Offerte versturen

Is je offerte klaar, klik dan onderaan het paneel Nieuwe offerte op Naar versturen. Het paneel Definitief maken en versturen opent met de vraag Hoe wil je de offerte versturen? Je kiest uit twee manieren:

Bij het versturen krijgt de offerte zijn offertenummer, bijvoorbeeld 2026001.1. Wat het nummer en de versie betekenen, lees je bij offertenummer en versienummer.

Offerte versturen per e-mail

Per e-mail staat de offerte meteen in de mailbox van je klant. Alleen dan kan je klant de offerte digitaal ondertekenen. Jortt vult de velden al voor je in. Dit kan ook onderweg: lees hoe je een offerte verstuurt vanaf je telefoon.

E-mailadres ontvanger en cc-adressen

Jortt vult bij E-mailadres ontvanger en CC e-mailadressen (komma gescheiden) de adressen in die je bij de klant hebt opgegeven, bij Factuurgegevens. Een extra adres voor alleen deze offerte typ je bij de cc-adressen, met een komma ertussen.

E-mailadres afzender

Bij E-mailadres afzender staat het adres uit je Bedrijfsgegevens onder Instellingen, het veld Afzender e-mailadres waarmee de facturen worden verstuurd. Werk je met een handelsnaam, dan is het het adres van die handelsnaam. Hier pas je het niet aan.

Je klant ziet je bedrijfsnaam als afzender. Het e-mailadres erachter is een adres van jortt, dat eindigt op @mail.jortt.nl. Antwoordt je klant op de e-mail, dan komt zijn antwoord bij jouw e-mailadres binnen.

Je kunt pas offertes versturen als je je account hebt bevestigd. Toen je je account aanmaakte, kreeg je van jortt een e-mail met een link. Klik op die link. Geen e-mail gehad? Bij Nog te doen, en onderaan het paneel Nieuwe offerte, staat de link Verstuur de bevestigingse-mail opnieuw.

Met jortt ZZP, MKB en Plus kun je je offertes ook via je eigen mailserver versturen. Daarvoor heb je kennis van DNS-instellingen nodig; laat je systeembeheerder of websitebeheerder dit voor je regelen.

Onderwerp en tekst

Het Onderwerp is standaard het offertenummer, bijvoorbeeld Offerte 2026001.1. De Tekst komt uit je e-mailsjabloon, in de taal van de offerte. Standaard staat erin dat je klant met de knoppen in de e-mail kan aangeven of hij akkoord gaat, en tot wanneer de offerte geldig is. De aanhef komt uit het veld Aanhef e-mail bij je klant; staat daar niets, dan schrijft jortt Geachte heer, mevrouw,.

Wil je de tekst voor al je offertes aanpassen, ga dan naar Instellingen en kies bij Factuur en offerte aanpassen voor Offerte e-mail. Hoe zo’n sjabloon werkt, met variabelen, lees je bij persoonlijke e-mail. Wil je de tekst alleen voor deze offerte aanpassen, typ dan bij Onderwerp of Tekst.

Bijlagen toevoegen

Je kunt bijlagen met de offerte meesturen: standaard bijlagen die met elke offerte meegaan, zoals je algemene voorwaarden, en bijlagen voor alleen deze offerte, zoals een uitgebreide beschrijving van het werk.

Je kunt een pdf, een afbeelding (jpg, png, gif, bmp of tiff) of een Word- of Excel-bestand meesturen, tot 10 MB. Stuur tekst het liefst als pdf: dan verandert de opmaak niet bij het openen en kan je klant de tekst niet aanpassen.

Standaard bijlagen voor alle offertes

1. Klik op Instellingen linksonder in het hoofdmenu.
2. Kies bij Factuur en offerte aanpassen voor Offerte e-mail. Het paneel Offerte e-mail aanpassen opent.
3. Klik onderaan bij Standaardbijlage op Upload bijlage(n). Er opent een venster waarin je de bestanden op je computer kiest.
4. Kies het bestand en klik op openen. De bijlage verschijnt boven de knop.
5. Klik op Opslaan.

Door op de bijlage te klikken bekijk je hem. Met het kruisje erachter haal je een bijlage weer weg; klik daarna op Opslaan.

Bijlagen voor alleen deze offerte

In het paneel Definitief maken en versturen staan je standaard bijlagen al aangevinkt. Vink er een uit als hij niet mee moet met deze offerte. Een extra bijlage voeg je zo toe:

1. Klik bij Voeg extra bijlage(n) toe op Upload bijlage(n). Er opent een venster waarin je de bestanden op je computer kiest.
2. Kies het bestand en klik op openen. De bijlage verschijnt aangevinkt boven de knop.

Kopie en historie

Staat Stuur kopie naar mezelf aangevinkt, dan krijg je dezelfde e-mail op je afzenderadres, van kopie-offerte@jortt.nl. Dat vinkje staat standaard aan; je kunt het per offerte uitvinken.

Wil je nooit een kopie? Ga naar Instellingen en kies bij Factuur en offerte aanpassen voor Taal en overige voorkeuren. Vink Stuur kopie van elke factuur en offerte e-mail naar mezelf uit en klik op Opslaan. Dat geldt ook voor je facturen.

Klik je bij Offertes op een verstuurde offerte, dan opent het paneel Offerte. Onder Historie staat hoe, wanneer en naar welk e-mailadres je de offerte hebt verstuurd, bijvoorbeeld Offerte verstuurd naar info@deboer.example op 25 okt 2026. Daar zie je later ook of je klant hem heeft ondertekend of afgewezen.

Zoek je een offerte terug? Klik bij Offertes op het vergrootglas en typ het offertenummer zonder het cijfer achter de punt, de naam van de klant of het bedrag. Kies bovenaan het juiste jaar.

Definitief maken en versturen per e-mail

Is je offerte goed en heb je alles toegevoegd? Klik op Versturen per e-mail. Jortt meldt De offerte is verstuurd en opent het paneel Offerte 2026001.1. In de lijst Offertes staat de offerte nu als Verstuurd, met het aantal dagen dat hij nog geldig is. Bij Geaccepteerd door klant staat In behandeling tot je klant reageert.

Heb je een fout gemaakt? Je kunt de offerte daarna nog wijzigen en opnieuw versturen. Je klant krijgt dan een nieuwe versie.

Dit ontvangt je klant

Je klant krijgt een e-mail met het onderwerp dat je invulde, bijvoorbeeld Offerte 2026001.1, en je bedrijfsnaam als afzender. In de e-mail staan:

1. bovenaan je bedrijfsnaam en het offertenummer;
2. je tekst uit het veld Tekst;
3. een kader met de Offertedatum, Geldig tot en het Bedrag inclusief btw;
4. de knoppen Accepteren en Afwijzen. Beide openen de pagina waar je klant de offerte bekijkt en ondertekent of afwijst.

De offerte zit erbij als pdf, samen met je bijlagen. De pdf heet naar het offertenummer zonder versie, bijvoorbeeld Offerte 2026001.pdf. Wat je klant na de knop ziet en hoe hij tekent, lees je bij offerte digitaal ondertekenen.

Onderaan de e-mail zet jortt een vaste zin: Op deze offerte zijn onze algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze aanbieding is geldig tot 24 november 2026 en is geheel vrijblijvend. Heb je algemene voorwaarden, stuur ze dan mee als standaard bijlage.

Komt de e-mail niet aan, dan staat bij de offerte: Er is iets misgegaan bij het versturen van de offerte. Controleer het e-mailadres en verstuur deze offerte opnieuw. Bij Nog te doen zie je hem dan onder Mislukte offerte e-mails.

Offerte zelf versturen of afdrukken

Kies je Zelf versturen / afdrukken, dan zorg je zelf dat de offerte bij je klant komt: je downloadt hem en mailt hem vanuit je eigen mailbox, of je drukt hem af en stuurt hem per post. Jortt mailt niets.

1. Kies bij Hoe wil je de offerte versturen? voor Zelf versturen / afdrukken.
2. Klik op Zelf versturen / afdrukken. Jortt meldt De offerte is gemarkeerd als verstuurd. Je kunt de offerte nu afdrukken en zelf per post versturen. en opent het paneel Offerte 2026001.1.

Onder Historie staat dan Offerte zelf afgedrukt op met de datum.

Bij een offerte die je zelf verstuurt, kan je klant niet online ondertekenen: er gaat geen link mee. Gaat hij akkoord, zet de offerte dan zelf op geaccepteerd.

Voor het downloaden en afdrukken

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik op Offertes.
3. Klik op de offerte die je wil downloaden of afdrukken.
4. Klik bovenaan op het icoon voor downloaden of afdrukken. Dezelfde keuzes staan onder Alle opties als Download en Afdrukken.

Een verstuurde offerte aanpassen of archiveren

Klik je op een verstuurde offerte en daarna op Alle opties, dan zie je wat je met de offerte kunt doen:

Een verstuurde offerte kun je wijzigen, opnieuw versturen, kopiëren en archiveren. Verwijderen kan niet meer zodra je een offerte één keer hebt verstuurd. Wat Maak factuur doet, lees je bij offerte omzetten in factuur; de knoppen om te markeren staan bij status van de offerte.

Offerte wijzigen

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik op Offertes.
3. Klik op de offerte die je wil wijzigen.
4. Klik bovenaan op het potloodje, of op Alle opties en Wijzig. Het paneel Nieuwe offerte opent met de melding Deze offerte is reeds verstuurd. Wijzigingen zullen een nieuwe versie aanmaken en de verstuurde offerte invalideren.
5. Klik op de sectie die anders moet, pas hem aan en klik op Opslaan. De offerte is nu weer een concept.
6. Klik op Naar versturen en verstuur de offerte. Hij krijgt het volgende versienummer, bijvoorbeeld 2026001.2.

De eerdere versies blijven bewaard. In het paneel Offerte staan ze onder Vorige versies. Alles over versies, en wat je doet als Wijzig er niet staat, lees je bij offerte wijzigen.

Zodra je de offerte aanpast, vervalt een eerdere markering als geaccepteerd of afgewezen, en werkt de link in de vorige e-mail niet meer: je klant ziet dan dat je de offerte hebt ingetrokken. Hij kan alleen de nieuwe versie ondertekenen.

Een offerte die geaccepteerd, ondertekend of gefactureerd is, kun je niet meer wijzigen; de knop Wijzig staat er dan niet. Heb je de offerte zelf op geaccepteerd gezet, kies dan eerst Markeer als niet geaccepteerd. Een offerte die je klant digitaal heeft ondertekend, kun je niet meer terugzetten. Maak dan een kopie.

Offerte opnieuw versturen

Wil je klant de offerte nog een keer ontvangen, of naar een ander adres? Open de offerte, klik op Alle opties en kies Naar versturen. Ook als je niets hebt veranderd, krijgt de offerte dan een nieuw versienummer, en werkt alleen de link in de nieuwste e-mail. Is de offerte verlopen, geef hem dan eerst een nieuwe vervaldatum met Wijzig.

Offerte kopiëren

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik op Offertes.
3. Klik op de offerte die je wil kopiëren.
4. Klik bovenaan op het kopieer-icoon, of op Alle opties en Maak kopie. Het paneel Nieuwe offerte opent met een nieuw concept, voor dezelfde klant en met dezelfde regels.
5. Breng je wijzigingen aan. Voor een andere klant klik je in de sectie Klant op Ontkoppel.
6. Verstuur de offerte. Hij krijgt dan een nieuw offertenummer.

Meer over wat er in de kopie meekomt, lees je bij oude offerte hergebruiken.

Offerte archiveren

Archiveer een offerte die je niet meer nodig hebt. Hij verdwijnt dan uit de lijst, maar blijft bewaard.

1. Ga naar Facturen en offertes links in het hoofdmenu.
2. Klik op Offertes.
3. Klik op de offerte die je wil archiveren.
4. Klik bovenaan op de archiefdoos, of op Alle opties en Archiveer. Jortt meldt De offerte is gearchiveerd.

Wil je je gearchiveerde offertes zien, zet dan bovenaan de lijst Offertes de archiefschakelaar aan. Open de offerte en kies Dearchiveer om hem terug te zetten.