Jortt koppelen met Zapier
Wat jortt en Zapier zijn
Jortt is een online boekhoudprogramma voor ondernemers. Je maakt er facturen en offertes mee, je bank wordt automatisch ingelezen en de Boekhoudbot boekt je bij- en afschrijvingen.
Zapier is een dienst die apps aan elkaar knoopt zonder dat je hoeft te programmeren. Je maakt een Zap: als er in de ene app iets gebeurt (de trigger), doet een andere app iets (de actie). Bijvoorbeeld: er komt een bestelling binnen in je webshop, en jortt maakt de factuur.
Jortt heeft een eigen, officiële app op Zapier, gebouwd door jortt. Daarmee koppel je jortt aan duizenden andere apps, zoals je webshop, je CRM, je urenregistratie of je mail. Alle mogelijkheden staan op de jortt-pagina van Zapier.
Wat het kost
Jortt rekent niets voor de Zapier-koppeling. Wel heb je jortt MKB (€ 29,95 per maand) of jortt Plus (€ 39,95 per maand) nodig, want Zapier praat met jortt via de jortt API. In jortt Starter en jortt ZZP krijg je bij het koppelen een melding dat je een MKB- of Plus-abonnement nodig hebt. In je proefperiode werkt alles al, zodat je het kunt uitproberen. Zo wijzig je je abonnement.
Daarnaast heb je een account bij Zapier nodig. Zapier heeft een gratis abonnement met 100 taken per maand en Zaps van twee stappen: één trigger en één actie. Zapier kijkt dan elke 15 minuten of er iets nieuws is. Een Zap met meer stappen, bijvoorbeeld eerst een klant zoeken en dan een factuur maken, kan pas met een betaald abonnement; dat kijkt elke 2 minuten. De jortt-app is geen premium-app, dus je hebt geen duurder abonnement nodig om hem te gebruiken. De actuele prijzen staan op zapier.com/pricing.
Zo begin je
Een API key, client ID of wachtwoord plakken hoeft niet. Je logt in bij jortt en geeft daar toestemming.
- Maak een gratis account bij Zapier, of log in.
- Maak een Zap en kies bij de stap de app jortt.
- Kies een trigger of actie, bijvoorbeeld New Invoice of Create Invoice, en klik bij Account op Sign in.
- Log in met je jortt-account en klik op Toestaan. Heb je meer administraties, kies dan de juiste.
- Vul de velden in, test de stap en zet de Zap aan.
Wat het kan
Zapier toont de onderdelen in het Engels, dus hieronder staan de namen zoals je ze in Zapier ziet.
Triggers: een Zap start als
| In Zapier | Wanneer |
|---|---|
| New Invoice | er komt een factuur bij, eventueel alleen met een bepaalde status (concept, verstuurd, openstaand, te laat of betaald) |
| Invoice Paid | een factuur is betaald |
| Invoice Overdue | een factuur is te laat |
| New Customer | er komt een klant bij |
| New Estimate | er komt een offerte bij |
| Estimate Accepted | een klant accepteert of tekent een offerte |
| New Project | er komt een project bij |
| New Time Entry | er worden uren of kosten op een project geregistreerd |
Acties: jortt doet
| Onderwerp | In Zapier | Wat jortt doet |
|---|---|---|
| Klanten | Create Customer, Update Customer, Archive Customer | een klant aanmaken, bijwerken of archiveren |
| Klanten | Send Direct Debit Request | een incassomachtiging aanvragen bij je klant, via Mollie |
| Facturen | Create Invoice | een factuur maken, als concept of meteen versturen per e-mail of Peppol |
| Facturen | Update Draft Invoice, Delete Draft Invoice | een conceptfactuur bijwerken of verwijderen |
| Facturen | Send Invoice, Copy Invoice, Create Credit Invoice | een factuur versturen, kopiëren of crediteren |
| Facturen | Set Invoice Labels, Create Label | labels op een factuur zetten, of een label aanmaken |
| Betalingen | Register Invoice Payment | een ontvangen betaling op een factuur boeken, bijvoorbeeld uit Mollie, Stripe, PayPal of de kas |
| Offertes | Create Estimate, Update Draft Estimate, Send Estimate, Copy Estimate, Delete Estimate | een offerte maken, bijwerken, versturen, kopiëren of verwijderen |
| Offertes | Accept Estimate, Reject Estimate, Convert Estimate to Invoice | een offerte accepteren of afwijzen, of omzetten naar een factuur |
| Projecten | Create Project, Update Project | een project maken of bijwerken |
| Uren en kosten | Create Time Entry, Update Time Entry, Delete Time Entry, Create Project Cost | uren registreren, bijwerken of verwijderen, en projectkosten registreren |
| Uren en kosten | Invoice Project Hours | de uren van een project factureren, standaard over de vorige maand |
| Loon | Create Payroll Journal Entry | een loonjournaalpost boeken met de bedragen uit je salarispakket |
| Bonnen | Upload Receipt | een foto van een bon (JPG of PNG) naar je Inbox in jortt sturen |
Zoeken: jortt geeft terug
| In Zapier | Wat je terugkrijgt |
|---|---|
| Find Customer, Find Invoice, Find Estimate, Find Project | een klant, factuur, offerte of project |
| Get Invoice PDF | de pdf van een verstuurde factuur, als bijlage voor een volgende stap |
| Get Next Invoice Number | het volgende factuurnummer |
| Get Customer Financials | het financiële overzicht van een klant: omzet, openstaand en te laat |
| Get Customer VAT Percentages | de btw-percentages van een klant |
| Get Organization | de gegevens van je administratie |
| Get Project Hours Summary | een urenoverzicht per project |
| Find or Create Customer, Find or Create Project | zoeken, en aanmaken als hij nog niet bestaat |
Voorbeelden van Zaps
Een paar voorbeelden. Zaps met meer dan twee stappen hebben een betaald Zapier-abonnement nodig.
- Webshop. Een nieuwe bestelling in Shopify of WooCommerce. Zoek of maak de klant aan met Find or Create Customer en maak een factuur met Create Invoice. Boek de betaling met Register Invoice Payment, dan staat de factuur meteen op betaald.
- Urenregistratie. Uren uit Toggl, Clockify, Harvest of Google Agenda worden met Create Time Entry een urenregel in jortt. Op de 1e van de maand factureer je ze met Invoice Project Hours.
- CRM. Een deal is gewonnen in HubSpot of Pipedrive. Zoek of maak de klant aan en maak een offerte met Create Estimate. Accepteert de klant, dan zet Convert Estimate to Invoice hem om naar een factuur.
- Betaald. Een factuur is betaald (Invoice Paid). Stuur een bericht in Slack of Teams en werk de deal in je CRM bij.
- Te laat. Een factuur is te laat (Invoice Overdue). Maak een taak aan in Asana of Trello om je klant te bellen.
- Betaalprovider. Een betaling in Stripe of PayPal. Zoek de factuur met Find Invoice en boek de betaling met Register Invoice Payment.
- Bonnen. Een bijlage in Gmail of Outlook gaat met Upload Receipt naar je Inbox in jortt.
- Formulier. Een inzending in Typeform of Jotform wordt met Create Customer een nieuwe klant.
Wat het niet kan
Geen verloning: de jortt API kent geen medewerkers of gewerkte uren voor het loon. Uren uit bijvoorbeeld een planningstool komen alleen binnen als projecturen, om te factureren. De loonjournaalpost boek je met de bedragen uit je salarispakket. Bonnen stuur je als afbeelding, JPG of PNG; een pdf is niet getest. En alleen een conceptfactuur of conceptofferte kun je bijwerken of verwijderen. Een verstuurde factuur crediteer je.
De koppeling intrekken
Wil je niet meer dat Zapier bij je administratie kan, dan trek je de toegang in jortt in:
- Klik linksonder in het hoofdmenu op Instellingen.
- Kies onder Koppelingen voor Jortt API-koppeling.
- Kies API-koppeling met softwareleveranciers.
- Klik op Zapier en klik op Toegang intrekken.
Je Zaps met jortt werken daarna niet meer. Wil je ze weer gebruiken, dan log je in Zapier opnieuw in bij jortt.
Meer lezen
Kant-en-klare koppelingen met jortt
De jortt MCP-koppeling voor AI-assistenten