Periodieke factuur maken

Stuur je regelmatig een factuur met een vast bedrag naar een klant of werk je met een abonnement? Stel dan een Periodieke factuur op voor deze klanten. Je geeft eenmalig de gegevens op en stelt in op welke dag, met welke frequentie en hoeveel keer deze factuur gestuurd moet worden. Jortt verstuurt dan je facturen per e-mail zonder dat je daar zelf over hoeft na te denken. Alleen klanten met een jortt ZZP, jortt MKB of jortt Plus abonnement kunnen Periodieke facturen maken.

Wil je dezelfde factuur aan meerdere mensen tegelijk sturen? Bijvoorbeeld voor de contributie van leden, je vereniging van eigenaaren of voor een cursus of training? Met jortt kun je een periodieke factuur aan meerdere mensen tegelijk sturen. Lees meer in Facturen voor een groep. Let op: je hebt voor het sturen aan klantgroepen een jortt Plus abonnement nodig.

Laat je periodieke facturen met een automatische incasso innen. Zo heb je er geen omkijken meer naar: jortt verstuurt de factuur, het automatische incasso proces wordt opgestart, de betaling komt binnen en jortt zet de factuur automatisch op betaald. Lees Automatisch incasseren met boekhoudprogramma jortt.

Periodieke factuur aanmaken

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu
2. Klik op Periodieke facturen.
3. Klik op Periodieke factuur. Er wordt een paneel geopend voor een periodieke factuur.
4. Voeg een nieuwe of bestaande klant toe.
5. Voer zelf de factuurregels in en kies de btw.
6. Voer de eventuele referentie en opmerkingen in.

Dit werkt hetzelfde als voor het maken van een gewone factuur.

Wil je een factuur met automatische incasso innen dan is de standaard limiet € 1000. In overleg met Mollie kan dit bedrag voor jouw bedrijf worden aangepast.

herhaalrecept

Vervolgens stel je het Herhaalrecept in.

1. Geef aan wanneer je de eerste Periodieke factuur wil versturen.
2. Wijzig indien nodig je betaaltermijn.
3. Geef aan welke leverdatum er op de factuur moet komen te staan.
4. Stel in of je deze factuur per maand, kwartaal of jaar wil versturen en hoe vaak je dat wil doen. Standaard is dit ingesteld op Voor onbepaalde duur.

De leverdatum bepaalt in welke maand de omzet wordt geboekt. Standaard staat deze op dezelfde maand als de factuurdatum.

Jortt geeft je een overzicht van wat je hebt ingesteld voordat je op Opslaan klikt.

Frequentie en aantal

Bij Frequentie bepaal je wanneer jortt de factuur moet sturen. Je kiest voor per maand, per kwartaal of per jaar. Staat je frequentie er niet bij, je wil bijvoorbeeld twee keer per jaar (in januari en in juli) een factuur versturen? Maak dan twee periodieke facturen aan en geef bij de eerste aan dat deze 1 keer per jaar in januari moet worden verstuurd. Bij de tweede factuur kies je voor 1 keer per jaar in juli.

Kies je voor een frequentie van een kwartaal of een jaar dan kun je bij Leverperiode direct aangeven over welke maand(en) de omzet verdeeld moet worden.

De leverperiode voor een kwartaal staat standaard op ‘de leverperiode is een kwartaal’. De opbrengsten worden verdeeld over 3 maanden. Kies je voor ‘de leverperiode is een maand’, dan worden je opbrengsten in 1 maand verwerkt.

In ons voorbeeld wordt je omzet verdeeld over februari, maart en april. Stel dat je € 600,- ex btw factureert, dan zie je op de winst-en-verliesrekening € 200,- opbrengsten in februari, € 200,- in maart en € 200,- in april.

Bij Aantal keer herhalen geef je aan hoe vaak jortt de factuur voor je gaat versturen. Jortt stopt automatisch wanneer het aantal bereikt is. Kies je voor Onbepaalde tijd, dan blijft jortt facturen sturen tot je zelf de periodieke factuur verwijdert.

Je activeert de Periodieke factuur door op Activeer te klikken in het Periodieke factuur paneel. Activeer je je Periodieke factuur nog niet dan wordt hij opgeslagen als concept onder Periodieke facturen.

Een verstuurde Periodieke factuur zie je terug, net als alle andere facturen, in het factuuroverzicht op de pagina Facturen en offertes en bij de Boekhoudbot onder Ik heb X periodieke facturen voor je verstuurd.

Kan jortt een periodieke factuur niet versturen, dan vind je hiervan een melding bij Nog te doen.

Het herhaalrecept kun je niet meer aanpassen nadat de eerste factuur is verstuurd. Heb je een factuur voor een bepaalde tijd aangemaakt, dan stopt deze periodieke factuur vanzelf.

De Periodieke factuur ziet er hetzelfde uit als je gewone factuur. Heb je voor je gewone factuur het uiterlijk aangepast, dan zie je dat uiterlijk ook terug in je Periodieke factuur. Wijzigingen in het ontwerp breng je aan in het Ontwerp je factuur paneel.

Tijdstip van verzending

Periodieke facturen worden verstuurd op de aangegeven dag, tussen 10:00 en 12:00.

Kopie naar jezelf

Er wordt geen kopie naar jezelf gestuurd. Ook niet als je dit hebt ingesteld in de Instellingen.

Periodieke factuur stoppen of wijzigen

Door op een Periodieke factuur te klikken, kun je in deze factuur wijzigingen aanbrengen. In de eerstvolgende factuur worden de veranderingen in de factuurregelsmeegenomen. Alleen het herhaalrecept kan niet aangepast worden.

Pas je de gegevens van de klant aan bij Klanten, dan wordt dit automatisch verwerkt in de eerstvolgende periodieke factuur. Geeft een klant bijvoorbeeld toestemming voor Automatische incasso dan wordt de betaalinstructie op de eerstvolgende factuur automatisch Per automatische incasso.

Periodieke factuur verwijderen

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik op Periodieke facturen.
3. Klik op de periodieke factuur die je wil verwijderen.
4. Klik op het prullenbakje linksboven.

Het herhaalrecept kan niet aangepast worden

De datum, de periode of het aantal in een herhaalrecept kun je niet meer aanpassen nadat de eerste factuur is verstuurd. Dit komt omdat jortt niet kan bepalen wanneer de volgende factuur verstuurd moet worden.

Wil je de datum, de periode of het aantal wijzigen? Stop dan de periodieke factuur en maak een nieuwe aan met de juiste instellingen.

Wil je dat jortt een factuur op een bepaalde datum automatisch voor je verstuurt, maak dan een periodieke factuur aan en zet aantal keer herhalen op “1”. De factuur wordt dan eenmalig op de door jou aangegeven datum verstuurd.