Wat is een UBL-factuur?

Een UBL-factuur is een factuur in een gestandaardiseerd, machinaal leesbaar bestandsformaat. UBL staat voor Universal Business Language. In plaats van een pdf die een mens moet lezen en overtypen, zit elk gegeven van de factuur in een vast veld: het factuurnummer, de factuurdatum, de omschrijving, het bedrag en de btw per tarief. De boekhoudsoftware van je klant weet daardoor precies wat elk getal betekent en kan de factuur automatisch inboeken.

Je ziet zo’n bestand als ondernemer eigenlijk nooit. Je maakt gewoon een factuur zoals je gewend bent; je boekhoudprogramma doet de vertaling.

UBL, XML en Peppol: wat is wat?

Deze drie termen worden vaak door elkaar gebruikt, terwijl ze over verschillende dingen gaan. Van techniek naar aflevering:

• XML is de techniek om gegevens gestructureerd op te schrijven, met een label om elk gegeven heen. Vergelijk het met een schrijfwijze: het zegt nog niets over de inhoud.
• UBL is de afspraak binnen XML over welke velden een zakelijk document bevat en hoe die heten. UBL beschrijft niet alleen facturen, maar ook offertes, orders en pakbonnen.
• Peppol BIS Billing is de factuurvariant die binnen het Peppol-netwerk wordt gebruikt. Die is gebaseerd op UBL en voldoet aan de Europese norm EN 16931.
• Peppol is het netwerk zelf: de infrastructuur die de factuur van jouw administratie naar die van je klant brengt.

Kort gezegd: UBL bepaalt hoe de factuur is opgesteld, Peppol zorgt dat hij aankomt. Een brief en de post, dus.

Wat maakt een UBL-factuur anders dan een pdf?

Een pdf is gemaakt om door mensen gelezen te worden. Ook als je hem per e-mail verstuurt, moet er aan de andere kant iemand de bedragen overnemen of moet software proberen te raden wat er staat. Dat gaat vaak goed en soms mis.

Bij een UBL-factuur is er niets te raden. Het bedrag exclusief btw staat in het veld voor het bedrag exclusief btw, en het btw-tarief staat in het veld voor het btw-tarief. Dat levert drie dingen op:

• Geen overtypwerk. Niet bij jou en niet bij je klant.
• Minder fouten. Een verkeerd overgenomen cijfer of een gemiste btw-regel kan simpelweg niet ontstaan.
• Sneller betaald. De factuur staat direct correct in de administratie van je klant, dus de betaling hoeft niet te wachten op handmatige verwerking.

Een los bestand of via het netwerk?

Hier zit een verschil dat lang niet elke aanbieder benoemt. Je kunt een UBL-bestand op twee manieren bij je klant krijgen:

1. Als los bestand, bijvoorbeeld als bijlage bij een e-mail of via een uploadscherm. Het formaat klopt dan wel, maar jij weet niet of het bestand aankomt, of je klant het kan inlezen en of het is verwerkt.
2. Via een netwerk zoals Peppol, waarbij het adres van de ontvanger, de aflevering en de bevestiging onderdeel van de afspraak zijn.

Die tweede manier is waar e-facturatie in Europa naartoe gaat, en daarom verstuurt jortt facturen niet meer als los ubl- of xml-bestand. Meer daarover lees je bij waarom jortt je factuur niet meer als xml of ubl verstuurt.

E-factureren is in Nederland nog niet algemeen verplicht voor alle ondernemers. Richting de overheid is het in bepaalde gevallen al wel verplicht, en de Europese plannen rond digitale btw-rapportage maken e-facturatie de komende jaren steeds belangrijker.

UBL-facturen in jortt

In jortt hoef je je met het formaat niet bezig te houden. Je maakt je factuur zoals altijd en kiest ervoor die als e-factuur te versturen. jortt zet de factuur om naar het juiste Peppol-formaat en levert hem af bij je klant, op basis van diens Peppol-id.

Ook de andere kant werkt: e-facturen die je van leveranciers ontvangt, komen rechtstreeks in jortt binnen, zodat je ze niet hoeft over te typen. Beide kanten zitten in jortt Starter, het gratis pakket, dus je hebt er geen betaald abonnement voor nodig.

Zo zet je het aan:

• E-facturen versturen met Peppol
• E-facturen ontvangen met Peppol

Wil je weten welke gegevens er verder verplicht op een factuur horen, kijk dan bij de factuurtermen.