Offerte omzetten in een factuur
Heeft je klant ja gezegd op je offerte, dan hoef je de factuur niet opnieuw in te tikken. Met Maak factuur zet jortt de offerte om in een conceptfactuur met dezelfde klant en offerteregels. Die controleer je en verstuur je, en de offerte krijgt de status Gefactureerd.
Wanneer kun je een offerte omzetten?
Je kunt van elke offerte die je hebt verstuurd een factuur maken, per e-mail of met Zelf versturen / afdrukken. Het maakt niet uit of de offerte In behandeling, Geaccepteerd, Ondertekend, Afgewezen of Verlopen is.
Het kan niet bij:
- een concept dat je nog nooit hebt verstuurd: verstuur het eerst, desnoods met Zelf versturen / afdrukken;
- een offerte die al Gefactureerd is: van één offerte maak je één factuur.
Zo maak je een factuur van een offerte
- Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
- Klik op Offertes.
- Klik op de offerte waar je een factuur van wil maken.
- Klik op Alle opties.
- Klik op . Jortt meldt Factuur aangemaakt en rechts opent Nieuwe factuur met dezelfde klant en offerteregels.
- Controleer de factuur. Kijk vooral naar de factuurregels, de Factuurdatum en de Betaalmethode.
- Klik op en verstuur de factuur.
De conceptfactuur voor de offerte uit het voorbeeld, voor Advieswerk van 10 uur à € 95,00:
Hoe je een factuur verstuurt, lees je bij factuur versturen.
Wat gaat er mee naar de factuur?
| Op de offerte | Op de factuur |
|---|---|
| Klant | Dezelfde klant |
| Offerteregels: omschrijving, aantal, bedrag en btw | Dezelfde regels, als factuurregels |
| Kortingen | Dezelfde kortingen |
| Bedragen exclusief of inclusief btw | Dezelfde keuze |
| Referentie | Dezelfde referentie |
| Handelsnaam | Dezelfde handelsnaam |
| Opmerkingen boven en onder de offerteregels | Gaan niet mee. Zet ze er zo nodig opnieuw op bij Referentie en opmerking. |
| Bijlagen van de offerte-e-mail | Gaan niet mee. Voeg ze toe bij het versturen van de factuur. |
| Verstuurd en Vervaldatum | Gaan niet mee. De factuur krijgt een eigen Factuurdatum, Vervaldatum en Leverdatum, zoals elke nieuwe factuur. |
Jortt controleert bij het omzetten of de btw-percentages nog kloppen voor deze klant. Is dat niet zo, bijvoorbeeld omdat je klant intussen in een ander land is gevestigd, dan meldt jortt Het btw-percentage … is niet meer geldig voor deze klant. Je moet een nieuwe offerte aanmaken. Maak dan een kopie van de offerte, pas de btw aan en verstuur die.
Wat er met de offerte gebeurt
Na Maak factuur staat bij de offerte:
- bij Status: Gefactureerd, met het icoon van een bonnetje;
- bij Historie: Gefactureerd met factuur Concept. Verstuur je de factuur, dan staat daar het factuurnummer. Klik erop om de factuur te openen;
- in het overzicht: Gefactureerd met Concept of Gefactureerd met 202610-002.
Een acceptatie of ondertekening blijft gewoon staan. Maak factuur, Wijzig en Naar versturen verdwijnen uit Alle opties: een gefactureerde offerte pas je niet meer aan. Wil je hem later hergebruiken, kies dan Maak kopie.
In delen factureren
Van één offerte maak je één factuur, met het hele bedrag. Meerdere deelfacturen maken vanuit de offerte kan niet.
Wil je toch in delen factureren, bijvoorbeeld 50% bij de start en 50% bij oplevering:
- Kies Maak factuur bij de offerte.
- Pas op de conceptfactuur het bedrag aan naar het eerste deel, bijvoorbeeld € 475,00 exclusief btw in plaats van € 950,00, en zet in de omschrijving Eerste termijn, 50% van offerte 2026001.1.
- Verstuur de factuur.
- Maak bij oplevering zelf een nieuwe factuur voor de rest, of kopieer de eerste factuur en pas hem aan.
Hoeft je klant eerst maar een deel te betalen en wil je één factuur sturen? Zet dat dan in de opmerkingen op de factuur, bijvoorbeeld: ‘Betaal 50% van het totaalbedrag vóór de start en de rest bij oplevering’. Hoe je een aanbetaling boekt, lees je bij factuur voor een aanbetaling.
De factuur toch niet maken
Heb je per ongeluk op Maak factuur geklikt, of wil je de offerte eerst nog wijzigen? Verwijder dan de conceptfactuur. De offerte staat daarna weer op Verstuurd en een acceptatie of ondertekening blijft staan. Je kunt later opnieuw Maak factuur kiezen.
Veelgestelde vragen over een offerte omzetten in een factuur
Heb je een vraag? Wij hebben de antwoorden!
Hoe maak ik een factuur van een offerte in jortt?
Ga naar Facturen en offertes, klik op Offertes en open de offerte. Klik op Alle opties en kies Maak factuur. Jortt maakt een conceptfactuur met dezelfde klant, offerteregels, kortingen en referentie, en opent die rechts. Controleer de factuur en klik op Naar versturen. De offerte krijgt de status Gefactureerd.
Moet mijn klant de offerte eerst accepteren voordat ik een factuur maak?
Nee. Je kunt van elke verstuurde offerte een factuur maken, ook als hij nog in behandeling, verlopen of afgewezen is. Wil je in je overzicht zien dat je klant akkoord gaf, markeer de offerte dan eerst als geaccepteerd. Van een concept dat je nog nooit hebt verstuurd, kun je geen factuur maken.
Welke gegevens neemt jortt over van de offerte naar de factuur?
De klant, de offerteregels met omschrijving, aantal, bedrag en btw, de kortingen, de referentie en de handelsnaam. De opmerkingen boven en onder de offerteregels en de bijlagen gaan niet mee. De factuur krijgt een eigen factuurdatum, vervaldatum en leverdatum.
Kan ik van één offerte meerdere deelfacturen maken?
Nee. Met Maak factuur maak je één factuur per offerte, met het hele bedrag. Wil je in delen factureren, pas dan op die factuur het bedrag aan naar het eerste deel en maak later zelf een nieuwe factuur voor de rest.
Wat gebeurt er met de offerte als ik de conceptfactuur verwijder?
Verwijder je de conceptfactuur die je met Maak factuur maakte, dan staat de offerte weer op Verstuurd. Een acceptatie of ondertekening blijft staan. Je kunt daarna opnieuw Maak factuur kiezen. Een factuur die je al hebt verstuurd, kun je niet verwijderen; de offerte blijft dan Gefactureerd.