. Klik op Klanten.
3. Klik op de klant die je wilt archiveren.
4. Klik op de knop Archiveer (het archiefdoosje).
5. Bevestig dat je de klant wilt archiveren.

Zit de klant in een klantgroep, dan krijgt hij na het archiveren geen facturen meer die je aan die groep stuurt.

Een klant dearchiveren:

1. Ga naar Klanten in het hoofdmenu.
2. Klik op Klanten.
3. Zet rechtsboven de schakelaar met het archiefdoosje aan (Toon of verberg gearchiveerde klanten).
4. Klik op de klant die je wilt dearchiveren.
5. Klik op de knop Dearchiveer.
6. Bevestig je keuze.

Heb je een klant dubbel? Samenvoegen kan niet. Maak nieuwe facturen dan alleen nog voor de klant die je wilt houden en archiveer de andere. De facturen van de gearchiveerde klant blijven gewoon bestaan.

Klanten importeren

Klanten importeren doe je met het jortt klanten template. In dit spreadsheet zijn:

• Groene velden minimaal verplicht voor iedere klant.
• Blauwe velden minimaal verplicht voor zakelijke klanten.
• Oranje velden minimaal verplicht voor particuliere klanten.

De geboortedatum moet het formaat volgen dat bovenaan de kolom wordt weergegeven: DD-MM-YYYY of YYYY-MM-DD. De weergave hiervan kan verschillen per computer. Pas ze indien nodig aan.

Wil je labels gebruiken bij het importeren van je klanten? Maak dan eerst het label aan in jortt, met precies dezelfde naam als in het template. Jortt koppelt alleen een label dat al bestaat.

1. Download het jortt klanten template.
2. Zet je klanten in het template.
3. Sla het bestand op als csv-bestand.
4. Ga naar Klanten in het hoofdmenu.
5. Klik op Klanten.
6. Klik rechtsboven op het uploadicoon (Importeren).
7. Kies je csv-bestand. Jortt leest het bestand in. Boven aan het Klantenoverzicht staat nu hoeveel klanten er te importeren zijn.
8. Klik op Importeer. Het paneel Klanten importeren opent.
9. Vink de klanten aan die je wilt importeren.
10. Klik op Importeren.

Jortt importeert de klanten op de achtergrond. Zodra dat klaar is, krijg je daar een bericht van. Kan een klant niet worden geïmporteerd, dan staat bij die klant Klant kan niet worden geïmporteerd vanwege de onderstaande fouten. met de fout per veld. Klik op de klant, pas de gegevens aan en sla hem op om hem alsnog te importeren. Klanten die je niet wilt importeren, vink je aan en verwijder je met Verwijderen.

Klanten exporteren

Het klantenbestand kun je exporteren als een csv-bestand en zo gebruiken in andere programma’s. Denk aan het printen van labels voor je kerstkaarten of het versturen van een nieuwsbrief via Mailchimp. Alleen de Beheerder van de administratie of een gekoppelde boekhouder kan het klantenbestand uit jortt exporteren.

1. Ga naar Klanten in het hoofdmenu.
2. Klik op Klanten.
3. Klik op het downloadicoon (Download CSV) onder de kop van het Klantenoverzicht. Jortt maakt het bestand klanten.csv.

Open je het csv-bestand in Excel en staat alles in één kolom, zet het dan om met de functie Tekst naar kolommen.