Urenregistratie en projecten

Regels nagekeken en bijgewerkt op 24 oktober 2026

Per project houd je de uren van jou en je team bij, en de onkosten die je doorberekent. Zo zie je per project wat je erin stopt en wat het oplevert. Omdat je ook interne projecten kunt bijhouden, zie je met een eenmanszaak of VOF meteen of je aan het urencriterium van de Belastingdienst voldoet. Zie het artikel over het urencriterium voor de zelfstandigenaftrek.

Zo werkt het

Je werkt met projecten in vier stappen:

1. Maak een project aan, voor een klant of als intern project. Per klant kun je meerdere projecten maken. Lees een project aanmaken.
2. Registreer je uren en onkosten op het project: zelf in de browser, in de urenkalender of met de timer in de jortt app.
3. Vink aan wat je wilt factureren en klik op Factureer. Jortt maakt er een conceptfactuur van. Lees uren factureren.
4. Archiveer het project als het klaar is. Lees een project afronden.

Elke registratie heeft een status. Je ziet hem aan het bolletje voor de omschrijving:

Urenregistratie, projecten, de urenkalender en uren factureren zitten in elk pakket, ook in het gratis jortt Starter. Het rapport Urencriterium zit in jortt ZZP en hoger. Een winst-en-verliesrekening per project maak je met labels, en die zitten in jortt Plus.

Een project aanmaken

1. Ga naar Uren en projecten links in het hoofdmenu.
2. Klik op Project. Het paneel Project aanmaken opent.
3. Vul de Projectnaam in.
4. Vul eventueel een Omschrijving in.
5. Kies bij Klant voor welke klant het project is. Is het een intern project, vink dan Intern project aan en kies geen klant.
6. Vul eventueel de Referentie, het Standaard uurtarief en de Standaard omschrijving registratie in.
7. Klik op Opslaan.

Het project opent meteen en staat in de lijst Uren en projecten, met de naam van de klant erachter.

Projectnaam: elke projectnaam is uniek. Jortt maakt bij elk project automatisch een label met dezelfde naam. Heb je al een label of handelsnaam met die naam, dan meldt jortt Naam in gebruik door gebruikerslabel of handelsnaam; kies dan een andere naam.

Referentie: de projectreferentie komt op de factuur bij Verkooporder. Je kunt maximaal 200 tekens kwijt.

Standaard uurtarief: het uurtarief dat jortt invult bij elke nieuwe urenregistratie, en dat op de factuur komt. Het is exclusief btw; jortt rekent de btw er op de factuur bij. Je kunt het per registratie aanpassen. Bij een intern project staat dit veld er niet.

Standaard omschrijving registratie: de tekst die jortt invult bij elke nieuwe uren- en onkostenregistratie. Deze tekst komt op de factuur. Je kunt hem per registratie aanpassen.

Een intern project is voor werk dat je niet factureert, zoals je administratie of acquisitie. De uren krijgen de status Niet factureerbaar, je vult geen uurtarief in en er staat geen knop Factureer. De uren tellen wel mee voor het urencriterium.

Wil je het project later aanpassen, klik dan in het paneel Project op het potloodje (Wijzig).

Uren registreren

Heb je een project aangemaakt, dan kun je uren registreren. Dat kan op drie manieren: zelf in het project, in de urenkalender, of met de timer in de jortt app.

Zelf uren registreren

1. Ga naar Uren en projecten links in het hoofdmenu.
2. Klik op het project waar je uren voor wilt schrijven.
3. Klik in het blok Projectregistraties rechtsboven op het klokje (Urenregistratie). Het paneel Urenregistratie opent.
4. Kies de Status. Een nieuwe registratie staat op Factureerbaar.
5. Kies de Datum waarop je de uren hebt gewerkt.
6. Controleer de Omschrijving. Jortt vult de standaard omschrijving van het project in. Deze tekst komt op de factuur; je kunt maximaal 500 tekens kwijt.
7. Vul bij Tijd besteed de uren en de minuten in.
8. Controleer het Uurtarief. Jortt vult het standaard uurtarief van het project in. Rechts zie je het Totaal.
9. Klik op Opslaan.

Uren vul je in als tijd, in twee vakjes: uren en minuten. Anderhalf uur is 01 : 30, twee uur en een kwartier is 02 : 15. Typ je 90 in het minutenvak, dan maakt jortt er zelf 1 uur en 30 minuten van.

Bij Geregistreerd namens staat je eigen naam. Werk je met een team, dan kan een gebruiker met de rol Project administrateur hier een andere gebruiker kiezen. Zo telt jortt de uren voor de juiste persoon in het urencriterium-rapport.

De registratie staat nu in het blok Projectregistraties, onder de datum, met een blauw bolletje: factureerbaar. Bovenaan zie je wat er op dit project factureerbaar is, wat al gefactureerd is en het totaal, voor het jaar dat je kiest. Staat er Er zijn geen projectregistraties in deze periode, kies dan met de pijltjes naast het jaartal een ander jaar.

Factureerbare en concepturen zie je ook bij Nog te doen : Factureer de factureerbare urenregistraties en Keur de concept urenregistraties goed.

Uren registreren in de urenkalender

In de urenkalender zie je de uren en onkosten van al je projecten per week of per maand, en registreer je ze per dag. De kalender staat er alleen op een groot scherm, niet op je telefoon.

1. Ga naar Uren en projecten links in het hoofdmenu.
2. Klik bovenaan op het kalendertje (Urenkalender). De kalender opent met de huidige week.
3. Kies rechtsboven Dag, Week of Maand.
4. Klik op de dag waarop je hebt gewerkt, of op het plusje in die dag (Registratie toevoegen). Het paneel Urenregistratie opent met die datum.
5. Kies Uren of Onkosten.
6. Kies bij Project het project.
7. Vul de registratie in zoals bij zelf uren registreren.
8. Klik op Opslaan.

De registratie staat nu in de kalender, in de kleur van het project. Klik erop om hem te wijzigen; met het kruisje verwijder je hem. Wil je maar een paar projecten zien, kies ze dan bij Filter op project. Staat er precies één project in het filter, dan hoef je het project bij een nieuwe registratie niet te kiezen.

Boven de kalender staat het Overzicht: per project de Tijd per project met het bedrag, en de Onkosten per project, voor de dag, week of maand die je kiest.

Uren timen met de jortt app

In de jortt app op je telefoon zet je per project een timer aan als je begint, en zet je de gemeten tijd om in een urenregistratie als je klaar bent.

1. Open de jortt app en ga naar Uren.
2. Tik op het project waarvoor je aan het werk gaat.
3. Tik op Timer starten. De timer loopt en is blauw.
4. Tik op de pauzeknop als je even iets anders doet. De timer wordt grijs en de gepauzeerde tijd telt niet mee.
5. Tik op de afspeelknop om verder te gaan.
6. Tik op de stopknop als je klaar bent. De timer wordt groen.
7. Tik op het vinkje. Het scherm voor een nieuwe urenregistratie opent, met de tijd al ingevuld.
8. Controleer de omschrijving en het uurtarief en sla de registratie op.

De uren staan nu als gewone registratie bij het project, ook in de browser. Wil je opnieuw beginnen, tik dan na het stoppen op het ronde pijltje; met de prullenbak gooi je de gemeten tijd weg. Een timer die nog loopt staat alleen op je telefoon. Meer over de timer lees je in uren bijhouden met de timer.

Onkosten en kilometers registreren

Maak je kosten voor een project, zet ze dan op het project. Zo vergeet je ze niet op de factuur te zetten. Als je factureert, vink je ze aan en komen ze met je uren op de factuur.

1. Ga naar Uren en projecten links in het hoofdmenu.
2. Klik op het project waar je kosten aan wilt toevoegen.
3. Klik in het blok Projectregistraties rechtsboven op het boekje (Onkostenregistratie). Het paneel Onkostenregistratie opent.
4. Kies de Status en de Datum waarop je de kosten hebt gemaakt.
5. Vul de Omschrijving in of pas hem aan. Deze omschrijving komt op de factuur.
6. Vul het Aantal in.
7. Vul het Bedrag per stuk in, exclusief btw.
8. Klik op Opslaan.

De onkosten staan nu tussen je uren in Projectregistraties, met het aantal maal het bedrag.

Kilometers doorbelasten doe je ook met een onkostenregistratie. Vul bij Omschrijving de rit in, bij Aantal het aantal kilometers en bij Bedrag het tarief per kilometer dat je met je klant hebt afgesproken. Rijdt Koertt 64 kilometer tegen € 0,23 per kilometer, dan staat er 64 x € 0,23 = € 14,72 op de factuur, met btw erbij.

Onkosten die je doorberekent aan je klant worden niet automatisch als kosten in je administratie verwerkt. Heb je ze betaald met je zakelijke rekening, dan boek je de afschrijving met een kostenboeking. Zo krijg je eventueel betaalde btw terug. Daarna zet je ze met een onkostenregistratie op het project om ze op de factuur te zetten. Factureer je met btw, dan rekent jortt ook btw over je onkosten. Lees Hoe boek ik declaraties.

Een registratie kopiëren, wijzigen of verwijderen

Klik je in Projectregistraties op een registratie, dan opent het paneel Urenregistratie (of Onkostenregistratie). Bovenin staan drie knoppen: het potloodje (Wijzig), de prullenbak (Verwijder) en de kopieerknop (Kopieer). Daaronder zie je de status. Is de registratie gefactureerd, dan is de status een link naar de factuur.

Een registratie kopiëren

Werk je vaker hetzelfde aantal uren aan dezelfde taak, kopieer dan een registratie.

1. Ga naar Uren en projecten links in het hoofdmenu.
2. Klik op het project.
3. Klik op de registratie die je wilt kopiëren. Het paneel Urenregistratie opent.
4. Klik op de kopieerknop (Kopieer). Er opent een nieuwe urenregistratie met dezelfde omschrijving, tijd en uurtarief, de datum van vandaag en de status Factureerbaar.
5. Pas eventueel de Status, de Datum, de Tijd besteed of het Uurtarief aan.
6. Klik op Opslaan.

Een registratie wijzigen

1. Ga naar Uren en projecten links in het hoofdmenu.
2. Klik op het project.
3. Klik op de registratie die je wilt wijzigen. Het paneel Urenregistratie opent.
4. Klik op het potloodje (Wijzig). Het paneel Urenregistratie wijzigen opent.
5. Pas de Status, de Datum, de Omschrijving, de Tijd besteed of het Uurtarief aan.
6. Klik op Opslaan.

Een gefactureerde registratie kun je niet terugzetten naar Concept. Wijzig je het uurtarief van uren die al op een factuur staan, dan verandert de factuur niet mee.

Registraties verwijderen

1. Ga naar Uren en projecten links in het hoofdmenu.
2. Klik op het project.
3. Vink de registraties aan die je wilt verwijderen. Met het vakje bij een dag vink je de factureerbare registraties van die dag in één keer aan.
4. Klik in het blok Projectregistraties op Verwijder. Het paneel Projectregistraties verwijderen opent.
5. Klik op Verwijderen.

Eén registratie verwijder je ook vanuit het paneel Urenregistratie, met de prullenbak (Verwijder).

Een verwijderde registratie haal je niet terug, en hij telt niet meer mee voor het urencriterium. Je kunt ook uren verwijderen die je al hebt gefactureerd. De factuur blijft dan bestaan, met die uren erop. Moeten de uren van de factuur af, maak dan een creditfactuur voor deze uren.

Uren factureren

1. Ga naar Uren en projecten links in het hoofdmenu.
2. Klik op het project waar je een factuur voor wilt maken.
3. Vink de dagen of de registraties aan die je wilt factureren. Met het vakje bij een dag vink je alle factureerbare registraties van die dag aan.
4. Klik in het blok Projectregistraties op Factureer. De conceptfactuur opent in een nieuw paneel.
5. Controleer de factuur en pas hem aan als dat nodig is, zoals de factuurdatum bij Factuur- en leverdatum of de regels bij Factuurregels.
6. Klik op Naar versturen om de factuur te versturen.

Concepturen kun je nog niet factureren. Zet ze eerst op Factureerbaar. Heb je een registratie aangevinkt die niet factureerbaar is, dan blijft de knop Factureer grijs.

Zodra jortt de factuur maakt, staan de registraties op Gefactureerd, met een groen bolletje. Dat geldt ook als de factuur nog een concept is. Verwijder je de conceptfactuur, dan zet jortt de registraties terug op Factureerbaar.

Wat er op de factuur komt

• Een regel per registratie, op datum gesorteerd, met de datum voor de omschrijving: 23-10-2026 Ontwerp en bouw website. Wil je meerdere registraties samenvatten tot één regel, pas dan de factuurregels aan voordat je de factuur verstuurt.
• De tijd als aantal in decimalen. 90 minuten is aantal 1,5, twee uur en een kwartier is 2,25.
• Het uurtarief exclusief btw, met het hoge btw-tarief erbij. Is de btw bij deze klant verlegd of zit de klant buiten de EU, of rekent je bedrijf geen btw, dan rekent jortt geen btw. Valt een regel onder een ander tarief, pas het dan aan in de factuurregels.
• De categorie die bij de klant staat als Standaard categorie, en anders Omzet uit facturen.
• De referentie van het project bij Verkooporder, en de labels van het project.
• De leverdatum is de maand van de laatste registratie op de factuur.

De omschrijving van het project zelf komt niet op de factuur, ook niet als opmerking.

Een rekenvoorbeeld: Koertt factureert 3 uur aan De Boer BV tegen € 85,00. Op de factuur staat aantal 3 x € 85,00 = € 255,00, btw 21% € 53,55, totaal € 308,55.

Je verstuurt de factuur zoals elke andere factuur: als pdf per e-mail, of als e-factuur via Peppol als je klant daarop zit. Een e-factuur is geen pdf, maar een gestructureerd digitaal bestand volgens de Europese norm (EN 16931), dat de software van je klant zonder overtypen inleest. Peppol is het netwerk waarover je zo’n e-factuur rechtstreeks van jouw administratie naar die van je klant stuurt. Een pdf-factuur per e-mail mag in Nederland nu gewoon. Het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven per 1 juli 2030 verplicht maken, maar dat is nog geen wet. Lees een factuur versturen en e-facturen versturen met Peppol.

Een hele maand factureren

Factureer je per maand, gebruik dan Factureer hele maand.

1. Ga naar Uren en projecten links in het hoofdmenu.
2. Klik op het project.
3. Vink een factureerbare registratie aan uit de maand die je wilt factureren.
4. Klik op Factureer hele maand.

Jortt zet alle factureerbare registraties van die maand op de factuur, ook die je niet hebt aangevinkt. Heb je registraties uit twee maanden aangevinkt, dan blijft de knop grijs.

Dagtarief of vaste maandfee

Werk je met een dagtarief, dan registreer je je uren gewoon in tijd: bij Tijd besteed de uren en minuten, en bij Uurtarief je dagtarief omgerekend naar een uurtarief. Wil je het dagtarief zelf op de factuur, vul dan in de factuurregels bij Aantal het aantal dagen in en bij het bedrag je dagtarief. Zo blijft je urenregistratie kloppen voor het urencriterium en factureer je toch per dag.

Factureer je een vaste maandfee plus uren, dan gebruik je twee facturen. Het vaste bedrag verstuur je als periodieke factuur: je vult de gegevens één keer in en stelt in wanneer, hoe vaak en hoeveel keer jortt hem verstuurt. Periodieke facturen zitten in jortt ZZP en hoger. De uren en onkosten daarbovenop factureer je apart vanuit het project, zoals hierboven. Wil je liever alles op één factuur, pas dan de factuurregels van je periodieke factuur aan; die wijziging gaat mee in de eerstvolgende factuur.

Inzicht per project

Je ziet op drie plekken hoe een project ervoor staat:

• In de lijst Uren en projecten staat per project de Tijd besteed, wat er Nog te factureren is en het Totaal.
• In het project staat bovenaan Factureerbaar, Gefactureerd en Totaal, voor het jaar dat je kiest.
• In de urenkalender staat in het Overzicht de tijd en de onkosten per project, per dag, week of maand.

Wil je ook de kosten die je boekt per project zien, gebruik dan het label van het project. Jortt maakt bij elk project een label, en facturen die je vanuit het project maakt krijgen dat label. Geef je een boeking hetzelfde label, dan maak je per project een winst-en-verliesrekening. Labels zitten in jortt Plus; lees labels in jortt.

Een export of uitdraai van je geregistreerde uren maak je in jortt niet.

Urencriterium rapport

Heb je een eenmanszaak of VOF, dan maakt jortt een urencriterium-rapport voor je. Alle uren die je op projecten registreert, intern en voor klanten, factureerbaar of niet, telt jortt in het rapport. Concepturen en onkosten tellen niet mee. Zo zie je in één oogopslag of je aan de 1.225 uur van het urencriterium voldoet. Het rapport zit in jortt ZZP en hoger.

1. Ga naar Rapporten links in het hoofdmenu.
2. Klik op het rapport Urencriterium.

Wil je per persoon, werknemer, maat of vennoot bijhouden hoeveel uren je hebt geregistreerd, dan maak je voor elke persoon een gebruiker aan. De gebruiker registreert de uren met zijn eigen inlog, en jortt zet de uren op naam van degene die inlogt. In het rapport kies je bij Gegevens tonen voor van wie je de uren ziet.

Een project afronden

Een project archiveren

Heb je een project afgerond, dan archiveer je het:

1. Ga naar Uren en projecten links in het hoofdmenu.
2. Klik op het project dat je wilt archiveren.
3. Klik bovenaan het paneel Project op de archiefdoos (Archiveer). Het paneel Archiveer project opent.
4. Klik op Archiveer.

Het project staat niet meer in de lijst, en je kunt het projectlabel niet meer kiezen bij nieuwe boekingen en facturen. Bestaande boekingen en facturen houden het label, en alle uren- en kostenregistraties blijven bewaard.

Een project dearchiveren

Een gearchiveerd project maak je zo weer actief:

1. Ga naar Uren en projecten links in het hoofdmenu.
2. Klik bovenaan de lijst op de archiefdoos. Jortt laat nu alle projecten zien, ook de gearchiveerde.
3. Klik op het project dat je wilt dearchiveren.
4. Klik bovenaan het paneel Project op de archiefdoos (Dearchiveer).
5. Klik op Dearchiveer.

Het project staat weer in je projectenlijst.

Een project verwijderen

Is een project afgerond? Kies dan voor archiveren. Verwijderen doe je alleen als je per vergissing een project hebt aangemaakt.

1. Ga naar Uren en projecten links in het hoofdmenu.
2. Klik op het project dat je wilt verwijderen.
3. Klik bovenaan het paneel Project op de prullenbak (Verwijder). Het paneel Verwijder project opent.
4. Typ ik weet het zeker in het invulveld.
5. Klik op Verwijder.

Verwijder je een project, dan verdwijnen ook de uren- en kostenregistraties van dit project, en tellen de uren niet meer mee voor het urencriterium. Het projectlabel gaat van je boekingen en facturen af. Facturen die je al vanuit het project hebt gemaakt, blijven wel bestaan. Een verwijderd project haal je niet terug.

Uren uit een andere urentool

Uren importeren kan in jortt zelf niet. Werk je met een uitgebreidere urentool, dan kun je die via een koppeling aan jortt koppelen, zodat je uren als factuur in jortt komen.